Kontrola w SP Psychiatrycznym ZOZ im. S. Deresza w Choroszczy
PROTOKÓŁ
z kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Samodzielnym Publicznym Psychiatrycznym Zakładzie Opieki Zdrowotnej im. St. Deresza w Choroszczy, pl. Z. Brodowicza 1, w dniach od 21.06.2006r. do 11.08.2006r., przez: Leona Dolińskiego- inspektora w Departamencie Zdrowia Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego w Białymstoku, na podstawie upoważnienia Nr ZD.I.0114/18/06 z dnia 21.06.2006 r, Alinę Pyłkowską - inspektora w Departamencie Zdrowia Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego w Białymstoku, na podstawie upoważnienia Nr ZD.I.0114/19/06 z dnia 21.06.2006 r, Piotra Chrabołowskiego - inspektora w Departamencie Zdrowia Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego w Białymstoku, na podstawie upoważnienia Nr ZD.I.0114/21/06 z dnia 21.06.2006 r, Halinę Ciura - inspektora w Departamencie Zdrowia Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego w Białymstoku, na podstawie upoważnienia Nr ZD.I.0114/21/06 z dnia 21.06.2006 r.,
ZAKRES KONTROLI
1) działalność i dostępność do udzielanych świadczeń,
2) prowadzenie dokumentacji medycznej,
3) gospodarka finansowa,
4) gospodarowanie mieniem,
5) realizacja działań naprawczych,
6) realizacja działań dostosowawczych,
7) wykorzystanie sprzętu wysokospecjalistycznego.
I. CHARAKTERYSTYKA KONTROLOWANEJ JEDNOSTKI, DZIAŁALNOŚĆ I DOSTĘPNOŚĆ DO UDZIELANYCH ŚWIADCZEŃ
Samodzielny Publiczny Psychiatryczny Zakład Opieki Zdrowotnej w Choroszczy zwany w dalszej części protokołu „Szpitalem”, jest samodzielnym publicznym zakładem opieki zdrowotnej posiadającym osobowość prawną. Postanowieniem Sądu Rejonowego w Białymstoku, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego został wpisany do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji, publicznych zakładów opieki zdrowotnej pod nr KRS 0000003873. NIP 966-12-29-572 nadany przez Drugi Urząd Skarbowy w Białymstoku, REGON 050580458. Siedziba Szpitala znajduje się w Choroszczy, przy ul. Z. Brodowicza 1.
1.2. Dyrektorem Szpitala od 1 stycznia 2005 roku do 31 lipca 2005 roku był lek. med. Andrzej Kuczyński a od dnia 01 sierpnia 2005 roku Dyrektorem Szpitala jest lek. med. Mariusz Mikulski, który od 2 października 2003 do 31 lipca 2005 pełnił funkcję zastępcy Dyrektora do spraw opieki zdrowotnej.
1.3 Zastępstwo Dyrektora:
W roku 2005 (objętym kontrolą) w schemacie organizacyjnym Szpitala przewidziane było stanowisko zastępcy dyrektora ds. administracyjno-technicznych. Funkcję tą od 04 października 1989 r. do 31 października 2005 r., pełnił Ireneusz Ordziejewski, a od 01 listopada 2005 r. do 30 czerwca 2006 r. pełnił Bogdan Topór.
1.4. Funkcję Głównego Księgowego Samodzielnego Publicznego Psychiatrycznego Zespołu Opieki Zdrowotnej im Stanisława Deresza w Choroszczy pełni Pani Eugenia Halina Woroniecka od 01.08.2003, która spełnia wymogi odnośnie kwalifikacji i posiadanego doświadczenia zawodowego wymaganego do pełnienia stanowiska Głównego Księgowego w Zakładach Opieki Zdrowotnej, Rozporządzenie Ministra Zdrowia i Opieki Zdrowotnej z dnia 29 marca 1999 r. w sprawie kwalifikacji wymaganych od pracowników na poszczególnych stanowiskach pracy w Zakładach Opieki Zdrowotnej oraz art. 45 ustawy z dnia 30 czerwca 1994 r. o rachunkowości.
1.5. Wyjaśnień w trakcie kontroli udzielali:
- Mariusz Mikulski - Dyrektor Szpitala,
- Eugenia Halina Woroniecka - Główny Księgowy,
oraz inni pracownicy w
1.6. statut - zatwierdzony został Uchwałą Nr XIV/68/99 Sejmiku Województwa Podlaskiego z dnia 20 września 1999 roku, a ostatnia z
1.7. regulamin organizacyjny - wprowadzony Zarządzeniem Nr 9/99 Dyrektora Szpitala z dnia 16 sierpnia 1999 rok
1.8. regulamin pracy - od dnia 01.08.2006 r. obowiązuje nowy regulamin, którego treść została uzgodniona ze Związkami Zawodowymi i zgodnie z post. zaw. w Art. 1043 KP wszedł w życie po upływie 2 tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników.
1.9. Regulamin porządkowy - wprowadzony Zarządzeniem Nr 10/99 Dyrektora Szpitala z dnia 16.11.1999 roku. Ostatnia z
1.10. Instrukcja Kancelaryjna - nie została wprowadzona.
W jednostce nie stwierdzono dokumentu potwierdzającego zapoznanie się z zarządzeniami wewnętrznymi Dyrektora Szpitala kierowników komórek organizacyjnych Szpitala.
1.11 W skład Szpitala wchodzi 16 oddziałów stacjonarnych, w tym 2 oddziały dzienne. W trakcie kontroli poddano analizie zatrudnienie w grupie średniego personelu medycznego. Na dzień 31 grudnia 2005 roku wynosiło ono 239 pielęgniarek w tym:
- magistrów pielęgniarstwa - 16
- wykształcenie wyższe inne - 3
- licencjatów pielęgniarstwa - 3
- specjalistów pielęgniarstwa - 52 w tym 43 po specjalizacji psychiatrycznej,
- pielęgniarstwo zachowawcze - 4,
- środowiskowe - 2,
- organizacja ochrony zdrowia -2,
- pediatryczne - 2,
- środowiskowa - 1.
- ratownik medyczny - 4
- salowi - 189
Do końca roku 2006 zostanie uregulowana sprawa zatrudnienia pielęgniarki epidemiologicznej. Szpital zrefundował koszty jednego szkolenia dla pielęgniarek epidemiologicznych, do czego obliguje Ustawa z dnia 6 września 2001 r. o chorobach zakaźnych i zakażeniach.
1.12. Celem działania Szpitala jest należyte zapewnienie świadczeń w zakresie opieki specjalistycznej stacjonarnej, ambulatoryjnej, diagnostycznej oraz obejmującej formy pośrednie.
1.13 Do zadań Szpitala należy w szczególności:
- w zakresie opieki stacjonarnej - udzielanie świadczeń z zakresu psychiatrii, leczenia odwykowego, neurologii, chorób wewnętrznych - chorym wymagającym hospitalizacji,
- w zakresie opieki ambulatoryjnej - udzielanie świadczeń profilaktyczno-leczniczych, poszerzających świadczenia poradni zdrowia psychicznego i poradni odwykowych p/alkoholowych poszczególnych zespołów opieki zdrowotnej i konsultacji,
- w zakresie badań diagnostycznych - wykonywanie badań na rzecz leczonych chorych, pacjentów przebywających w oddziale opieki domowej oraz pracowników Zakładu,
- w zakresie opieki pośredniej - udzielanie świadczeń leczniczych pacjentom przebywającym w oddziałach dziennych i w oddziale opieki domowej,
- szkolenia personelu medycznego,
- współudział w organizowaniu pomocy społecznej dla osób leczonych w Szpitalu,
- prowadzenie zajęć dydaktyczno-wychowawczych w oddziale psychiatrii dziecięcej.
- udzielanie świadczeń zdrowotnych z zakresu podstawowej opieki zdrowotnej,
- realizowanie zadań związanych z wykorzystaniem publicznej i niepublicznej służby zdrowia na potrzeby obronne państwa,
- prowadzenie badań klinicznych produktów leczniczych.
1.13.1. Świadczenia w izbie przyjęć - świadczenia zdrowotne udzielane są całodobowo w trybie nagłym, w tym diagnostyczno-terapeutyczne, niezakończone hospitalizacją w oddziale lub pobytem w Szpitalu Izba Przyjęć dostępna przez całą dobę w pełnej obsadzie: lekarz, pielęgniarka, dodatkowo ratownik medyczny i statystyk medyczny. Przy izbie przyjęć działa dodatkowo 12-osobowa brygada interwencyjna pełniącą dyżury po 3 osoby; 2 osoby jako ochrona obiektów i jedna osoba jako pomoc przy transporcie pacjentów z izby przyjęć do oddziałów.
