Kontrola w Podlaskim Wojewódzkim Ośrodku Medycyny Pracy w Białymstoku
Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego
PROTOKÓŁ
z kontroli za 2004 rok oraz trzech kwartałów 2005 roku przeprowadzonej w:
Podlaskim Wojewódzkim Ośrodku Medycyny Pracy
w Białymstoku
Białystok, grudzień 2005
PROTOKÓŁ
z kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Podlaskim Wojewódzkim Ośrodku Medycyny Pracy w Białymstoku ul. Marii Skłodowskiej-Curie 25, w dniach od 3.11.2005r. do 31.12.2005r., przez: Piotra Chrabołowskiego - inspektora w Departamencie Zdrowia Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego w Białymstoku, na podstawie upoważnienia Nr ZPS.I.0114/17/05 z dnia 2.11.2005r. i Alicji Pyłkowskiej inspektora w Departamencie Zdrowia Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego w Białymstoku, na podstawie upoważnienia Nr ZPS.I.0114/18/05 z dnia 2.11.2005 r.
ZAKRES KONTROLI
1) gospodarka finansowa
2) gospodarowanie mieniem
3) prowadzenie dokumentacji medycznej
4) rozliczenie dotacji na działalność statutową
1. CHARAKTERYSTYKA KONTROLOWANEJ JEDNOSTKI
Podlaski Wojewódzki Ośrodek Medycyny Pracy w Białymstoku zwany w dalszej części protokołu „Ośrodkiem”, jest samodzielnym publicznym zakładem opieki zdrowotnej posiadającym osobowość prawną. Postanowieniem Sądu Rejonowego w Białymstoku, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego został wpisany do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji, publicznych zakładów opieki zdrowotnej pod nr KRS: 0000003422. NIP 542-25-18-963 nadany w dniu 16 października 1998 roku przez Pierwszy Urząd Skarbowy w Białymstoku, REGON 050644543. Siedziba Ośrodka znajduje się w Białymstoku, przy ul. Marii Skłodowskiej-Curie 25.
1.2. Dyrektorem Ośrodka w dniu rozpoczęcia kontroli była lek. med. Hanna Żędzian-Piekarska, która sprawowała tę funkcję od dnia 01.12.2003 roku. Powierzenie tego stanowiska nastąpiło w drodze powołania Uchwałą Nr 58/670/03 Zarządu Województwa Podlaskiego z dnia 24 listopada 2003 roku na czas określony. Zarząd Województwa Podlaskiego Uchwałą Nr 89/1033/04 z dnia 26 maja 2004 roku przedłużył okres powołania na czas określony do 31 maja 2005 roku. Zarząd Województwa Podlaskiego Uchwałą Nr 142/1831/05 z dnia 27 kwietnia 2005 roku przedłużył okres powołania na czas określony do 30 listopada 2005 roku. Od 1.XII.2005r funkcję dyrektora pełni Ewa Komorowska powołana Uchwałą Nr 171/2242/05 Zarządu Województwa Podlaskiego z dnia 28 listopada 2005r.
1.3 Zastępstwo Dyrektora:
W schemacie organizacyjnym Ośrodka przewidziane jest stanowisko zastępcy dyrektora. Funkcję tą sprawuje Bogdan Bednarek zatrudniony od dnia 1 lutego 2005 roku.
1.4. Funkcję Głównego Księgowego do 28.02.2004 roku pełniła mgr Beata Karpowicz, zatrudniona na podstawie umowy o pracę z dnia 01.09.2003 r. na czas określony do 28.02.2004 roku. W dniu 01.03.2004 roku mgr Teresa Korzeniecka, zatrudniona na podstawie umowy o pracę z dnia 01.03.2004 r. na czas nieokreślony. W dniu 01.03.2004 roku główny księgowy przedstawił własne oświadczenie o niekaralności. W aktach osobowych Głównego księgowego figuruje zaświadczenie o niekaralności z dnia 24.06.1998 roku wystawione przez Ministerstwo Sprawiedliwości Krajowy Rejestr Karny punkt informacyjny KRK w Białymstoku przy Sądzie Okręgowym.
1.5. statut - zatwierdzony został Uchwałą Nr XX/138/2000 Sejmiku Województwa Podlaskiego z dnia 13 marca 200 roku, a ostatnia z
1.6. regulamin organizacyjny - wprowadzony Zarządzeniem Nr 7/2005 Dyrektora PWOMP z dnia 7 września 2005 roku.
1.7. regulamin wynagradzania -wprowadzony Zarządzeniem Nr 2/2004 Dyrektora PWOMP z dnia 5 marca 2004 roku.
1.8. regulamin pracy - wprowadzony Zarządzeniem Nr 7/2003 Dyrektora PWOMP z dnia 12 listopada 2003 roku.
1.9. regulamin porządkowy - wprowadzony Zarządzeniem Nr 8/2005 Dyrektora PWOMP z dnia 18 października 2005 roku.
1.10. W okresie objętym kontrolą, stan zatrudnienia w kontrolowanej jednostce, na dzień 31.12.2003r., 30.06.2004r., 31.12.2004r., 31.03.2005r. przedstawiał się następująco:
Tab. nr I
|
| 31.12.03 r. | 30.09.04 r. | 31.12.04 r. | 31.09.05 r. | ||||
| Pracownicy | Osoby | Etaty | Osoby | Etaty | Osoby | Etaty | Osoby | Etaty |
| 1)lekarze - um. o pracę | 10 | 9,5 | 5 | 5 | 7 | 5,57 | 7 | 5,77 |
| 2) pielęgniarki i położne | 9 | 9 | 6 | 6 | 6 | 6 | 8 | 8 |
| 3) administracyjni i ekonomiczni | 8 | 8 | 7 | 6,75 | 7 | 7 | 8 | 8 |
| Ogółem | 27 | 26,5 | 18 | 17,75 | 20 | 18,57 | 23 | 21,77 |
W tabeli nie uwzględniono rezydentów i stażystów.
