Zarządzenie nr 77/2024 Marszałka Województwa Podlaskiego z dnia 5 kwietnia 2024 r. w sprawie ustalenia regulaminu Kancelarii Głównej i Punktów Kancelaryjnych w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Podlaskiego w Białymstoku

Zarządzenie Nr 77/2024
MARSZAŁKA WOJEWÓDZTWA PODLASKIEGO
z dnia 5 kwietnia 2024 r.
w sprawie ustalenia regulaminu Kancelarii Głównej i Punktów Kancelaryjnych w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Podlaskiego w Białymstoku

Na podstawie art. 43 ust. 1 i ust. 3 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie województwa (Dz. U. z 2022 r. poz. 547 z późniejszymi zm.) w związku z § 1 ust. 3, § 2 ust. 1 Instrukcji kancelaryjnej dla organów gminy i związków międzygminnych, organów powiatów, organów samorządu województwa i organów zespolonej administracji rządowej w województwie, a także urzędów obsługujących te organy stanowiącej załącznik nr 1 do  Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. 2011 nr 14 poz. 67) zarządzam co następuje:

Postanowienia ogólne
§ 1. Regulamin określa szczegółowe zasady funkcjonowania Kancelarii Głównej i Punktów Kancelaryjnych Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego w Białymstoku zwanej dalej Kancelarią, ramowy zakres działania i kompetencji Kancelarii, organizację pracy oraz inne postanowienia związane z jej działalnością.

§ 2.1. Kancelaria Główna zlokalizowana jest w Białymstoku przy ul. M. Curie-Skłodowskiej 14, 15-097 Białystok, pok. 018.
2. Punkty Kancelaryjne znajdują się w dwóch lokalizacjach:
1) przy ul. Poleskiej 89, 15-874 Białystok;
2) przy ul. Kardynała Stefana Wyszyńskiego 1, 15-888 Białystok.
3. Kancelaria jest czynna w poniedziałki w godzinach 8:00 - 16:00, od wtorku do piątku w godzinach 7:30 – 15:30.
4. W przypadku, gdy dzień powszedni wyznaczony zostanie jako dzień wolny od pracy, Kancelaria Główna poinformuje o tym fakcie operatora usług pocztowych, z co najmniej trzydniowym wyprzedzeniem. Operator usług pocztowych nie będzie zobowiązany do odbioru przesyłek w tym dniu.

Przyjmowanie, rejestracja przesyłek
§ 2.1. Kancelaria rejestruje przesyłki wpływające.
2. W trakcie odbioru przesyłek dostarczonych w kopertach lub paczkach, Kancelaria sprawdza prawidłowość wskazanego na przesyłce adresu oraz stan jej opakowania.
3. W razie stwierdzenia uszkodzenia lub naruszenia przesyłki w stopniu, który umożliwił osobom trzecim ingerencję w zawartość przesyłki, Kancelaria sporządza w obecności doręczającego adnotację na kopercie lub opakowaniu oraz na potwierdzeniu odbioru.
4. W przypadku, o którym mowa w ust. 3, sporządza się protokół o doręczeniu przesyłki uszkodzonej.
5. O odbiorze uszkodzonej lub naruszonej przesyłki powiadamia się niezwłocznie bezpośredniego przełożonego.
6. Przesyłki mylnie doręczone zwraca się bezzwłocznie dostawcy usługi pocztowej lub przesyła bezpośrednio do właściwego adresata.
7. Przesyłki nie podlegające otwarciu zostały określone w § 4 ust. 6 Zarządzenia Nr 192/2023 Marszałka Województwa Podlaskiego z dnia 22 grudnia 2023 r. wraz z późniejszymi zmianami.
8. Zasady postępowania z dokumentacją i wykonywania czynności kancelaryjnych w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Podlaskiego reguluje Zarządzenie Nr 192/2023 Marszałka Województwa Podlaskiego z dnia 22 grudnia 2023 r. w sprawie zasad postępowania z dokumentacją i wykonywania czynności kancelaryjnych w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Podlaskiego wraz z późniejszymi zmianami.