1.13.2. Oddziały szpitalne realizują świadczenia zdrowotne w ramach hospitalizacji tj. całodobowe udzielanie świadczeń w trybie nagłym i planowym, obejmujące proces diagnostyczno - terapeutyczny trwający od chwili przyjęcia pacjenta do szpitala do momentu jego wypisu lub zgonu; hospitalizacja obejmuje: kwalifikację do leczenia szpitalnego, badania diagnostyczne i terapię zlecone przez lekarza oraz profilaktykę, pielęgnację i rehabilitację, niezbędne w toku leczenia, jak również wszelkie świadczenia związane z pobytem, w tym usługę transportu sanitarnego;
1.13.3. Oddział Pierwszego Epizodu Psychiatrycznego - 55 łóżkowy mieści się na dwóch kondygnacjach (parter pododdział męski i piętro pododdział damski). Wszystkie pomieszczenia utrzymane są w czystości i użytkowane zgodnie z przeznaczeniem w stanie technicznym dość dobrym. Mankamentem są małe sale bez osobnych węzłów sanitarnych. Na każdej kondygnacji mieści się dodatkowo stołówka, świetlica, gabinet psychologa, dyżurka pielęgniarska. Minimalna obsada na dyżurze: pielęgniarka, salowy, terapeuta, psycholog na każdej kondygnacji. Dyżur popołudniowy, świąteczny i nocny pielęgniarka i salowy na każdym pododdziale. Miesięczny grafik dyżurów sporządza pielęgniarka oddziałowa zgodnie i z zachowaniem zasad ilości przewidzianych w danym miesiącu godzin pracy. Grafik w formie pisemnej jest dostępny w dyżurkach pielęgniarskich.
1.13.4. Oddział neurologii
Oddział neurologiczny Specjalistycznego Psychiatrycznego Szpitala w Choroszczy realizuje zadania statutowe. Oddział wykonuje większość procedur przewidzianych dla II poziomu referencyjnego. Miesięcznie w oddziale jest hospitalizowanych ok. 150 pacjentów. W 2005 roku w oddziale leczono 1.797 pacjentów a procent wykorzystania łóżek wyniósł - 83,0% nato
Dostępność pacjentów do świadczeń zdrowotnych - Oddział jest jednym z 4-ech pełniących ostre dyżury neurologiczne dla
Dostęp do specjalistycznych procedur diagnostycznych i leczniczych:
- gabinet RTG, USG i laboratorium na bieżąco,
- diagnostyka neurofizjologiczna - badania elektroencefalograficzne w ramach działalności własnej na bieżąco,
- badania elektromiograficzne - umowy z pracowniami w Białymstoku.
- diagnostyka neuroradiologiczna - tomografia komputerowa i tomografia rezonansu magnetycznego wykonywane są w Szpitalu przez podmiot zewnętrzny „Radiologia” - TK w godz. 8-20 (tylko technik), MRI - w godz. 8-15 (tylko technik). Brak opisów na bieżąco, opisy po południu przez radiologów lub przez tele-łącza.
Kontrola gospodarki lekiem w oddziale odbywa się poprze nadzór wewnętrzny pielęgniarki oddziałowej i ordynatora oddziału. Zgodność receptariusza z indywidualnymi kartami zleceń oraz stanem apteczki oddziału. Kontrola wykazała brak systematyczności w dostawie na oddział płynów infuzyjnych. W oddziale występują okresowe niedobory bielizny pościelowej i osobistej, stwierdza się również brak wózka inwalidzkiego (koszt ok. 800 zł) do przewozu ciężej chorych na badania diagnostyczne i rehabilitację neurologiczną.
II) PROWADZENIE DOKUMENTACJI MEDYCZNEJ:
1. Księga główna oddziału
2. historia choroby
3. historia pielęgnowania
4. książka raportów pielęgniarskich
Kontrolę dokumentacji medycznej dokonano pod kątem przestrzegania rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia 10 sierpnia 2001 roku w sprawie rodzajów dokumentacji medycznej w zakładach opieki zdrowotnej, sposobem jej prowadzenia oraz szczegółowych warunków jej udostępnienia, Dz. U. z dnia 27 sierpnia 2001 roku.
W Oddziale Neurologicznym i I Epizodu Psychiatrycznego, stwierdzono, że jest prowadzona dokumentacja medyczna:
A. lekarska
- historia choroby,
- indywidualna karta zleceń,
- książka kontroli środków odurzających i psychotropowych,
- książka raportów lekarskich,
- książka odmów i konsultacji w neurologicznej izbie przyjęć.
B. pielęgniarska
- książka zleceń,
- książka zabiegowa,
- książka raportów pielęgniarskich,
- indywidualna karta pielęgnacji,
- zeszyt szkoleń wewnątrz oddziałowych.
Wyrywkowa kontrola w/w dokumentacji stwierdziła, że dokumentacja medyczna prowadzona jest zgodnie z ww. rozporządzeniem na bieżąco, czytelnie z zachowaniem zasad prowadzenia dokumentacji medycznej. Przechowywana jest w teczkach, zabezpieczona przed zniszczeniem, dostępna tylko dla personelu pracującego bezpośrednio przy pacjencie.
III. GOSPODARKA FINANSOWA
3.1. Przyjęta polityka rachunkowości, system informatyczny
Jednostka posiada dokumentację opisująca przyjęte zasady (politykę) rachunkowości określone w art. 10 ustawy o rachunkowości. Obowiązujące zasady rachunkowości zostały wprowadzone Zarządzeniem Dyrektora Szpitala z dnia 31-12-2004 i są odpowiednie do zakresu prowadzonej działalności. Zgodnie z art. 10 ust.1 wyżej wymienionej ustawy, przyjęte zasady rachunkowości zawierają uregulowania w zakresie:
1) określenia roku obrotowego i okresów sprawozdawczych,
2) metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego,
3) sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych,
z tym, że wykaz ksiąg rachunkowych czyli wykaz zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych w procesach przetwarzania danych jest niekompletny, gdyż Zarządzenie Nr 6 Dyrektora Samodzielnego Publicznego Psychiatrycznego Zespołu Opieki Zdrowotnej im Stanisława Deresza w Choroszczy z dnia 02-01-2002 w sprawie Zakładowego Planu Kont, § 8 ust. 3 niniejszego Zarządzenia odsyła do załącznika nr 3, którego nie ma w przedstawionej dokumentacji. Niespełniony jest, więc warunek ustawy o rachunkowości art. 10 ust. 1 pkt. 3 lit. b i c, oraz przepisy rozdziału 8 niniejszej ustawy, mówiący o wymaganej dokumentacji odnośnie komputerowego systemu informatycznego wykorzystywanego w zakładzie, wykazie programów, procedur i funkcji oraz o opisie algorytmów i parametrów, programowych zasadach ochrony danych w tym metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania. W tym samym zarządzeniu mówi się o załączniku Nr 5, zawierającym wykaz określający wersję oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji. Wykaz zawiera 6 modułów:
1. Finansowo księgowy,
2. Rachunek Kosztów,
3. Płace wersja 2,64,
4. Gospodarka materiałowa SQL,
5. Środki trwałe,
6. Apteka.
W użytkowaniu jednostki są dodatkowo moduły:
1. Rejestr sprzedaży,
2. Kasa
3. Wyposażenie
4. Kadry
odnośnie, których nie ma oznaczenia daty rozpoczęcia użytkowania, określenia zasad współpracy systemu jako całości oraz zasad zabezpieczenia programów przed nieuprawnionym dostępem, o którym mowa w art. 10 ust. 3 pkt. c ustawy o rachunkowości.
3.2. Rachunek kosztów
Ewidencja i rozliczenie kosztów prowadzone są w układzie rodzajowym i funkcjonalnym. Rachunek strat i zysków jest sporządzany metodą porównawczą. Koszty ewidencjonuje się według miejsc ich powstania, zwanymi ośrodkami kosztów.
Wyodrębniono w strukturze organizacyjnej ośrodki kosztów związane z udzielaniem świadczeń zdrowotnych zwane ośrodkami kosztów działalności podstawowej, ośrodkami działalności pomocniczej oraz ośrodek kosztów zarządu. Nośnikami kosztów są:
1. osobodnie opieki oraz pacjent z przypisanymi na jego rzecz lekami i procedurami w ośrodkach działalności podstawowej,
2. w pozostałych ośrodkach działalności podstawowej procedury medyczne mające w podstawie rozdziału wielkości wykonanych zadań
3. ośrodki działalności pomocniczej usługi świadczone przez te ośrodki.