1.11. Wyjaśnień w trakcie kontroli udzielali:
- Hanna Żendzian - Piekarska - Dyrektor Ośrodka
- Teresa Korzeniecka - główny księgowy,
oraz inni pracownicy w
1.12. Do zadań Ośrodka zgodnie ze statutem należy zapewnienie ludności zamieszkałej na obszarze działania Zakładu specjalistycznych świadczeń zdrowotnych w zakresie:
1) udzielania konsultacji podstawowym jednostkom medycyny pracy,
2) wykonywania kontroli podstawowych jednostek służby medycyny pracy i osób realizujących zadania tej służby poza zakładami opieki zdrowotnej w zakresie i w sposób określony w ustawie,
3) prowadzenia podyplomowego kształcenia z zakresu medycyny pracy, z wyjątkiem tych form, które z mocy odrębnych przepisów są zastrzeżone do kompetencji innych jednostek,
4) prowadzenia działalności diagnostycznej i orzeczniczej w zakresie chorób zawodowych,
5) rozpatrywania odwołań od orzeczeń lekarskich wydanych do celów przewidzianych w kodeksie pracy,
6) programowania działań z zakresu promocji zdrowia i udzielanie pomocy w realizacji tych zadań,
7) udzielania konsultacji i opiniowanie spraw dotyczących organizacji i funkcjonowania opieki zdrowotnej nad pracującymi oraz w innych sprawach związanych z ochroną zdrowia pracujących,
8) prowadzenia rejestrów zgłoszeń o podjęciu bądź zakończeniu działalności lekarza lub pielęgniarki w zakresie profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracującymi,
9) udzielania świadczeń zdrowotnych uzupełniających świadczenia związane z działalnością podstawowych jednostek medycyny pracy w oparciu o zawierane umowy cywilnoprawne.
Ośrodek realizuje następujące zadania własne samorządu województwa (zgodnie z ustawą z dnia 27 czerwca 1997 r. (Dz.U. Nr 96, poz. 593 z późn. zm.):
1) sprawowanie profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracującymi w szczególności przez:
- prowadzenie działalności konsultacyjnej, diagnostycznej i leczniczej w zakresie patologii zawodowej,
- prowadzenie czynnego poradnictwa w stosunku do chorych na choroby zawodowe lub inne choroby związane z wykonywaną pracą,
- wykonywanie szczepień ochronnych, niezbędnych w związku z wykonywaną pracą,
2) prowadzenie ambulatoryjnej rehabilitacji leczniczej uzasadnionej stwierdzoną patologią zawodową,
3) organizowanie i udzielanie pierwszej pomocy medycznej w nagłych zachorowaniach i wypadkach, które wystąpiły w miejscu pracy, służby lub pobierania nauki,
4) w stosunku do:
- kandydatów do szkół ponadpodstawowych i ponadgimnazjalnych lub wyższych, uczniów tych szkół oraz studentów którzy w trakcie praktycznej nauki zawodu są narażeni na działanie czynników szkodliwych, uciążliwych lub niebezpiecznych dla zdrowia,
- uczestników studiów doktoranckich, którzy w trakcie studiów narażeni są na działanie czynników szkodliwych, uciążliwych lub niebezpiecznych dla zdrowia ocena możliwości wykonywania pracy lub pobierania nauki uwzględniającą stan zdrowia i zagrożenia występujące w miejscu pracy lub nauki oraz inne zadania wymienione w ustawie,
5) profilaktyczna opieka zdrowotna sprawowane w odniesieniu do osób świadczących pracę w czasie odbywania kary pozbawienia wolności w zakładach karnych, przebywania w aresztach śledczych lub wykonujących pracę w ramach kary ograniczenia wolności, jeżeli obowiązek objęcia opieką profilaktyczną nie spoczywa na pracodawcy.
II. GOSPODARKA FINANSOWA
2. SYSTEM KONTROLI
Aktualna książka kontroli przeprowadzanych przez instytucje zewnętrzne w Ośrodku została założona w dniu 16.10.1979 r. Obecna kontrola jest wpisana pod numerem 6.
2.1. W okresie 2004 roku przeprowadzonych zostało 5 kontroli podstawowych jednostek medycyny pracy przez Ośrodek.
2.2. W okresie trzech kwartałów 2005 roku przeprowadzonych zostało 28 kontroli podstawowych jednostek medycyny pracy przez Ośrodek. Kontroli poddano 5 protokołów z kontroli podstawowych jednostek służby medycyny pracy. Najważniejszymi nieprawidłowościami w ocenie kontrolerów był brak badań psychotechnicznych, badania widzenia zmierzchowego i wrażliwości na olśnienia u kierowców autobusów (protokół nr 20/1J/248/9175388) oraz brak badania psychologicznego i psychiatry w pracy z bronią palną (protokół nr 20/1/91/1171536). Dyrektor Ośrodka w dniu 04 listopada 2005 roku poinformowała Wojewodę Podlaskiego o stwierdzonych rażących uchybieniach, które mogą stanowić poważne zagrożenie dla użytkowników ruchu drogowego.