Wysyłanie korespondencji
§ 3.1. Korespondencja wychodząca z Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego w Białymstoku, w tym dokumenty w postaci e-mail, fax oraz dokumenty przekazywane osobiście, rejestrowana jest w Rejestrze Korespondencji Wychodzącej (RKW) w systemie EZD RP.
2. Dostęp do rejestru, o którym mowa w ust. 1 posiadają osoby uprawnione – wszystkie osoby zatrudnione na samodzielnych stanowiskach pracy ds. kancelaryjno-biurowych oraz pracownicy wyznaczeni przez Dyrektorów Departamentów/Biur.
3. Korespondencja przekazywana do Kancelarii powinna być kompletnie przygotowania do wysyłki, tj.:
1)    zakopertowana;
2)    czytelnie zaadresowana;
3)    wprowadzona w systemie EZD RP;
4)    zaopatrzona pieczęcią Urzędu w lewym górnym rogu koperty i nadanym kodem RKW;
5)    na kopercie umieszczany jest numer umowy podpisanej z operatorem usług pocztowych oraz rodzaj przesyłki;
6)    jeżeli przesyłka jest zarejestrowana ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru (ZPO), w systemie EZD RP będzie dostępny wydruk ZPO. W przypadku przesyłki poleconej ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru, nie wygenerowanej z systemu, należy dołączyć wypełniony druk „potwierdzenie odbioru” (z pieczęcią komórki organizacyjnej, znakiem RKW oraz adresem) przyklejony na odwrocie koperty.
4. Wysyłka korespondencji jest potwierdzana przez pracownika Kancelarii w systemie EZD RP poprzez odczyt numeru RKW.
5. Kancelaria wysyła paczki o wadze do 10 kg. Paczki dostarczone do wysyłki powinny być wcześniej zapakowane, zważone i opisane. Opakowanie paczki stanowi sztywne pudełko lub szary papier stanowiący zabezpieczenie przed dostępem do zawartości tak, aby uniemożliwić uszkodzenie paczki w czasie przemieszczania.
6. Przesyłki zaadresowane nieczytelnie lub zapakowane niezgodnie z ust. 3 i 5 będą zwracane z Kancelarii do nadawcy.
7. Przesyłki listowne i paczki pocztowe dostarczone do Kancelarii, przez pracownika Departamentu/Biura zatrudnionego na samodzielnym stanowisku pracy ds. kancelaryjno-biurowych lub osobę upoważnioną przez Dyrektora Departamentu/Biura, do godziny 13:00 wysyłane są tego samego dnia. Z uwagi na czas potrzebny na wycenę i zaewidencjonowanie, przesyłki przyniesione po godzinie 13:00 wysyłane będą w dniu następnym.
8. W przypadku, gdy Departament/Biuro planuje wysyłkę więcej niż 100 listów poleconych lub poleconych z ZPO jednego dnia, należy ją zgłosić z co najmniej jednodniowym wyprzedzeniem i sukcesywnie przekazywać do Kancelarii do godziny 12:00.

Przesyłki Kurierskie
§ 4.1. W szczególnie uzasadnionych przypadkach dopuszcza się możliwość nadania przesyłki kurierskiej, która będzie odbierana wraz z korespondencją. W przypadku zmiany godziny odbioru przesyłki kurierskiej Wykonawca pobierze dodatkową opłatę.
2. Wysyłka kurierska dokonywana jest w następujący sposób:
1)    pracownik Departamentu/Biura rejestruje przesyłkę w systemie EZD RP;
2)    pracownik Departamentu/Biura dostarcza do Kancelarii:
a)    dyspozycję wysyłki stanowiącą załącznik do zarządzenia,
b)    etykietę adresowaną Pocztex,
c)    prawidłowo zapakowaną przesyłkę,
3)    przesyłka powinna być zapakowana przez pracownika w sposób następujący:
a)    opakowanie przesyłek listowych stanowi zaklejona koperta,
b)    opakowanie paczki stanowi sztywne pudełko lub szary papier stanowiące zabezpieczenie przed dostępem do zawartości tak, aby uniemożliwić uszkodzenie przesyłki w czasie przemieszczania;
4)    paczka powinna zostać zważona przez pracownika Departamentu/Biura;
5)    na przesyłce kurierskiej umieszcza się numer RKW;
6)    jeden egzemplarz podpisanego listu przewozowego przeznaczony jest dla doręczyciela usług pocztowych, a kopia stanowiąca potwierdzenie nadania przesyłki pozostaje w Kancelarii;
7)    pracownik Kancelarii sprawdza numer RKW i zmienia status przesyłki w systemie EZD RP – wysłane;
8)    przesyłki kurierskie są wysyłane raz dziennie z pozostałą korespondencją.