Dla każdego ośrodka działalności podstawowej, innego niż oddział szpitalny, sporządzony jest wykaz procedur medycznych w nim wykonywanych. Dla wszystkich procedur wytwarzanych w danym ośrodku prowadzi się ewidencje ich wykonania. Jednostkowy koszt wytworzenia procedury medycznej stanowi iloczyn kosztu wytworzenia jednostki kalkulacyjnej przez liczbę jednostek kalkulacyjnych określonej dla tej procedury. Jednostkowy koszt własny sprzedaży nośnika kosztów dla ośrodka kosztów działalności podstawowej powiększa się o narzut kosztów zarządu.
3.3. System kontroli
W zakładzie nie ma komórki kontroli. Stosowana jest nato
1. sygnalizującą poprzez dostarczenie kierownikom informacji niezbędnych do korekty uprzednich i podejmowania nowych decyzji oraz sygnalizowania występowania nieprawidłowych faktów,
2. instruktażowo - doradczą poprzez inicjowanie przez kierunków prawidłowego działania,
3. profilaktyczno - wychowawczą poprzez zapobieganie i wykonywanie wniosków pokontrolnych.
Pracownicy, którym powierzono sprawowanie funkcji kontrolnych na bieżąco wykorzystują informacje kontrolne i natych
Szpital nie posiada opracowanego „systemu zastępstw” w sytuacji urlopu lub nieplanowanej nieobecności pracownika, co może skutkować dezorganizacją pracy jednostki.
3.4. Kontrola dokumentów finansowo-księgowych
3.4.1. System finansowo księgowy.
System finansowo księgowy zgodnie z art. 14 ust. 1 pkt. 3 ustawy o rachunkowości składa się z siedmiu rejestrów częściowych składających się na Księgę Główną:
1. rejestr dokumentów kasowych, „Kasa”
2. rejestr dokumenty finansowo-księgowe „FK”,.
3. rejestr zakupów „RA”
4. rejestr dokumentów bankowych „WBB” ,
5. rejestr sprzedaży „RS”,
6. rejestr dokumentów bankowych „BGK”
7. rejestr faktur zakupu „PZ”.
Zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej na koniec okresu sprawozdawczego tj. 31 grudnia 2005 jest zgodny z obrotami zestawienia obrotów dzienników częściowych (art. 18 ust.1 pkt 3 ustawy o rachunkowości).
3.4.2. Kontrola dokumentów księgowych
Dokonano kontroli dokumentów poszczególnych rejestrów za miesiące: styczeń kwiecień, sierpień, grudzień 2005 roku.
3.4.2.1. Rejestr „Kasa”
W rejestrze „Kasa” skontrolowano 1.499 pozycje z 4.455 zaksięgowanych w 2005 r. Stwierdzono następujące nieprawidłowości:
1. Sprawdzone raporty kasowe nie zawierają oznaczenia numeru konta kasy zgodnego z Zakładowym Planem Kont. Brak jest oznaczenia pozycji pod, którą zaksięgowano raporty w systemie, dat rejestracji, podpisu osoby księgującej raport
2. Przekroczenie wartości pogotowia kasowego
- raport Nr 6/01 10.099,51 zł
- raport Nr 7/01 11.023,84 zł
- raport Nr 119/08 11.406,51 zł
- raport Nr 120/08 11.862,35 zł
- raport Nr 124/08 11.235,22 zł
- raport Nr 125/08 11.548,94 zł Załącznik 1
3. Polecenie Księgowania wystawione 04-01-2005 (17/1) nie ma oznaczonej daty, pod którą ma być dana operacja zaksięgowana w systemie, braku numeru polecenia księgowego w roku lub w miesiącu w zależności od przyjętego sposobu numeracji. Ponadto dokument „PK” nie jest dokumentem wykazanym w Instrukcji Kasowej jako służący do dokonywania wypłat z kasy, do tego służy „KW”, który to po podpisaniu przez osobę otrzymującą środki pieniężne z kasy jest dokumentem potwierdzającym wypłatę i załącznikiem raportu kasowego.
Załącznik 2
4. Rozliczenia delegacji (15/3,16/3,17/3) nie zawierają potwierdzenia poniesienia wydatku za przejazd (bilety) lub informacji na podstawie, której określono ten koszt.
Załącznik 3
5. Raport kasowy nr 54 dokument 10/54 - rozliczenie zaliczki. Faktury podpięte pod „rozliczenie zaliczki” mają niepełne dekrety. Nie wiadomo na konto, jakiego kontrahenta zapisana jest transakcja, gdyż nie używa się konta zespołu „ 201-„ oraz oznaczenia konta 234-.Faktury podpięte pod rozliczenie zaliczki, dokumentujące poniesienie wydatków, zakwalifikowanych jednocześnie w koszty maja dekrety w których konto kosztowe zespołu „4”użyte jest w korespondencji z kontem „490”. Natomiast konta zespołu „5” maja jednostronne oznaczenia kont, w wielu wypadkach bez określenia wartości zapisu na tych kontach.
Załącznik 4
6. Dokument „rozliczenie zaliczki” (11/10), powołuje się na zaliczkę wypłaconą w dniu 04-01-2005. W raporcie kasowym nr 1 z 04-01-2005 nie ma takiej zaliczki.
7. Polecenie Księgowania wystawione 04-04-2005 (14/49) nie ma oznaczonej daty, pod która ma być dana operacja zaksięgowana w systemie, numeru polecenia księgowego w roku lub w miesiącu w zależności od przyjętego sposobu numeracji. Dokument „PK” nie jest dokumentem służącym do dokonywania wypłat z kasy, do tego służy „ KW”, który to po podpisaniu przez osobę otrzymującą środki pieniężne z kasy jest dokumentem potwierdzającym dokonanie wypłaty oraz załącznikiem raportu kasowego.
Załącznik 5
8. Pozycje raportu kasowego 3/57 i 6/57 z 18-04-2005 powołują się w treści na listę nr 3 z tym, że dokument zaksięgowany pod pozycją 3/57 opiewa na kwotę 12.541,23zł, a dokument zaksięgowany pod pozycja 6/57 opiewa na kwotę 11.401,89zł. Jeżeli lista nr 3 opiewa na kwotę 12.541,23zł, to całą kwotę należy rozchodować dokumentem „KW” dnia 18-04-
Załącznik 6
9. Raport 9/211 rozliczenie zaliczki. Z otrzymanej zaliczki 3500zł pracownik rozliczył fakturami kwotę 3310,58zł. Pozostałą kwotę 189,42 zł powinien zwrócić do kasy. Na dokumencie rozliczenia widnieje błędny dekret. Wypłacono mu kwotę, którą miał zwrócić do kasy „Wn” 234-02 kwoty powinno być „Wn” 100-01 w kwocie 189,42 zł, „Ma” 234-02.
Załącznik 7
3.4.2.2. Rejestr „FK”
W rejestrze „FK” skontrolowano 608 z 1673 zaksięgowanych w roku 2005r. Stwierdzono następujące nieprawidłowości:
1. FK 545-548/30-04-2005
Dokument, za którego pomocą wprowadzono dane finansowe do systemu księgowego nie jest określony co do rodzaju dokumentu, daty jego sporządzenia. Niepełny dekret - brak kont zespołu „5” i 490-00.
Załącznik 8
2. FK 896/04 W /794/M 4 - przekazanie materiałów z magazynu żywnościowego do kuchni. Dekret na dokumencie Wz:
401-08 14,67 310-08
530-01-11-01-08-00 14,67 490-00
791-02 18,78 600-03,
Na dokumencie Pw: dekret:
600-03 18,78 580-04
Winno być: przesunięcie produktów z magazynu do kuchni dekret:
401-08 14,67 310-08
530-01-11-01-08-00 14,67 490-00
Na dokumencie Pw dekret:
600-03 18,78 580-04
Na dokumencie wydania z magazynu wyrobów gotowych dekret:
791-02 18,78 600-03,
ponadto do wartości zużytych materiałów dolicza się 28% narzut. Przedstawione przyjęte zasady rachunkowości nie wskazują sposobu i zasady wyliczenia i księgowania otrzymanej wartości w koszt własny obrotów wewnętrznych.
Załącznik 9
5) Fk 953/30-07-2005 „Zestawienie Przychodów, Rozchodów” brak kont zespołu „5” i „490”
Załącznik 10
6) FK 123/01/05 Polecenie Księgowania bez daty wystawienia dokumentu, numeru polecenia księgowego. W treści dokument dotyczy utworzenia rezerwy na zobowiązania z tytułu „313,23” za styczeń 2005, nato
Załącznik 11
3.4.2.3. Rejestr zakupów „RA” konta „ 201-..”
W rejestrze zakupów „RA” zaksięgowano 1.690 dokumenty. Skontrolowano 603 z nich.