2.3. W ośrodku przepisy dotyczące wewnętrznej regulacji obiegu i kontroli dowodów księgowych, wprowadzono w życie zarządzeniem Nr 9/2005 Dyrektora Ośrodka z dnia 18 października 2005 roku. W instrukcji w sprawie obiegu i ustalenia instrukcji dokumentów finansowo - księgowych określono:
a) rodzaje dokumentów - dowody własne zewnętrzne oraz własne wewnętrzne - przyjętych do stosowania z określeniem nazwy, symbolu oraz wzoru,
b) operacje gospodarcze, do udokumentowania których służą poszczególne dokumenty finansowo - księgowe,
c) harmonogram spływu dokumentów finansowo - księgowych określający:
- miejsce powstania określonego dokumentu,
- liczbę wystawianych egzemplarzy dokumentu,
- miejsce przekazania każdego egzemplarza dowodu,
- terminy dostarczenia dokumentów do poszczególnych komórek organizacyjnych,
Ponadto w trakcie kontroli stwierdzono, że:
a) w instrukcji określono - nie imiennie - a stanowiskami upoważnienia do:
- sprawdzania poszczególnych rodzajów dowodów pod względem merytorycznym,
- sprawdzenia dokumentów pod względem formalnym i rachunkowym,
- zatwierdzenia dowodów księgowych do zapłaty.
b) do instrukcji nie załączono wzorów podpisów osób upoważnionych do sprawdzania i zatwierdzania dowodów,
c) określono terminy przekazania poszczególnych dokumentów do komórek merytorycznych.
d) nie stwierdzono dokumentu potwierdzającego zapoznanie sie pracowników z przepisami instrukcji,
2.4. Ośrodek nie posiada Regulaminu Kontroli Wewnętrznej, który wymagany jest w jednostce finansów publicznych przez zapis art. 35 ust. 1 i 2 Ustawy o finansach publicznych.
2.5. Zasady Rachunkowości. Na podstawie ustawy z dnia 29.09.2004 r. o rachunkowości (Dz.U. z 1994 roku Nr 121. poz. 591). Dyrektor Ośrodka wydał Zarządzenie Wewnętrzne nr 7/98 Dyrektora WOMP z dnia 1.X.1998r, oraz Zarządzenie Nr 3/2002 Dyrektora PWOMP z dnia 24.I.2002 w sprawie zakładowego planu kont. W zasadach rachunkowości określono: rok obrotowy, okresy sprawozdawcze, metody wyceny aktywów i pasywów, sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych w tym: zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz wykaz oprogramowań funkcjonujących w Księgowości i zakładowy plan kont.
2.6. Kalkulacja kosztów. Ewidencja kosztów wg kryterium rodzajowego prowadzona jest zgodnie z § 2 ust. 2 rozporządzenia Ministra Zdrowia i Opieki Społecznej z dnia 22 grudnia 1998 r. w sprawie szczególnych zasad rachunku kosztów w publicznych zakładach opieki zdrowotnej (Dz.U. Nr 164, poz. 1194). Zgodnie z ww. rozporządzeniem, Ośrodek ma wyodrębnione ośrodki kosztów działalności podstawowej, działalności pomocniczej oraz ośrodki kosztów zarządu. Wycena kosztów procedur medycznych wyliczona została we własnym zakresie.
2.7. Zakres czynności
Kontrolą objęto zakresy czynności 12 pracowników Ośrodka obejmujących stanowiska: z-cy dyrektora, głównego księgowego, księgowości, sekretarki, asystentki ds. administracyjno-gospodarczych, lekarzy i pielęgniarek. Kontrola wykazała, iż pracownicy zatrudnieni w Ośrodku posiadają aktualne zakresy czynności. Dokumentacja ta jest dostosowana do stanu faktycznego i podejmowanych prac.
3. KSIĘGOWOŚĆ
3.1. Stan i kompletność urządzeń księgowych. W ramach tego zagadnienia dokonano analizy przedłożonych do sprawdzenia ksiąg rachunkowych pod kątem ich kompletności i zgodności z wymogami Ustawy o rachunkowości. Jednostka kontrolowana posiada wykaz ksiąg rachunkowych stosownie do wymogów art. 10 ust. l w związku z wymogami art. 13 ust. l ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. Nr 121, póz. 591 z późn. zm.). Dowody księgowe będące podstawą zapisów księgowych były sprawdzane pod względem formalno-rachunkowym oraz zatwierdzone do wypłaty.
3.2. Dyrektor Ośrodka, Zarządzeniem Nr 25/2001 z dnia 28.12.2001r. w sprawie ustalenia dokumentacji przyjętych zasad rachunkowości w § 2 ust 2 wprowadził Zakładowy plan kont. Załącznik Nr 1 do ww. zarządzenia zawiera wykaz kont księgi głównej - ewidencję syntetyczną, Załącznik Nr 2 do ww. zarządzenia w sposób szczegółowy opisuje konta. Załącznik nr 3 opisuje programy komputerowe, nato
3.3. Na dzień przeprowadzania kontroli Ośrodek posiadał uregulowania wynikające z art. 10 ust.1 pkt. 3 b i c Ustawy o rachunkowości - to znaczy Dyrektor jednostki ustalił w formie pisemnej nazwy systemu, wykazu programów oraz aktualizował dokumentację dotyczącą funkcjonującego systemu przetwarzania danych wraz z wersją oprogramowania i datą rozpoczęcia eksploatacji. Sporządzono także wykaz zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe z określeniem ich struktury i wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych.
3.4. Księgi rachunkowe prowadzone są w systemie finansowo-księgowym „FK” opracowanym i wdrożonym przez firmę ETOB. Dane rejestrowane w systemie grupowane są według rodzajów dokumentów. Z systemu emitowane są dzienniki, księga główna, księgi pomocnicze, zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych. Wydruki z ksiąg drukowane są obowiązkowo na koniec każdego miesiąca oraz każdorazowo w zależności od potrzeb.