Forma przygotowania przesyłki
§ 5.1. Kancelaria nadaje przesyłki w stanie uporządkowanym, przez co należy rozumieć:
1)    dla przesyłek rejestrowanych – odznaczenie każdej przesyłki w pocztowej książce nadawczej (PKN) systemie EZD RP;
2)    wygenerowanie zestawienia korespondencji wychodzącej  w dwóch egzemplarzach;
3)    dla przesyłek nierejestrowanych – zestawienie ilościowe przesyłek według poszczególnych kategorii wagowych, sporządzone według kategorii wagowych, sporządzone dla celów rozliczeniowych w dwóch egzemplarzach, z których oryginał będzie przeznaczony dla doręczyciela usług pocztowych w celach rozliczeniowych, a kopia stanowić będzie potwierdzenie nadania danej partii przesyłek.
2. W pocztowej książce nadawczej znajdują się następujące dane:
1)    liczba porządkowa;
2)    numer z rejestru korespondencji wychodzącej (RKW);
3)    wskazanie adresata (imię i nazwisko lub nazwa);
4)    adres doręczenia;
5)    format;
6)    szacowana wartość przesyłki;
7)    waga przesyłki;
8)    sposób przekazania przesyłki (np. priorytet, polecona, ZPO);
9)    wysokość opłaty.
3. Upoważnionymi do zlecenia nadania przesyłki są pracownicy Kancelarii według wykazu imiennego będącego załącznikiem do umowy z operatorem usług pocztowych.
4. Odbioru przesyłek pocztowych dokonywać będzie upoważniony przedstawiciel operatora usług pocztowych, po okazaniu stosownego upoważnienia.
5. Upoważniony do odbioru przesyłek pocztowych przedstawiciel operatora usług pocztowych kwituje zestawienie ilości przesyłek pocztowych przekazanych do nadania. Przyjęte do wysłania przesyłki będą każdorazowo dokumentowane przez operatora usług pocztowych pieczęcią, podpisem i datą, w PKN (dla przesyłek rejestrowanych) i wpisaniem liczby przyjętych przesyłek na zestawieniu ilościowym wg poszczególnych kategorii wagowych (dla przesyłek ekonomicznych, priorytetowych). Kopia pocztowej książki nadawczej jest zwracana niezwłocznie, nie później jednak niż drugiego dnia roboczego od dnia odbioru przesyłek rejestrowanych.  

Indywidualne wysyłanie przesyłek
§ 6.1. W wyjątkowych okolicznościach, w przypadku konieczności wysyłki korespondencji po godzinie 13:00 przesyłek listowych, paczek pocztowych i przesyłek kurierskich, pracownik zawiadamia Kancelarię. Po zarejestrowaniu przesyłki listowej lub paczki pocztowej w pocztowej książce nadawczej pracownik Departamentu/Biura nadaje przesyłkę osobiście w urzędzie pocztowym UP Białystok 2 ul. Kolejowa 15, 15-900 Białystok, UP Białystok 17 ul. Stołeczna 25, 15-880 Białystok, UP Białystok 30 ul. Waszyngtona 22B, 15-280 Białystok.
2. Nadanie przesyłek kurierskich przez pracowników Departamentów/Biur u innego operatora usług pocztowych i kurierskich nie uprawnia do rozliczenia kosztów wysyłki nadanej przez pracownika Departamentu/Biura.