Stwierdzono następujące nieprawidłowości:
1) RA 128/15.01.2005.Duplikat faktury nr FVT00115 z dnia 13-01-2005 wystawiony 15-02-2005r błędnie zaksięgowano w miesiącu styczniu. W styczniu przyjmujemy na magazyn towar, stosując konto magazynu i rozliczenia zakupu. Po otrzymaniu duplikatu faktury w miesiącu jej wystawienia i otrzymania tzn. w lutym, księgujemy fakturę, używając po „Wn” konta Rozliczenia zakupów, po „Ma” konta właściwego kontrahenta z listy 201-01.
Załącznik 12
4) RA 456/04.2005 brak numeru dokumentu „PK” , daty wystawienia dokumentu.
Użyto storna czerwonego konta „Wn”201-01 kwota 11.194,76Zł, zapis powtórny dotyczy tego samego konta „Wn”201-01 kwoty 11.194,76. W sytuacji rozdzielności czynności dekretacji i wprowadzania danych do systemu, osoba rejestrująca dokument nie ma możliwości poprawnego zapisu na koncie „201 -
5) RA 457/04.2005 2005 brak numeru dokumentu „PK” , daty wystawienia dokumentu.
Użyto storna czerwonego konta „Wn”404-06 kwota 3.445,53zł, zapis powtórny dotyczy konta „Wn”840-
4.2.4. Rejestr dokumentów bankowych: „WBB”
W rejestrze dokumentów bankowych „WBB” zaksięgowano 565 dokumentów, poddano kontroli 188 pozycji księgowych.
Stwierdzono nieprawidłowości
W wyciągach bankowych operacje potwierdzające przepływ środków pieniężnych z kasy na rachunek bankowy lub z rachunku bankowego do kasy są pomijane w dekretacji i nie są księgowane. Nie używa się konta 149-0 środki pieniężne w drodze. W takiej sytuacji obroty konta 130-..nie zgadzają się z obrotami kwot wyciągu bankowego. Należy używać konta 149-0,
„Wn”149-0 „Ma” 130-...; lub „Ma” 149-0 „Wn” 130-.... w zależności od sytuacji.
3.4.2.5. Rejestr sprzedaży „RS”
W rejestrze sprzedaży w 2005r. zarejestrowano 1.625 dokumentów. Skontrolowano 535 pozycji.
1) Pod poz. RS 935/08/05 zarejestrowano fakturę sprzedaży 145/05 z dnia 31-08-2005, wystawioną dla Prokuratury Rejonowej Gdańsk-Pruszcz za obserwację psychiatryczną podsądnego, w załączeniu karta kosztów opiewająca na kwotę brutto 6514,26zł. Faktura wystawiona jest na kwotę niższą 6513,92zł. Występuje niezgodność kwot dokumentu źródłowego i faktury. Zaniżenie przychodów Szpitala .Dodatkowo dokument nie zawiera „dekretacji” czyli zapisu odpowiednich kwot na kontach. Załącznik 15
2). Pod pozycja RS 926/08/05 zaksięgowano dokument niespełniający wymogów ustawy o rachunkowości. Zgodnie z art. 20 ust. 2., art.20 ust. 3 i art. 21 ust. 1 pkt.1 dowód księgowy wewnętrzny-zbiorczy, stwierdzający dokonanie operacji gospodarczej, powinien, co najmniej określać rodzaj dowodu i jego numeru identyfikacyjny, datę sporządzenia dokumentu, wymienienie w nim pojedynczych dowodów źródłowych.. Załącznik 16
3.5. Darowizny
W 2005 roku Szpital otrzymał darowizny na łączną sumę 998.909,11 zł w tym :
1. leki na kwotę 982.809,44 zł
2. bon towarowy 101,00 zł
3. wpłaty na rachunek bankowy 15.570,00 zł
4. kości technologiczne i ścinki 428,67 zł
Otrzymane leki przyjęto do magazynu leków, kości technologiczne otrzymane z PMB przekazywano bezposrednio do kuchni szpitalnej, księgowane są bezpośrednio w koszty. W ewidencji księgowej otrzymane leki zaksięgowano na odrębnym koncie 310-02 „Leki dary” oraz koncie zespołu „7”, pozostałe przychody operacyjne 760-08 „Otrzymane dary”. Do dokumentów przyjęć dołączone są umowy darowizny zawarte pomiędzy Szpitalem a jednostką obdarowywującą, określające przedmiot, wartość i termin darowizny. Szpital nie prowadzi rejestru umów darowizny.
Skontrolowano konto „darowizny otrzymane” roku 2006. Zapisy na koncie „ 760-08”na koniec czerwca 2006 wynosiły 415 157,71 zł, co stanowi 42% wartości darowizn otrzymanych w 2005 roku. W kwocie 415 157,71 zł, 412 388,24 zł to leki, które zostały przyjęte do magazynu leków Wpłaty gotówkowe wpłynęły na rachunek bankowy jednostki - 2 650 zł. Inne darowizny wynoszą 119,47zł są to kości technologiczne i ścinki.
Podczas kontroli zapoznano się z kopią umową darowizny zawartą w dniu 10 lutego 2006, pomiędzy Szpitalem a firmą Lek-Am Sp. z O.O., 05-170 Zakroczyn, ul. Ostrzykowska 14A. Umowa nie zawiera oznaczenia numeru umowy darowizny. Umowa darowizny dotyczy leku o nazwie Olzapin, audytu energetycznego budynków jednostki, projektu budowlanego izby przyjęć oraz termomodernizacji obiektów szpitalnych. W maju 2006 Szpital otrzymał dokumentację będącą audytem energetycznym jednostki, poświadczoną protokołem przekazania. W protokole przekazania nie określono wartości przedmiotu darowizny. W urządzeniach księgowych fakt dokonania darowizny nie został odnotowany.
Szpital nie posiada rejestru zawieranych umów, w tym umów darowizn otrzymanych.
3.6. Wynagrodzenia
W okresie objętym kontrolą, stan zatrudnienia w kontrolowanej jednostce, na dzień 31.12.2004r., 30.06.2005r., 31.12.2005r., przedstawiał się następująco:
Tab. nr I
|
| 31.12.2004 r. | 30.06.2005 r. | 31.12.2005 r. | |||
| Pracownicy | Osoby | Etaty | Osoby | Etaty | Osoby | Etaty |
| 1)lekarze - um. o pracę | 93 | 79,5 | 92 | 79,00 | 93 | 79,8 |
| 2) pielęgniarki | 233 | 232,89 | 234 | 233,39 | 238 | 237,39 |
| 3) sanitariusze | 187 | 187,00 | 203 | 203,00 | 204 | 204,00 |
| 4) administracyjni i ekonomiczni | 42 | 42,78 | 43 | 43,78 | 40 | 40,78 |
| 5) inni | 216 | 231,92 | 217 | 215,42 | 224 | 223,45 |
| Ogółem | 771 | 756,09 | 789 | 774,59 | 799 | 785,42 |
W tabeli nie uwzględniono rezydentów i stażystów.
Na dzień 31-12-2005 r. w Szpitalu łącznie z rezydentami zatrudnionych było na umowę o prace 822 osoby.
Zagadnienia kadrowo-płacowe uregulowane są w kontrolowanej jednostce w oparciu o:
1. Kodeks Pracy,
2. Rozporządzenie Ministra Zdrowia i Opieki Społecznej z dnia 8-06-1999r. w sprawie wynagradzania pracowników publicznych zakładów opieki zdrowotnej,
3. Układ Zbiorowy Pracy dla pracowników SPP ZOZ im. Dr St. Deresza w Choroszczy z dnia 28-09-2000r, ustalający wynagradzania i świadczenia związane z pracą oraz dodatkowe uprawnienia pracownicze, uregulowane w sposób odmienny od powszechnie obowiązujących przepisów prawa pracy został wypowiedziany przez dyrekcję Zakładu z dniem 30-07-2006 r. z powodu blokady przez związki zawodowe nanoszenia poprawek do układu.
Jednostka do dnia zakończenia kontroli nie przedstawiła dokumentu świadczącego o posiadaniu Regulaminu Wynagradzania .
3.6.1. Kontrola wynagrodzeń.
Wynagrodzenia ze stosunku pracy w 2005 r. wynosiły 14.779.921,53 zł (konto analityczne 404-01), Umowy zlecenia i umowy o dzieło 80.077,18zł (konto analityczne 404-02, 404-03), dyżury kontraktowe 376.021,97zł (konto analityczne 404-07), wynagrodzenia poborowych w części nie dotowanej 18.444.40zł (konto analityczne 404-09). Razem zarachowano w koszty kwotę 15.245.465,08 zł. Plan finansowy na 2005r przewidywał kwtę17.834.043,00 zł.