3.5. Program Finansowo-Księgowy, Płace, Rejestry VAT i Faktury posiadają szczegółowe instrukcje obsługi, dostarczone przez firmę ETOB, w której zostały zakupione, która prowadzi nadzór autorski i konserwację systemów.
3.6. W stosowanych programach obowiązuje archiwizowanie danych, które odbywa się po zakończeniu pracy każdego dnia na dysku głównym, oraz dodatkowo 3 razy w tygodniu dane są archiwizowane na innych nośnikach informacji (płytki CD).
4. ZOBOWIĄZANIA I NALEŻNOŚCI
4.1. W zakresie rozrachunków zbadano zasadność sald występujących na kontach rozrachunkowych na dzień 31.12.2004r. oraz na dzień 30.09.2005r. Czynności dokonano opierając się na urządzeniach księgowych oraz dokumentach źródłowych.
4.2. Stan zobowiązań na dzień 31.12.2004r. (wg bilansu) wynosi ogółem 66.593,85 zł
4.2.1. konto 201 „Rozrachunki z odbiorcami” - 140,00 zł
4.2.2. konto 202 „Rozrachunki z dostawcami”- 11.958,13 zł
4.2.2. konto 220 „Rozrachunki publiczno-prawne”- 8.870,53 zł
4.2.3. konto 229 „Rozrachunki z tyt.ZUS” - 25.113,49 zł
4.2.4. konto 230 „Rozrachunki z tyt .wynagrodzeń” - 13.629,40 zł
4.2.5. konto 850 „ZFŚS” - 6.882,30 zł
4.3. Stan należności na dzień 31.12.2004r. (wg bilansu) wynosi ogółem 51.621,14 zł.
4.3.1.konto 201”Rozrachunki z odbiorcami”- 47.791,37 zł
4.3.2.konto 228 „Pozostałe potrącenia”- 77,70 zł
4.3.3.konto 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”- 1.542,07 zł
4.3.4.konto 249 „Rozrachunki z tyt. pożyczek ZFŚS”- 2.210,00 zł
4.4. Stan zobowiązań na dzień 30.09.2005r. wynosi ogółem 36.766,64 zł składają się na to następujące zobowiązania:
4.4.1.konto 202„Rozrachunki z dostawcami” - 1.811,70 zł
4.4.2.konto 220 „Rozrachunki publiczno-prawne”- 7.975,43 zł
4.4.3.konto 229„Rozrachunki z tyt. ZUS”- 26.979,51 zł
4.5 Stan należności na dzień 30.09.2005r wynosi ogółem 67.959,68 zł
4.5.1 konto 201„Rozrachunki z odbiorcami” - 62.919,31 zł
4.5.2 konto 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” 3.748,37 zł
4.5.3 konto 249 „Rozrachunki z tyt. pożyczek ZFŚS” 1.292,00 zł
5. GOSPODARKA PIENIĘŻNA
5.1. Prawidłowość gospodarki pieniężnej, tj. terminowość i kompletność udokumentowania obrotów kasowych i bankowych oraz ewidencjonowanie do urządzeń księgowych zbadano opierając się na losowo wybranych dokumentach sporządzonych w okresie całego 2004 i stycznia-września 2005 roku. Badaniem objęto dowody księgowe:
2004 r. za miesiące:
kwiecień maj (tj. od póz. 221 do póz. 1125),
wrzesień (tj. od póz.545 do póz. 2066),
2005 r. za miesiące:
styczeń, luty, (tj. od póz. l do póz. 392),
kwiecień (tj. od póz. 237 do póz. 1498),
5.1.1. Na podstawie wyrywkowej kontroli dokumentów stwierdzono, że przychody do kasy otrzymane od wpłacających udokumentowane są formularzami powszechnego użytku, tzw. drukami KP. Wydatki zostały dokumentowane dowodami rozchodowymi, drukami KW i innymi dokumentami. Wszystkie obroty gotówkowe rejestrowane są na koncie 101-kasa. Na koncie 149 - „środki pieniężne w drodze” są rejestrowane obroty kasowe. Pogotowie kasowe w Ośrodku zostało ustalone w dniu 4.01.1996 roku przez Dyrektora Ośrodka w wysokości 1.000 zł. Analiza 11 protokołów z kontroli gotówki w kasie sporządzonych w PWOMP wykazała przekroczenie stanu pogotowia kasowego w 10 przypadkach.
5.2. Za stan gotówki w kasie odpowiada inspektor ds. finansowych, który w dniu 01.07.2004r. złożył oświadczenie o odpowiedzialności materialnej za powierzone wartości. Obecnie kasę PWOMP prowadzi gł. Księgowa.
5.3. Podczas nieobecności w pracy starszego kasjera zastępuje go M. S specjalista ds. obrotu pieniężnego, który w dniu 07.08.1997r. złożył oświadczenie o odpowiedzialności materialnej za powierzone wartości.
5.4. Kontrolą objęto obrót: na rachunkach bankowych, sposób ewidencjonowania operacji oraz ciągłość sald na podstawie wyciągów bankowych i załączonych do nich poleceń przelewów, czeków gotówkowych i innych dokumentów stanowiących dowody obrotów środkami na rachunkach bankowych. Nieprawidłowości w tym zakresie nie stwierdzono.
5.5. Ośrodek w okresie objętym kontrolą posiada podstawowy rachunek bankowy prowadzony przez KB S.A. II O/Białystok. Stan rachunku na dzień 31.12.2004r. był następujący:
5.5.1. rachunek bieżący- 131 82.318,36, zł
5.5.2. rachunki pomocniczy - 133 763,49 zł
5.7. Rachunek Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych prowadzony jest na rachunku bankowym prowadzonym przez Bank KB S.A. II O/Białystok
5.7.1. rachunek ZFŚS 135 12.117,34 zł
5.9. Łączna kwota środków pieniężnych posiadanych przez Ośrodek wyniosła 97.386,40 zł i odpowiada kwocie środków w kasie i na rachunku bankowym przedstawionym w bilansie za rok 2004.