Odbiór korespondencji z Kancelarii
§ 7.1. Korespondencję z Kancelarii odbierają pracownicy Departamentu/Biura zatrudnieni na samodzielnych stanowiskach pracy ds. kancelaryjno-biurowych lub osoby upoważnione przez Dyrektora Departamentu/Biura.
2. Pracownicy Departamentu/Biura kwitują odbiór korespondencji zarejestrowanej w Kancelarii w wykazie pism zarejestrowanych w systemie EZD RP (załącznik nr 1 do zarządzenia).
3. Kancelaria posiada wykaz osób upoważnionych przez Dyrektora Departamentu/Biura do odbioru korespondencji z Kancelarii.
4. Kancelaria nie potwierdza odbioru pism wewnętrznych przynoszonych przez pracowników Departamentów/Biur i nie ponosi odpowiedzialności za ich przekazanie do adresatów.

Rejestracja korespondencji wpływającej elektronicznie (ePUAP)
§ 8.1. Korespondencja wpływająca elektronicznie z ePUAP jest rejestrowania przez system automatycznie, który jednocześnie generuje  numer RPW.
2. Pracownik Kancelarii pismo zarejestrowane z ePUAP dekretuje do właściwego Departamentu/Biura.
3. W przypadku pisma adresowanego do innej instytucji niż UMWP wskazanym jest by pracownik Kancelarii założył sprawę w EZD RP na przesyłkach doręczonych mylnie ze względu na właściwość organu. Następnie przygotował wysyłkę ePUAPu bezpośrednio ze sprawy.

Składy chronologiczne
§ 9.1. Składy chronologiczne w UMWP znajdują się w Referacie Kancelarii Głównej Biura Organizacji i Nadzoru mieszczącym się przy ul. M. Curie-Skłodowskiej 14.
2. Do składu chronologicznego, każdego dnia roboczego, przekazywane są przez sekretariaty komórek organizacyjnych UMWP, przesyłki w formie papierowej, wpływające do Urzędu, dotyczące spraw elektronicznych, które uprzednio zostały zeskanowane
i zarejestrowane w systemie EZD. Przyjmowanie dokumentów do składów odbywa się w godzinach: 13.00 – 14.30 w dniu wpływu przesyłki lub 7.30 – 8.30 dnia następnego.

3. W przypadku wyjęcia dokumentacji ze składu chronologicznego lub nośnika ze składu informatycznych nośników danych na potrzeby jej wypożyczenia należy to udokumentować przez:
1) włożenie w ich miejsce karty zastępczej zawierającej znak sprawy, jej tytuł, nazwę komórki organizacyjnej i nazwisko pracownika wypożyczającego dokumentację, do której dokumentację wysłano oraz termin zwrotu,
2) odnotowanie informacji, o których mowa w pkt. 1, w systemie EZD.

Przekazywanie dokumentacji ze składów do archiwum zakładowego
§ 10.1. Składy chronologiczne, po upływie pełnych dwóch lat kalendarzowych, licząc od pierwszego stycznia roku następującego po roku, dla którego powstał zbiór przesyłek w składzie, przekazuje się do archiwum zakładowego, niezależnie od tego czy sprawa została zakończona czy pozostaje w toku.
2. Przekazanie przesyłek, o którym mowa w ust. 1, polega na jej przekazaniu na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego (załącznik 2 do zarządzenia).
3. Uporządkowanie dokumentacji przekazywanej ze składu chronologicznego do archiwum zakładowego polega na:
1) uporządkowaniu przesyłek według numerów RPW, a w przypadku dokumentacji przyjętej na stan składu oznaczonego SCW, SCZ, SCL, NDW uporządkowanie i ułożenie w kolejności wynikającej z nadanych dokumentom i nośnikom numerów;
2) umieszczeniu w kartonach archiwizacyjnych;
3) w przypadku dokumentacji papierowej usunięciu części metalowych i folii (na przykład spinaczy, zszywek, wąsów, koszulek);
4) wygenerowaniu etykiety na pudło archiwizacyjne z systemu EZD RP.

Postanowienia końcowe
§ 11.1. Nadzór nad wykonaniem zarządzenia powierza się Sekretarzowi Województwa.
2. Traci moc Zarządzenie Nr 53/2022 Marszałka Województwa Podlaskiego z dnia 31 maja 2022 r. w sprawie ustalenia regulaminu Kancelarii Ogólnej i Punktów Kancelaryjnych w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Podlaskiego w Białymstoku.