Porównano informacje zawarte w odcinkach list płac 20 pracowników z miesięcy: styczeń, kwiecień, sierpień, grudzień. Skontrolowano dane odnośnie 80 osób pod względem poprawności ustalania kwot brutto listy, poprawności naliczania składek ZUS, podatku dochodowego, zasadności potrąceń, terminowości odprowadzania składek ZUS i zaliczek na podatek dochodowy od wypłat. Porównano informacje zawarte w deklaracjach PIT 4, deklaracji ZUS DRA i adekwatnych wyciągach bankowych we wskazanych miesiącach. Zaliczki na podatek dochodowy odprowadzane były terminowo za styczeń, sierpień, grudzień. Wpłata za kwiecień z opóźnieniem. Zapłacono kwotę główną wraz z należnymi odsetkami. Zdarzały się opóźnienia w terminowości opłat składek ZUS w innych miesiącach. Były regulowanie wraz z należnymi odsetkami natych
3.7. Kadry
W wyniku weryfikacji dokumentów kadrowych trzech jednostek organizacyjnych Szpitala:
Administracji, I Oddziału Ogólnopsychiatrycznego, Działu Technicznego, stwierdzono brak aktualnych okresowych badań lekarskich u pracowników wyżej wymienionych. działów, co stanowi naruszenie przepisów Kodeksu Pracy.
Badania okresowe mają na celu stwierdzenie czy zatrudnienie do pracy kandydata na określonym stanowisku nie zagraża jego życiu. Poddanie się wstępnym i okresowym badaniom lekarskim stanowi obowiązek pracownika i jest warunkiem dopuszczenia go do pracy. W związku z tym pracodawca ma obowiązek odmowy dopuszczenia do pracy pracownika, który nie przedstawi aktualnego orzeczenia o zdolności do pracy. Pracodawca nie prowadził kontroli wstępnych i okresowych badań lekarskich wśród pracowników. Program komputerowy „Kadry” ma możliwość wygenerowania wykazu zawierającego nazwisko pracownika i termin ważności badań okresowych.
W kontrolowanych komórkach organizacyjnych stwierdzono przypadki wygaśnięcia ważności badań lekarskich u kilku pracowników w listopadzie 2003 r.
3.8. Regulowanie należności i zobowiązań
3.8.1. Należności
Stan należności wykazanych w bilansie sporządzonym na 31-12-2005 r. wynosi 3.373.563,90 zł. Są to w 89% należności krótkoterminowe do 12 miesięcy, z tytułu sprzedaży usług i dostaw 3.079.485,99 zł. Należności nieprzeterminowane wynoszą 2.941.675,88 zł, przeterminowane 137.810,11zł. Dokonano odpisów aktualizujących wartość należności na kwotę 66.013,22 zł.
W stosunku do 2004 roku stan należności z tytułu dostaw usług wykazanych w rocznym sprawozdaniu zwiększył się o 20%.
Największymi dłużnikami Szpitala są:
1. Podlaski Oddział Wojewódzki Narodowego Funduszu Zdrowia 2.398.771,75 zł,
2. Biuro Rozliczeń Międzynarodowych w Warszawie 431.715,60 zł,
3. Sąd Rejonowy III Wydział Białystok 5.184,68 zł,
4. Prokuratura Rejonowa w Białymstoku 10.264,34 zł,
5. Sąd Rejonowy II Wydział Karny Bielsk Podlaski 5.855,22 zł,
6. za leczenie chorych (pacjenci nie ubezpieczeni) 27.143,06 zł,
7. INKLUZ PUHD w Łomży 55.251,78 zł. (na dzień 30 czerwca 2006 r. - rozliczone kompensatą)
Należności z tytułu podatku VAT od zakupów - do rozliczenia w 2006 roku 57.928,51 zł. Inne należności 302.162,62 zł.
3.8.2. Zobowiązania
Stan zobowiązań wykazanych w bilansie sporządzonym na 31-12-2005r. wynosi 25.996.299,60zł, w tym:
1. długoterminowe 5.071.627,57 zł,
2. krótkoterminowe 20.925.032,03 zł.
W zobowiązaniach krótkoterminowych 23% zobowiązań to zobowiązania wymagalne z tytułu dostaw i usług kwota 4.821.499,59 zł, 38% to zobowiązania z tytułu podatków, ubezpieczeń i innych świadczeń kwota 7.962.155 61 zł, 5,4% wynagrodzenia kwota 1.131.828,85 zł.
Największymi wierzycielami Szpitala są:
1. MPO Sp. z o.o. 119.950,66 zł
2. Wojewódzki Szpital Specjalistyczny im. K.Dłuskiego 346.254,78 zł
3. Telekomunikacja Polska S.A. 143.686,21 zł
4. Zakład Energetyki Cieplnej w Choroszczy 271.127.74 zł
5. Zakład Energetyczny 345.037,87 zł
6. SP ZOZ WSZ im. J. Śniadeckiego w Białymstoku 144.800,10 zł
7. SPSK Białystok 266.206,29 zł
8. SP ZOZ WSPR w Białymstoku 254.299,61 zł
9. INKLUZ PUHD(na dzień - rozliczone) 798.303,37 zł
skompensowano należnościami o kwotę 55.251,78zł)
3.9. Środki trwałe
3.9.1. Wartość środków trwałych
Wartość środków trwałych brutto na 31-12-2005 wynosi 25.446.047,61zł, w tym budynki, lokale i obiekty inżynierii lądowej i wodnej 21.882.843,77zł., urządzenia techniczne i maszyny 1.671.436,53zł, środki transportu 460.953,18zł, inne środki trwałe 1.430.814,13zł.
3.9.2. Gospodarka środkami trwałymi
W 2005 roku za zgodą Zarządu Województwa Podlaskiego (Uchwała Nr 68/785/04 z dnia 27 stycznia 2004 roku), dokonano sprzedaży środków trwałych w trybie przetargu:
1. Koparko-ładowarki typ Białoruś rok produkcji 1988 za 13.157,09 zł
2. Ciągnika gąsienicowego typ DT-75 rok produkcji 1983 za 14.181,80 zł
oraz przekazano Urzędowi Marszałkowskiemu:
1. Budynek administracyjny (oficyna) o wartości 40 542,93 zł
2. Budynek - waga wartości 5.954,62 zł
3. Budynek TR o wartości 93.502,01 zł
4. Budynek- kuźnia murowana o wartości 33.238,56 zł
5. Budynek- chlewnia o wartości 126.305,59 zł
6. Budynek - stodoła o wartości 83.906,90 zł
7. Budynek- rzeźnia o wartości 13.973,40 zł
8. Budynek- chlewnia macior o wartości 6.042,39 zł
9. Gnojownik o wartości 20.393,05 zł
10. Zbiornik na gnojówkę o wartości 10.059,95 zł
Łącznie sprzedano środki trwałe za kwotę 27.338,89zł i przekazano środki trwałe o wartości 433.919,40 zł.
3.9.3 Zakupy inwestycyjne.
Według przedstawionego wykazu zakupów inwestycyjnych w roku 2005, w Samodzielnym Publicznym Psychiatrycznym Zakładzie Opieki Zdrowotnej im Stanisława Deresza w Choroszczy, dokonano zakupów na kwotę 2.509.146,80 zł.
3.9.4. Procedura nabycia
Dokonano kontroli zakupów zrealizowanych na podstawie umowy 44/2005 z dnia 13-12-2005 z Przedsiębiorstwem Zaopatrzenia Szkół „Cezas” sp. z o.o. w Białymstoku, dotyczącej zakupu wyposażenia. Wykonawcę wyłoniono w drodze przeprowadzonego postępowania przetargowego w myśl ustawy z 29-01-2004 r. Prawo Zamówień Publicznych w trybie przetargu nieograniczonego. Realizacji umowy dokonano w dniu 17-12-2005 dokonując zakupów udokumentowanych fakturą nr 02/02f01461 wartość 60.305,89 zł oraz dokumentem „Pz” przyjęcia pozycji wyszczególnionych na fakturze do magazynu.