5.10. Stany środków na rachunkach na dzień 31.12.2004r. wynikające z ewidencji księgowej były zgodne ze stanem bankowym, dowodem czego były uzyskane z Oddziału Banku potwierdzenia sald bankowych.
5.11. Stan rachunków bankowych prowadzonych przez KB S.A. II O/Białystok na dzień 30.09.2005r. były następujący:
5.11.1. rachunek bieżący 131 44.420,82 zł
5.11.2. rachunek lokat bankowych 132 100.000,00 zł
5.13. Rachunek Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych prowadzony jest na rachunku bankowym prowadzonym przez KB S.A. II O/Białystok.
5.13.1. rachunek ZFŚS 135 7.593,63 zł
5.15. Stan środków pieniężnych w kasie 101 612,27 zł
5.16. Łączna kwota środków pieniężnych posiadanych przez Ośrodek wyniosła 152.635,72 zł i odpowiada kwocie środków na rachunku bankowym (konto 132 i 133) przedstawionym w sprawozdaniu finansowym Ośrodka za okres 9 miesięcy 2005 roku.
6. GOSPODARKA MAJĄTKIEM TRWAŁYM
6.1. Ewidencja szczegółowa środków trwałych do k-ta 010 prowadzona jest ręcznie w księgach inwentarzowych . Wartość brutto środków trwałych na dzień 01.01.2004r., wynosiła 204.002,60 zł, na koniec 2004 roku 242.320,69 zł.
6.1.1 Z
Tab nr. 2
| Nazwa grupy majątku trwałego | Wartość nabycia | ||||
| Stan na 01.01.2004r | Zwiększenie /+/ | Zmniejszenie /-/ | Korekty | Stan na 31.12.2004r | |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
| Grunty | 0,00 | 0,00 | 0,00 | 0,00 | 0,00 |
| Budynki i budowle | 30.528,09 | 0,00 | 0,00 | 0,00 | 30.528,09 |
| Maszyny i urządzenia tech. | 66.910,98 | 12.749,00 | 3.400,14 | 0,00 | 76.259,84 |
| Środki transportu | 0,00 | 0,00 | 0,00 | 0,00 | 0,00 |
| Pozostałe środki trwałe | 106.563,53 | 57.192,58 | 28.223,35 | 0,00 | 135.532,76 |
| Środki trwałe w budowie | 0,00 | 0,00 | 0,00 | 0,00 |
|
Inwestycje w obcym środku trwałym |
| 0,00 | 0,00 | 0,00 |
|
Razem | 204.002,60 | 69.941,58 | 31.623,49 |
| 242.320,69 |
6.2. W zakresie środków trwałych sprawdzono prawidłowość i kompletność zarejestrowania przychodów i rozchodów a także prawidłowość umarzania środków trwałych. Amortyzacja środków trwałych naliczana jest w okresach miesięcznych.
6.3. Pozostały majątek Ośrodka stanowią pozostałe środki trwałe ewidencjonowane na koncie 013. Szczegółowa ewidencja prowadzona jest w księgach inwentarzowych
7. PLANY FINANSOWE I ICH REALIZACJA
7.1. W ramach tego zagadnienia sprawdzono prawidłowość opracowania projektu planu finansowego oraz wprowadzania z
7.2. Plan finansowy został pozytywnie zaopiniowany Uchwałą Nr 3/2004 Rady Społecznej z dnia 8 czerwca 2004 roku. w sprawie zaopiniowania planu finansowo-inwestycyjnego na 2004r.
| Lp. | Wyszczególnienie | Plan na 2004 | wykonanie | % wykonania planu finansowego |
| A. | Przychody ze sprzedaży i zrównane z nimi | 740.000- | 1.019.269,60 | 137 |
| I. Przychody ze sprzedaży usług w tym: - z Podlaskiego Funduszu Zdrowia - z Ministerstwa Zdrowia | 1.355,-
1.355,- | 1.355,-
1.355,- | 100
100 | |
| II. Przychód ze sprzedaży usług medycznych | 738.645,- | 1.017.914,60 | 137 | |
| III. Koszt wytworzenia świadczeń na własne potrzeby jednostki | 0,- | 0,- | 0 | |
| B. | Koszty działalności operacyjnej | 1.091.000,- | 1.096.077,75 | 100 |
| I. Wartość sprzedanych towarów i materiałów (dot. poz. A II) | 0,- | 0,- | 0 | |
| II. Zużycie materiałów i energii: | 63.600,- | 57.216,36 | 89 | |
| - Leków | 4.800,- | 1.376,86 | 28 | |
| - Żywności | 0,- | 0,- | 0 | |
| - sprzętu jednorazowego użytku | 0,- | 0,- | 0 | |
| - odczynników chemicznych i materiałów diagnostycz. | 9.600,- | 3.403,86 | 35 | |
| - energii elektrycznej | 0,- | 0,- | 0 | |
| - energii cieplnej | 0,- | 0,- | 0 | |
| III. Usługi obce | 202.800,- | 223.741,24 | 110 | |
| - kontrakty | 0,- | 0,- | 0 | |
| - Transportowe | 2.400,- | 453,69 | 0 | |
| - medyczne obce | 69.600,- | 73.252,- | 105 | |
| IV. Podatki i opłaty | 0,- | 2.064,38 |
| |
| V. Wynagrodzenia | 797.200,- | 770.366,91 | 96 | |
| VI. Świadczenia na rzecz pracowników | 17.600,- | 16.676,92 | 94 | |
| VII. Amortyzacja | 8.000,- | 8.903,12 | 111 | |
| VIII. Pozostałe - ubezpieczenia OC i majątkowe | 6.000,- | 7.384,- | 123 | |
| C. | Zysk / strata ze sprzedaży ( A - B ) | -351.000,- | -76.808.15 | 21 |
| D. | Pozostałe przychody operacyjne | 584.000,- | 637.789,61 | 109 |
| I. Przychody z tyt. Zbycia składników majątku trwałego | 0,- | 4.608,- |
| |
| II. Dotacje | 580.000,- | 630.000,- | 108 | |
| III. Pozostałe przychody operacyjne | 4.000,- | 3.181,61 | 79 | |
| E. | Pozostałe koszty operacyjne | 7.200,- | 15.636,54 | 217 |
| I. Wartość zbytych składników majątku trwałego | 0,- | 0,- | 0 | |
| II. Pozostałe koszty operacyjne | 7.200,- | 15.636,54 | 217 | |
| F. | Zysk / strata na działalności operacyjnej ( C+D-E ) | 225.800,- | 545.344,92 | 241 |
| G. | Przychody finansowe | 0,- | 1.203,39 |
|
| I. Odsetki uzyskane | 0,- | 1.203,39 |
| |
| II. Pozostałe przychody finansowe | 0,- | 0,- | 0 | |
| H. | Koszty finansowe | 0,- | 24.960,89 |
|
| Odpisy aktualizujące wartość finansowego majątku trwałego oraz Krótkotrwałych papierów wartościowych Odsetki do zapłacenia Pozostałe | 0,-
0,- 0,- | 0,-
24.960,89 0,- | 0
0 0 | |
| I. | Zysk / strata brutto na działalności gospodarczej ( F+G-H ) | 225.800,- | 521.587,42 | 230 |
| J. | Zyski nadzwyczajne |
|
|
|
| K. | Straty nadzwyczajne |
|
|
|
| L. | Zysk / strata brutto ( I+J-K ) | 225.800,- | 521.587,42 | 230 |
| M. | Obowiązkowe obciążenia wyniku finansowego Podatek dochodowy Pozostałe obowiązkowe obciążenia wyniku finansowego | 0,- 0,- 0,- | 0,- 0,- 0,- | 0 0 0 |
| N. | Zysk / strata netto ( L-M ) | 225.800,- | 521.587,42 | 230 |
8. BHP
8.1. Art. 23711 § 2 i 3 Kodeksu Pracy obliguje pracodawcę do podjęcia działań określających stworzenie struktury BHP w podległej mu jednostce. Zgodnie z treścią § 2 ust. 1 pkt 3 Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 2 września 1997 r. w sprawie służby bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz.U. Nr 109, poz. 704), pracodawca zobligowany jest do przeprowadzenia, co najmniej raz w roku okresowych analiz stanu bezpieczeństwa i higieny pracy. Analizy te mogą zawierać propozycje przedsięwzięć technicznych i organizacyjnych mających na celu zapobieganie zagrożeniom życia i zdrowia pracowników oraz poprawę warunków pracy.
8.2. W dniu 12 maja 2005 roku Zarządzeniem Nr 19/2005 powołana została Komisja celem dokonania okresowej kontroli, przeprowadzanej, co najmniej raz w roku, obiektów Szpitalnych (dzierżawionych przez Ośrodek). Przegląd polegał na sprawdzeniu stanu technicznego: elementów budynku, budowli, instalacji narażonych na szkodliwe wpływy atmosferyczne i niszczące działanie czynników występujących podczas użytkowania obiektu, oraz instalacji i urządzeń służących ochronie środowiska i instalacji gazowych i przewodów kominowych.
9. ZAKŁADOWY FUNDUSZ ŚWIADCZEŃ SOCJALNYCH
9.1. Sprawdzono prawidłowość dokonania odpisów na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych. Łączny odpis Funduszu na rok 2004 wynosił 14.609,28 zł. a po korekcie 13.391,89 zł. W kontrolowanej jednostce istnieją źródłowe dowody dokumentujące sposób naliczenia odpisów na ZFŚS.
9.2. Ośrodek posiada regulamin ZFŚS opracowany na podstawie art. 8 ust. 2 Ustawy
o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych z dnia 4 marca 1994r. (Dz.U. z 1996r. Nr 70, poz. 335 z późniejszymi z
9.3. W Ośrodku w 2005 roku naliczono 13.763,10 zł odpis na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych.
9.4. Ośrodek przekazał w ustawowym terminie tj. do 30 maja 2005 roku 75% naliczonego odpisu Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych na 2005 rok.
II. GOSPODAROWANIE MIENIEM
10. ZARZĄDZANIE MIENIEM
10.1. Gospodarowanie mieniem. Na dzień 31.12.2004 Ośrodek nie posiadał własnej siedziby, tylko dzierżawił pomieszczenia o powierzchni 466,75 m2 od Samodzielnego Publicznego Zakładu Opieki Zdrowotnej Wojewódzkiego Szpitala Zespolonego im. J. Śniadeckiego w Białymstoku.
10.2. Inwentaryzacja mienia. Ośrodek posiada instrukcję inwentaryzacyjną opracowaną na podstawie ustawy z dnia 29.09.1994r. (Dz.U. Nr 121, poz. 591 z późniejszymi z
10.2.1. w drodze spisu z natury:
- gotówka w kasie,
- środki trwałe na dzień,
- pozostałe środki trwałe.