3.9.5 Procedura przyjęcia
Sprawdzono „drogę” dwóch pozycji z faktury - zestawów komputerowych do miejsca rzeczywistego użytkowania. W dniu 30-12-2005 dokumentem OT/52 i OT /53 wyżej wymienione zestawy przekazano na oddział Detoksykacji Alkoholowej. W dokumentacji księgowej prawidłowo przeniesiono zestawy komputerowe z konta 080 Inwestycje do zespołu 010 środki trwałe zgodnie z art. 3 ust. 15 ustawy o rachunkowości, oraz zarządzeniem Dyrektora Samodzielnego Publicznego Psychiatrycznego Zespołu Opieki Zdrowotnej im Stanisława Deresza w Choroszczy odnośnie kwalifikowania w środki trwałe z uwzględnieniem wartości nowo nabytych pozycji. Pozostałe pozycje z faktury zakwalifikowano jako wyposażenie. Wpisano je do Księgi Inwentarzowej nadając odpowiednie numery inwentarzowe. W dniu 03-07-2006 w obecności pracownika szpitala sprawdzono miejsce użytkowania omawianych pozycji, porównano zgodność informacji na dokumentach OT z oznaczeniami na zestawach- szczególnie numery inwentarzowe.
3.9.6. Zapisy w urządzeniach księgowych.
Sprawdzono zapisy w książce wyposażenia odnośnie zakupionego umową 44/2005 sprzętu. Księgi inwentarzowe Szpitala prowadzone są przy pomocy komputera. W dokumentacji Szpitala znajdują się aktualne wydruki ksiąg inwentarzowych. Nowoprzyjęte środki trwałe uwzględniono w planie amortyzacji w 2006 poz. 598-644 planu zgodnie z art. 32 ust. 1 pkt.2 ustawy o rachunkowości. Zobowiązanie wobec dostawczy uregulowano w dniu 30-12-2005 z konta 133-09 (Wyciąg bankowy nr 9 dotacje) kwota i 133-07 (Wyciąg bankowy nr 16 dotacje).
Nie stwierdzono nieprawidłowości w przeprowadzeniu procedury zakupu i przyjęcia środków trwałych i wyposażenia, co pozwala wnioskować o poprawności przeprowadzenia pozostałych procesów nabycia w 2005 roku.
3.10. Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych.
Sprawdzono prawidłowość dokonania odpisów na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych. Łączny odpis Funduszu na rok 2005 wynosił 16.538,85 zł. i dotyczy wyłącznie rezydentów, którym środki finansowe są przekazane przez Ministra Zdrowia za pośrednictwem budżetu Województwa Podlaskiego. W kontrolowanej jednostce istnieją źródłowe dowody dokumentujące sposób naliczenia odpisów na ZFŚS. Szpital posiada regulamin ZFŚS opracowany na podstawie art. 8 ust. 2 Ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych z dnia 4 marca 1994r. (Dz.U. z 1996 r. Nr 70, poz. 335 z późniejszymi z
Szpital nie opracował planu wydatków funduszu na rok 2005 tłumacząc to brakiem środków. Dyrektor Szpitala nie zawarł porozumienie ze związkami zawodowymi działającymi w Szpitalu na podstawie, których można by było zawiesić naliczanie Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Związki nie wyraziły zgody ustnie. Szpital nie przekazał w ustawowym terminie tj. do 31 maja 2005 roku 75% naliczonego odpisu Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych na 2005 rok. W roku 2005 Szpital powinien przekazać na rachunek bankowy ZFŚS kwotę 725.511,91 zł.
Komisja Socjalna rozpatrywała podania pracowników oraz byłych pracowników, emerytów i rencistów o przyznanie pomocy finansowej i postanowiła przyznać zapomogi 19 osobom na ogólną wartość 8.350,00 zł, ze względu na trudną sytuacją materialną 6 osobom w kwocie 1.650,00 zł. Odmówiono udzielenia zapomogi 6 osobom. Środki finansowe na zapomogi wypłacone zostały ze środków pochodzących ze spłaty pożyczek mieszkaniowych.
Według stanu na dzień 31.12.2005 na rachunku bankowym ZFŚS była kwota 201.202,02 zł. W styczniu 2006 r. Zakład „wypożyczył” kwotę 200.000,00 zł na regulację zadłużenia wobec Zakładu Energetyki Cieplnej w Choroszczy (100.000,00 zł) , regulację zobowiązań wobec firmy INKLUZ (100 000,00 zł). Ogółem zadłużenie Szpitala wobec ZFŚS na dzień 31-12 2005 wynosi 3.460.264,15 zł.
IV. GOSPODARKA MIENIEM.
Na dzień 31.12.2005 Szpital gospodarował mieniem poprzez wynajem wolnych powierzchni najemcom:
| Lp. | Pomieszczenia dzierżawione, wynajmowane przez | Czynsz miesięczny brutto | Do kiedy | lokal |
| 1 | Lek. stom. Agnieszka Katruk | 363,35 | 31-07-2006 | parter budynku Nr 11 |
| 2 | Akade | 2.410,61 | 31-12-2006 | Oddział Ogólnopsychiatryczny IV |
| 3 | PPHU INKLUZ | 5.487,78 | 20-09-2011 | Kotłownia + place składowe |
| 4 | RADIOLOGIA Sp. z o.o. | 2.057,22 | 04-01-2012 | przy Izbie przyjęć |
| 5 | PPHU MERINO | 4.927,09 | 31-01-2011 | Budynek po sklepie Rywal |
| 6 | SKOK | 1.572,00 | 30-06-2009 | parter budynku Nr 11 |
Na wynajem ww. pomieszczeń Szpital posiada stosowne Uchwały Zarządu Województwa Podlaskiego. Na podstawie analizy wyrywkowej próby 4 umów stwierdzono, że Szpital stosuje zapis § 2. ust. 4 umowy najmu w zakresie waloryzacji stawki czynszu wskaźnikiem wzrostu cen towarów i usług konsumpcyjnych publikowanym przez GUS po zakończeniu każdego kwartału. Do stawki czynszu określonej w ww. umowach najmu nie zostały wliczone koszty energii elektrycznej, ciepłej i zimnej wody, odprowadzenia ścieków, C.O. rozmów telefonicznych oraz podatku od nieruchomości. Powyższe koszty zgodnie z zapisami umownymi opłacane powinny być z góry na podstawie faktury wystawionej przez Wynajmującego, na konto wskazane w jej treści w terminie 7 dni od daty doręczenia.
Szpital prowadzi podstawową działalność statutową dodatkowo w pomieszczeniach Samodzielnego Publicznego Zakładu Opieki Zdrowotnej Wojewódzkiego Szpitala Zespolonego im. J. Śniadeckiego w Białymstoku oraz w Wojewódzkim Szpitalu Specjalistycznym im. K. Dłuskiego w Białymstoku.
Na dzień 31 grudnia 2005 roku zobowiązania z tytułu najmu pomieszczeń wynosiły odpowiednio 144.800,10 zł, 346.254,7 zł. i w obu przypadkach Szpital dopuścił się zwłoki co najmniej za 2 pełne okresy płatności, co skutkować może rozwiązaniem umowy ze skutkiem natych
Na dzień 31-07-2006 roku Szpital uregulował SP ZOZ WSZ im. J. Śniadeckiemu i Wojewódzkiemu Szpitalowi Specjalistycznemu zobowiązania za 2005 i kwotę zobowiązań objętą układem.
4.1. .Inwentaryzacja mienia.
Dla potrzeb zakładu opracowano Instrukcję Inwentaryzacyjną określającą ogólne zasady prowadzenia inwentaryzacji.
Zarządzeniem Dyrektora nr 18/2005 z dnia 14-11-2005 r. została powołana Zakładowa Komisja Inwentaryzacyjna w celu przeprowadzenia inwentaryzacji.
Jednostka przeprowadziła w kontrolowanym okresie inwentaryzację wszystkich składników aktywów i pasywów zgodnie z planem rocznym inwentaryzacji bilansowej składników majątkowych na rok 2005.
Drogą spisu z natury inwentaryzowano materiały w magazynach, środki pieniężne w kasie, na rachunkach bankowych oraz rozrachunki z kontrahentami drogą potwierdzenia sald.
W dniu 22 lutego 2006 sporządzono protokół z posiedzenia Komisji Inwentaryzacyjnej w sprawie różnic inwentaryzacyjnych. Wykazane niedobory rozliczono księgując je w koszty, kwalifikując je jako zasadne i mieszczące się w limicie ubytków(450,94 zł).
Pracownik kasy nie został zapoznany z Instrukcją Kasową, dokumentem będącym podstawą w prowadzeniu Kasy.
Innych nieprawidłowości nie stwierdzono.
V. Realizacja programu naprawczego.
Postanowieniem Dyrektora Podlaskiego Centrum Zdrowia Publicznego w Białymstoku nr FK.371-19/05 z dnia 12 lipca 2005 roku na wniosek Szpitala złożony w dniu 11 lipca 2005 roku wszczęto postępowanie restrukturyzacyjne. Zawarcie ugody restrukturyzacyjnej z wierzycielami wierzytelności cywilnoprawnych oraz uzgodnienie projektu programu z wierzycielami wierzytelności publicznoprawnych nastąpiło 12 października 2005 roku. Uzgodnienie projektu programu restrukturyzacyjnego z wierzycielami wierzytelności publicznoprawnych nastąpiło:
- z PFRON w dniu 12 października 2005 roku,
- z ZUS w dniu 6 października 2005 roku.