10.2.2. w drodze potwierdzenia sald:
- rozrachunki z odbiorcami na 31.12.2004 r. i dostawcami na dzień 30.11. środki na rachunkach bankowych na dzień 31.12.2004 r.,
10.2.3. Arkusze spisu z natury składników majątkowych Ośrodka zostały ponumerowane, podpisane przez osoby materialnie odpowiedzialne. Różnic inwentaryzacyjnych nie stwierdzono.
Wykorzystanie sprzętu wysokospecjalistycznego.
11.1. Departament Zdrowia i Polityki Społecznej pismem ZPS.I.8027-64/08/99 z dnia 3 sierpnia 1999 roku zobowiązał zakłady opieki zdrowotnej, dla których organem założycielskim jest województwo podlaskie do przesyłania kwartalnych informacji dotyczących wykorzystania specjalistycznego sprzętu medycznego zgodnie z podanym wzorem formularza.
11.2. Analizie wykorzystania poddano kontrastometr BA - 4 (nyktometr) oraz Perymetr komputerowy AP 100.
11.2.1. Kontrastometr BA - 4 (nyktometr) spełnia wszystkie wymagania dotyczące badania kierowców do prowadzenia pojazdów w warunkach nocnych. Jest zaprogramowanym urządzeniem przeznaczonym do badania widzenia kontrastowego oraz wrażliwości na olśnienie. Kontrastometr jest stosowany w przypadkach podejrzenia schorzeń rogówki, kanalików i płynu łzowego, powiek, nieprzezierności ciała szklistego, soczewki, uszkodzeń siatkówki oraz nerwu wzrokowego. Kontrastometr jest dostępny w poradni okulistycznej w godz. 8 - 1535. w siedzibie Ośrodka. Za okres trzech kwartałów 2005 roku przeprowadzono na nim 988 badań.
11.2.2. Perymetr komputerowy AP 100 pozwala na dokładne zbadanie pola widzenia, co ma istotne znaczenie przy badaniu kierowców oraz w profilaktyce jaskry. Perymetr jest dostępny w poradni okulistycznej w godz. 8 - 1535. w siedzibie Ośrodka. Za okres trzech kwartałów 2005 roku przeprowadzono na nim 104 badania.
11.2.3. Nie stwierdzono wyznaczania kolejek na badanie wzroku przy użyciu ww. aparatów.
III. PROWADZENIE DOKUMENTACJI MEDYCZNEJ
W świetle Rozporządzenia Ministra Zdrowia i Opieki Społecznej z dnia 15 kwietnia 1997 r. w sprawie rodzajów dokumentacji medycznej służby medycyny pracy oraz sposobu jej prowadzenia i przechowywania - dokumentacja medyczna służby medycyny pracy w zakresie profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracującymi obejmuje:
1) dokumentację medyczną indywidualną, którą stanowią:
a) karta badania profilaktycznego,
b) wkładka do karty badania profilaktycznego,
c) wkładka do dokumentacji lekarza rodzinnego przeprowadzającego badanie profilaktyczne,
2) dokumentację medyczną zbiorczą, którą stanowią:
a) rejestr zaświadczeń lekarskich wydawanych do celów określonych w art. 6 ust. l pkt 2 lit. b) ustawy z dnia 27 czerwca 1997 r. o służbie medycyny pracy, zwanej dalej "ustawą", - wydano 1300 (zaświadczenia dla kierowców)
b) rejestr zaświadczeń lekarskich wydawanych do celów określonych w art. 6 ust. 1 pkt 2 lit. c) ustawy,
· 5 500 zaświadczeń (uczniowie, studenci, doktoranci)
· 727 zaświadczeń (więźniowie)
c) księga przeprowadzonych kontroli, - w 2005 r. przeprowadzono 5 kontroli
d) księga podejrzeń oraz rozpoznań chorób zawodowych, - rozpoznano 91
e) księga udzielonych konsultacji, - udzielono 4 konsultacje
f) księga odwołań od treści zaświadczeń wydanych do celów określonych w art. 6 ust. 1 pkt 2 lit. b) i c) ustawy, - rozpatrzono 67 odwołań
g) księga wizytacji stanowisk pracy - przeprowadzono 4 wizytacje.
Losowo wybrane indywidualne karty pacjentów były prowadzone zgodnie z cytowanym rozporządzeniem i ewidencjonowane w dokumentacji zbiorowej.
Pomieszczenie, w jakim znajduje się rejestracja służy przede wszystkim do zbierania wywiadu i badania wstępnego (waga, wzrost, RR, badanie wzroku), służy również do przechowywania dokumentacji. Rejestracja jest ciasna i niedostosowana do potrzeb.
Kwalifikacje personelu:
Zadania wynikające z ustawy o służbie medycyny pracy w jednostce realizuje zespół 8 pielęgniarek pod kierunkiem pielęgniarki koordynującej. Wszystkie pielęgniarki posiadają ukończony kurs pielęgniarek środowiskowych w miejscu pracy. Ponadto pielęgniarki dysponują ukończonymi kursami kwalifikacyjnymi z zakresu szczepień ochronnych wykonywania EKG i badań audiologicznych oraz pielęgniarek szkolnych w środowisku.
Dostępność: jednostka pracuje od poniedziałku do piątku od godz. 7.00 do 18.00 (lekarze specjaliści medycyny pracy, pielęgniarki)
- Poradnia Laryngologiczno - Foniatryczna z Pracownią Audiologiczną pracuje od 7.00 do 14.15 raz w tygodniu do godz. 18.00
- Poradnia Okulistyczna pracuje od 7.00 do 14.15 raz w tygodniu do godz. 18.00
- Psychiatra poniedziałek, środa, piątek od godz. 13.00 wg potrzeb
- Badania laboratoryjne można wykonać codziennie w laboratorium SP ZOZ Wojewódzkiego Szpitala Zespolonego im. J. Śniadeckiego, na którego terenie znajduje się jednostka.
- Diagnostykę obrazową - w pracowni RTG przy Izbie Przyjęć Chirurgii Dorosłych ww. Szpitala.
- Konsultacje specjalistów z innych dziedzin medycyny potrzebnych do wydania orzeczenia można również uzyskać w Wojewódzkiej Przychodni Specjalistycznej wspomnianego szpitala
Wszystkie poradnie i gabinety diagnostyczne mieszczą się na parterze i są przystosowane do potrzeb osób niepełnosprawnych.
ROZLICZENIE DOTACJI NA DZIAŁALNOŚĆ STATUTOWĄ
Zarząd Województwa Podlaskiego w dniu 18 stycznia 2005 roku zawarł porozumienie, w którym ustalono zasady dotowania Ośrodka celem dofinansowania realizacji zadań określonych w art. 15 ust.1 ustawy z 27.06.97r. o służbie medycyny pracy (Dz.U. Nr 96 poz. 593 z póź. zm.) Zarząd przyznał Ośrodkowi kwotę w wysokości 580.000 zł. Całkowity koszt zadań wykonanych przez Ośrodek na realizację zadań statutowych wyniósł 1.121.501,06 zł. Różnicę pomiędzy kwotą otrzymaną od Zarządu Województwa a wydatkowaną tj. 541.501,06 zł Ośrodek pokrył z prowadzonej działalności komercyjnej. Rozliczenie wykonania zadań, których koszty zostały pokryte ze środków pochodzących z dotacji na 2004 rok przedstawia załącznik Nr 1 do protokołu.
Rozliczenie udzielonej dotacji w rozbiciu na koszty w układzie rodzajowym. Przedstawia załącznik nr 2 do protokołu. Dane przedstawione w załączniku nr 2 są w kalkulacyjnym układzie kosztów, w skład, którego wchodzi: Centrum Profilaktyczne, Poradnia Chorób Zawodowych, Dział Organizacji Nadzoru i Statystyki wraz z narzutami na administracje.
Podsumowanie i wnioski
1. Spośród skontrolowanych wewnętrznych aktów prawnych stwierdzono nieprawidłowości polegające na braku Regulaminu kontroli wewnętrznej, który wymagany jest w jednostce sektora finansów publicznych.
- opracować Regulamin kontroli wewnętrznej.
2. Do instrukcji regulującej obieg i kontrole dokumentów księgowych wprowadzonych z życie Zarządzeniem Nr 9/2005 Dyrektora Ośrodka z dnia 18 października 2005 roku nie załączono wzorów podpisów osób upoważnionych do sprawdzania i zatwierdzania dowodów jak również nie stwierdzono dokumentu potwierdzającego zapoznanie się pracowników z przepisami ww. instrukcji regulującej obieg i kontrole dokumentów księgowych.
- do instrukcji regulującej obieg i kontrole dokumentów księgowych dołączyć wzory podpisów.
3. Spośród skontrolowanych 11 protokołów z kontroli gotówki w kasie, stwierdzono 10 przypadków przekroczenia kwoty „pogotowia kasowego”. W czasie trwania kontroli pouczono Dyrektora Ośrodka o konieczności dostosowania kwoty pogotowia kasowego do rzeczywistych obrotów w kasie.
- dostosować kwotę pogotowia kasowego do rzeczywistych obrotów w kasie.
4. Nieprawidłowością jest prowadzenie kasy jednostki sektora finansów publicznych przez głównego księgowego. Ta sama osoba nie może wydawać i jednocześnie wypełniać dyspozycji do obrotu środkami pieniężnymi.
- przekazać prowadzenie kasy innej osobie niż głównemu księgowemu.
5. Kontrolujący stwierdzili przekroczenie kosztów w porównaniu z planem finansowym na rok 2004 zaopiniowanym pozytywnie Uchwałą Nr 3/2004 Rady społecznej z dnia 8 czerwca 2004 roku.
- na bieżąco monitorować wykonanie planu finansowego.
6. Okazana dokumentacja medyczna służby medycyny pracy w zakresie profilaktycznej opieki nad pracującymi jest zgodna z Rozporządzeniem Ministra Zdrowia i opieki Społecznej z dnia 15 kwietnia 1997 r. w sprawie rodzajów dokumentacji medycznej służby medycyny pracy oraz sposobu jej prowadzenia i przechowywania.
7. W latach następnych należy zwiększyć zakres kontroli podstawowych jednostek medycyny pracy.
- zwiększyć zakres kontroli.
Dyrektor Ośrodka został poinformowany o przysługujących mu uprawnieniach:
1.Jeżeli przed podpisaniem protokołu kontroli kierownik jednostki kontrolowanej lub główny księgowy zgłaszają zastrzeżenia, co do jego treści, kontrolujący dodatkowo bada zasadność tych zastrzeżeń i w uzasadnionych wypadkach uzupełnia lub koryguje protokół.
2. Jeżeli kierownik lub główny księgowy jednostki kontrolowanej odmawiają podpisania protokołu kontroli, są obowiązani złożyć pisemne wyjaśnienie przyczyn odmowy.
3. Protokół kontroli, którego podpisania omówił kierownik jednostki kontrolowanej, podpisuje kontrolujący, czyniąc w protokole wz
4. Odmowa podpisania protokołu nie stanowi przeszkody do wszczęcia postępowania pokontrolnego.
Dyrektor Ośrodka
............................................
Główny Księgowy
Podpisy osób kontrolujących:
...........................................
1)............................................
2)............................................