Liczba wierzycieli cywilnoprawnych zgłoszonych przez Szpital do ugody wyniosła 15 podmiotów o łącznej wartości wierzytelności 432.550,37 zł. Za ugodą opowiedziało się 11 z nich na łączną kwotę 325.980,05 zł, co stanowi 73,33% wierzytelności i odpowiednio 75,36 % ogólnej sumy wierzytelności. Ponadto Szpital realizuje zawarty 23 stycznia 2004 roku układ sądowy z wierzycielami cywilnoprawnymi.
Z informacji o zawartych ugodach restrukturyzacyjnych dotyczących indywidualnych roszczeń pracowników wynikających z art. 4a ustawy z dnia 16 grudnia 1994 r. o negocjacyjnym systemie kształtowania przyrostu przeciętnych wynagrodzeń u przedsiębiorców oraz z
W 2003 roku Szpital rozpoczął własne działania naprawcze, które
W roku 2005 Szpital dalej realizował własne programy restrukturyzacji w związku z otrzymaniem poręczenia przez Zarząd i Sejmik Województwa Podlaskiego kredytów bankowych na ogólną kwotę 8.000.000,00 zł. Uzyskany kredyt w wysokości 4.000.000,00 zł został przeznaczony w dniu:
- 22.03.2006 r. na prowizje 20.000,00 zł,
- 22.03.2006 r na zobowiązanie wobec ZUS na dzień 31.12.2004
wraz z odsetkami 3.078.890,56 zł, - 23.03.2006 roku na zobowiązanie wynikające z zawartych ugód cywilnoprawnych na dzień 31.12.2004 wraz z odsetkami 392.963,01 zł,
- 04.04.2006 roku na zobowiązanie wynikające z zawartych ugód cywilnoprawnych na dzień 31.12.2004 339.285,30 zł,
- 28.03.2006 roku na zobowiązanie wobec dostawców usług powstałych po dniu 31.12.2004 468.861,16 zł,
Do dnia 31 grudnia 2005 roku w zakresie podjętych działań zmierzających do zwiększenia przychodów Szpital planował wykonanie:
1. Realizacja programu naprawczego w zakresie organizacyjnym w zakresie zwiększenia przychodów.
1.1 rozszerzenie działalności Oddziału Terapii Uzależnienia od Alkoholu o 10 łóżek
W 2005 roku Oddział osiągnął zysk w wysokości 351.688 zł. Porównując I półrocze 2005 do 2006 roku stwierdzono ogólne zmniejszenie przychodów o 46.589,45 zł z tym ze od płatnika świadczeń zdrowotnych (NFZ) o 99.280,50 zł przy jednoczesnym zwiększeniu przychodów z MZ. Stwierdzono zwiększenie kosztów o 75.644,13 zł, w tym z tytułu wynagrodzenia 66.576,88 zł, wyżywienia o 3.451,71 zł, leków o 1.963 i energii o 3.742,60 zł.
1.2 przeprowadzenie renegocjacji umowy z Narodowym Funduszem Zdrowia
W miesiącu lipcu 2005 roku Szpital przedstawił propozycję z
1.3 rozszerzenie działalności oddziałów dziennych z 20 do 80 miejsc w miejsce całodobowych łóżek psychiatrycznych
W I półroczu 2006 roku w stosunku do analogicznego okresu roku biegłego wykazano wzrost przychodów o 48.602 zł, który związany jest ze zmianą sposobu rozliczania usług medycznych z osobodni w 2005 roku na punkt rozliczeniowy w 2006 roku.
1.4 W przyszłości Szpital planuje utworzenie dwudziesto-łóżkowego oddziału dla nieletnich kierowanych przez sądy, dysponującego warunkami wzmocnionego zabezpieczenia
Termin realizacji przedsięwzięcia określono do 2008 roku. W roku 2006 w ramach zawartej umowy z Ministrem Zdrowia przewidziana jest kwota 1.400.000 zł, nato
2. Realizacja programu naprawczego w zakresie ograniczenia kosztów.
Do dnia 31 grudnia 2005 roku w zakresie podjętych działań zmierzających do ograniczenia kosztów w zakresie działalności podstawowej wykonano:
2.1 Ograniczono wydatki związane z utrzymaniem budynków poprzez wyłączenie z eksploatacji ponad 2.700 m2 zbędnej powierzchni użytkowej.
W okresie porównawczym w księgach rachunkowych stwierdzono zmniejszenie kosztów ogrzewania o 57.796,97 zł
3. Realizacja programu naprawczego w zakresie działalności pozamedycznej.
3.1 Uruchomienie na terenie Szpitala przez podmiot zewnętrzny Pracowni Diagnostyki Obrazowej (rezonansu magnetycznego i tomografu komputerowego), co się głownie do ograniczenia kosztów transportu pacjentów na badania do Białegostoku o 25.735 zł. Jednocześnie w I półroczu 2006 roku zwiększyła się o 79% liczba osób, którym wykonano badanie.
3.2 zmianę sposobu zabezpieczenia potrzeb w zakresie usług pralniczych poprzez likwidacje pralni i outsourcingu usług pralniczych
Od miesiąca marca 2006 roku na terenie Szpitala usługi pralnicze prowadzone są przez firmę zewnętrzną. Z uwagi na krótki okres czasu nie jest możliwe określenie efektu ekonomicznego dokonanych działań.
3.3 Uruchomienie od 1 lipca 2006 roku centrum wjazdowego.
Od miesiąca marca 2006 roku na terenie Szpitala usługi pralnicze prowadzone sa przez firmę zewnętrzną. Z uwagi na krótki okres czasu nie jest możliwe określenie efektu ekonomicznego dokonanych działań.
VI REALIZACJA DZIAŁAŃ DOSTOSOWAWCZYCH
Szpital realizując wymogi Rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia 22 czerwca 2005roku w sprawie wymagań, jakimi powinny odpowiadać pod względem fachowym i sanitarnym pomieszczenia i urządzenia zakładu opieki zdrowotnej opracował program dostosowawczy i złożył do Podlaskiego Centrum Zdrowia Publicznego w Białymstoku. W dniu 7 grudnia 2005 uzyskał pozytywną decyzję Dyrektora Podlaskiego Centrum Zdrowia Publicznego wydaną z upoważnienia Wojewody Podlaskiego dotyczącą programu dostosowawczego.
Pomimo otrzymania decyzji PCZP, Szpital do dnia zakończenia kontroli nie przedłożył powyższego programu dla Organu Założycielskiego.
VII WYKORZYSTANIE SPRZĘTU WYSOKOSPECJALISTYCZNEGO
Departament Zdrowia i Polityki Społecznej pismem ZPS.I.8027-64/08/99 z dnia 3 sierpnia 1999 roku zobowiązał zakłady opieki zdrowotnej, dla których organem założycielskim jest województwo podlaskie do przesyłania kwartalnych informacji dotyczących wykorzystania specjalistycznego sprzętu medycznego zgodnie z podanym wzorem formularza. Szpital w 2005 nie przesyłał do Departamentu Zdrowia kwartalnych sprawozdania. Wynikiem zaprzestania powyższego działania Dyrekcja Szpitala i Departament Zdrowia nie byli zapoznawani z ww. zagadnieniami.
Na podstawie wykazu przygotowanego na potrzeby niniejszej kontroli stwierdzono, iż Szpital na dzień 30 czerwca 2006 roku posiada aparaturę i sprzęt medyczny. W sposób wyrywkowy dokonano analizy wykorzystania 10 (dziesięciu) pozycji z przedstawionego wykazu.
1. Aparat RTG Multax 600 X10
Aparat RTG typ Multan 600 X10 332 został zakupiony w 1994 roku ze środków własnych Szpitala. Wykaz wykonanych zdjęć RTG nie jest możliwy do odczytania z aparatu, ponieważ aparat nie ma licznika. Pracownia RTG, w której umieszczony jest aparat, jest czynna w godzinach od 800 do 1500 oraz w czasie dyżurów. Według ręcznego zapisu w rejestrze wykonano 1825 badań.
2. Aparat USG Sonoace PICO
Aparat USG Sonoace PICO został zakupiony w 2004 roku ze środków własnych Szpitala. Wykaz wykonanych badań nie jest możliwy do odczytania z aparatu, ponieważ aparat nie ma licznika. Pracownia USG, w której umieszczony jest aparat, czynna jest w godzinach od 800 do 1500 oraz w czasie dyżurów. Według ręcznego zapisu w rejestrze wykonanych badań wykonano 1825. Wszystkie badania z uwagi na charakter choroby i obowiązek pilnego wykonania diagnostyki obrazowej są wykonywane na bieżąco.
3. EKG ASPEL B-56
Aparat EKG ASPEL B-56 USG został zakupiony w 2004 roku ze środków własnych Szpitala. Wykaz wykonanych badań nie możliwy jest do odczytania z aparatu, ponieważ aparat nie ma licznika. Oddział Neurologiczny, w którym umieszczony jest aparat, czynny jest całodobowo. Według ręcznego zapisu w rejestrze wykonanych badań wykonano 1000 badań. Wszystkie badania z uwagi na charakter choroby i obowiązek pilnego wykonania diagnostyki obrazowej są wykonywane na bieżąco.
4. EEG Digi Track
Aparat EEG DIGI Track DT 2004 został zakupiony w 2004 roku ze środków własnych Szpitala. Wykaz wykonanych badań nie jest możliwy do odczytania z aparatu, ponieważ aparat nie ma licznika. Pracownia EEG przy Oddziale Neurologicznym, w którym umieszczony jest aparat, czynna jest w godzinach od 700 do 1435.. Według ręcznego zapisu w rejestrze wykonanych badań wykonano 223 badań. Wszystkie badania z uwagi na charakter choroby i obowiązek pilnego wykonania diagnostyki obrazowej są wykonywane na bieżąco.
5. Kardiomonitor
Kardiomonitor PM 9000 został zakupiony w 2004 roku ze środków własnych Szpitala. Wykaz wykonanych badań nie jest możliwy do odczytania z aparatu, ponieważ aparat nie ma licznika. Oddział Detoksykacji Alkoholowej, w którym umieszczony jest aparat, czynny jest całodobowo. Według ręcznego zapisu w rejestrze wykonanych badań wykonano 10 badań. Wszystkie badania z uwagi na charakter choroby i obowiązek pilnego wykonania diagnostyki są wykonywane na bieżąco.
6. Laryngoskop
Laryngoskop został zakupiony w 2005 roku ze środków własnych Szpitala. Wykaz wykonanych badań nie możliwy jest do odczytania z aparatu, ponieważ aparat nie ma licznika. Izba Przyjęć, w której umieszczony jest aparat, czynna jest całodobowo.. Według ręcznego zapisu w rejestrze wykonanych badań wykonano 0.
7. Spirometr
Spirometr został zakupiony w 2004 roku ze środków własnych Szpitala. Wykaz wykonanych badań nie jest możliwy do odczytania z aparatu, ponieważ aparat nie ma licznika. Oddział psychosomatyczny, w którym umieszczony jest aparat, czynny całodobowo. Według ręcznego zapisu w rejestrze wykonanych badań wykonano 0.
8. Magnetronic
Magnetronic MF-10 został zakupiony w 2001 roku ze środków własnych Szpitala. Wykaz wykonanych badań nie jest możliwy do odczytania z aparatu, ponieważ aparat nie ma licznika. Gabinet fizjoterapii przy Oddziale Neurologicznym, w której umieszczony jest aparat, czynny od godz. 900 do 1400. Według ręcznego zapisu w rejestrze wykonanych badań wykonano 0.
9. Laseronic
LASERONIC LT30 został zakupiony w 1999 roku ze środków własnych Szpitala. Wykaz wykonanych badań nie jest możliwy do odczytania z aparatu, ponieważ aparat nie ma licznika. Gabinet fizjoterapii przy Oddziale Neurologicznym, w której umieszczony jest aparat, czynny od godz. 900 do 1400. Według ręcznego zapisu w rejestrze wykonanych badań wykonano 0.
10. Aparat do EW PabelS-1
Aparat do EW PabelS - 1 został zakupiony w 2003 roku ze środków własnych Szpitala. Wykaz wykonanych badań nie jest możliwy do odczytania z aparatu, ponieważ aparat nie ma licznika. Oddział VI Ogólno Psychiatryczny, w której umieszczony jest aparat, czynny jest całodobowo. Według ręcznego zapisu w rejestrze wykonanych badań wykonano 50.
Nie jest możliwe stwierdzenie czy wszystkie wykonane badania umieszczone zostały w rejestrach. Wynika to ze specyfiki leczenia, która nie wymaga posiadania własnego specjalistycznego sprzętu medycznego. Ponadto płatnik świadczeń zdrowotnych nie płaci za wykonywane badania na poszczególnych aparatach tylko za produkt finalny, (porada, osobodzień).
Na tym czynności kontrolne zakończono.
Wnioski i zalecenia pokontrolne:
1. Uzupełnić dokumentację opisującą przyjęte zasady rachunkowości
2. Zaktualizować Instrukcję Kontroli Wewnętrznej oraz Instrukcję Obiegu Dokumentów,
3. Opracować system zastępstw w sytuacji urlopu pracownika lub nieplanowanej nieobecności,
4. Nie przekraczać kwoty „Pogotowia kasowego”,
5. Przestrzegać zasady podwójnego zapisu na kontach,
6. Nadawać numery dowodom księgowym i daty pod którą dokument księguje się w systemie,
7. W dekretacji stosować prawidłowo konta z Zakładowego Planu Kont,
8. W rejestrze kasa używać dokumentów opisanych w Instrukcji Kasowej,
9. W rejestrze „ Banki i Kasa” używać konta środki pieniężne w drodze, w zależności od potrzeby,
10. Otrzymane darowizny rejestrować w urządzeniach księgowym na odpowiednich kontach,
11. Prowadzić rejestr zawieranych umów w tym umów darowizn otrzymanych,
12. Dokumenty księgowe zewnętrzne-obce, dokumentujące poniesienie wydatku potwierdzać czytelnym podpisem lub pieczątką imienną i podpisem nieczytelnym, w celu umożliwienia identyfikacji osoby odpowiedzialnej za zatwierdzenie poniesienia wydatku pod względem merytorycznym,
13. Przekazać pracownikowi „Kasy” Instrukcję Kasową i egzekwować jej stosowanie,
14. Priorytetowo przeprowadzić remont całego oddziału neurologii z założeniem przynajmniej na kilku salach klimatyzacji,
15. Przeciążenie personelu lekarskiego i pielęgniarskiego:
- konieczne zwiększenie liczby etatów i zatrudnienie większej liczby neurologów,
- natych
16. Rozszerzyć dostęp do interpretacji i opisów badań neuroradiologicznych,
17. Natych
18. Zakupić wózek inwalidzki do przewozu chorych na badania diagnostyczne i rehabilitację neurologiczną,
19. Zapewnić systematyczne zaopatrzenie oddziału w płyny infuzyjne.
20. Zapewnić w oddziale podstawowe warunki sanitarno-epidemiologiczne w zakresie wymaganych procedur sanitarno-higienicznych,
21. Rozważyć utworzenie Pododdziału Rehabilitacji Neurologicznej,
22. Rozważyć utworzenie Pododdziału Udarowego,
23. Wprowadzić numerację Zarządzeń Wewnętrznych Dyrektora Szpitala,
24. W trybie pilnym wykonać u pracowników zaległe badania okresowe,
25. Na bieżąco kontrolować badania okresowe pracowników,
26. Przedstawić zatwierdzony przez Podlaskie Centrum Zdrowia Publicznego Program Dostosowawczy,
27. W okresach kwartalnych przedstawiać Organowi Założycielskiemu sprawozdanie z wykorzystania sprzętu i aparatury medycznej,
28. Uregulować kwestie związane z istniejącym zadłużeniem Szpitala wobec ZFŚS.
Dyrektor Szpitala został poinformowany o przysługujących mu uprawnieniach:
1. Jeżeli przed podpisaniem protokołu kontroli kierownik jednostki kontrolowanej lub główny księgowy zgłaszają zastrzeżenia co do jego treści, kontrolujący dodatkowo bada zasadność tych zastrzeżeń i w uzasadnionych wypadkach uzupełnia lub koryguje protokół.
2. Jeżeli kierownik lub główny księgowy jednostki kontrolowanej odmawiają podpisania protokołu kontroli, są obowiązani złożyć pisemne wyjaśnienie przyczyn odmowy.
3. Protokół kontroli, którego podpisania odmówił kierownik jednostki kontrolowanej, podpisuje kontrolujący, czyniąc w protokole wz
4. Odmowa podpisania protokołu nie stanowi przeszkody do wszczęcia postępowania pokontrolnego.
Podpisy osób kontrolujących Dyrektor Szpitala:
........................................... ........................................
........................................... Główny Księgowy Szpitala:
........................................... ........................................
...........................................
...........................................
...........................................
Białystok, dnia 25 sierpień 2006