Kontrola w Wojewódzkim Ośrodku Profilaktyki i Terapii Uzależnień w Łomży
PROTOKÓŁ
z kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Wojewódzkim Ośrodku Profilaktyki i Terapii Uzależnień, ul. Rybaki 3 w Łomży, w dniach od 02.10.2006r. do 02.11. 2006 r., przez: Halinę Ciura - inspektora w Departamencie Zdrowia, Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego w Białymstoku, na podstawie upoważnienia Nr 33/06 z dnia 29.09.2006 r., Alinę Pyłkowską - inspektora w Departamencie Zdrowia, Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego w Białymstoku, na podstawie upoważnienia Nr 34/06 z dnia 29.09.2006 r., Piotra Chrabołowskiego - inspektora w Departamencie Zdrowia, Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego w Białymstoku, na podstawie upoważnienia Nr 35/06 z dnia 29.09.2006 r.,
ZAKRES KONTROLI
1) działalność i dostępność do udzielanych świadczeń,
2) gospodarka finansowa,
3) gospodarowanie mieniem,
I. CHARAKTERYSTYKA KONTROLOWANEJ JEDNOSTKI, DZIAŁALNOŚĆ I DOSTĘPNOŚĆ DO UDZIELANYCH ŚWIADCZEŃ
1.1 Wojewódzki Ośrodek Terapii Uzależnień w Łomży zwany w dalszej części protokołu „Ośrodkiem”, jest samodzielnym publicznym zakładem opieki zdrowotnej posiadającym osobowość prawną. Postanowieniem Sądu Rejonowego w Białymstoku, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego został wpisany do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji, publicznych zakładów opieki zdrowotnej pod nr KRS 0000057256. NIP 718-16-38-364 nadany przez Urząd Skarbowy w Łomży, REGON 450199332. Siedziba Ośrodka znajduje się w Łomży, przy ul. Rybaki 3.
1.2. Dyrektorem Ośrodka od 1 lutego 1992 roku jest Paweł Kołakowski psycholog kliniczny, specjalista psychoterapii uzależnień.
1.3 Zastępstwo Dyrektora:
W obowiązującym schemacie organizacyjnym Ośrodka brak jest stanowiska zastępcy dyrektora. W razie nieobecności w pracy Dyrektora, zastępstwo sprawuje pracownik na podstawie pisemnego upoważnienia.
1.4. Funkcję Głównego Księgowego Wojewódzkiego Ośrodka Profilaktyki i Terapii Uzależnień w Łomży od 1 lutego 1998 roku pełni Pani Elżbieta Banach, która nie spełnia wymogów odnośnie kwalifikacji wymaganych do pełnienia stanowiska Głównego Księgowego w Zakładach Opieki Zdrowotnej (Rozporządzenie Ministra Zdrowia i Opieki Zdrowotnej z dnia 29 marca 1999 r. w sprawie kwalifikacji wymaganych od pracowników na poszczególnych stanowiskach pracy w Zakładach Opieki Zdrowotnej oraz art. 45 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych). Posiada wykształcenie średnie oraz wiedzę i doświadczenie zawodowe w koordynowaniu pracy działu księgowości oraz pracy na stanowisku Głównej Księgowej. W latach 1986 - 1998 pracowała jako księgowa, oraz jako kierownik działu księgowości w Gminnej Spółdzielni „Samopomoc Chłopska” w Śniadowie.
1.5. Wyjaśnień w trakcie kontroli udzielali:
Paweł Kołakowski - Dyrektor Ośrodka,
Elżbieta Banach - główny księgowy,
oraz inni pracownicy w
1.6. statut - ostatnia z
1.7. regulamin pracy i wynagradzania - wprowadzono Zarządzeniem Nr 4/2006 Dyrektora Wojewódzkiego Ośrodka Profilaktyki i Terapii Uzależnień w Łomży z dnia 14 czerwca 2006 roku.
1.8. regulamin porządkowy - zatwierdzony został Uchwałą Nr 3/2004 Rady Społecznej Wojewódzkiego Ośrodka Profilaktyki i Terapii Uzależnień z dnia 4 czerwca 2004 roku.
1.9. regulamin świadczeń zdrowotnych - zatwierdzony został Zarządzeniem Nr 8/98 Wewnętrznym Dyrektora Wojewódzkiego Ośrodka Profilaktyki i Terapii Uzależnień w Łomży. Regulamin jest nieaktualny. Treść Regulaminu oraz załączniki dotyczące udzielanych świadczeń zdrowotnych nie są zgodne ze stanem faktycznym. Regulamin świadczeń zdrowotnych należy aktualizować po każdej z
1.10. Instrukcja Kancelaryjna - W trakcie kontroli stwierdzono, iż Ośrodek w sposób właściwy stosuje instrukcję kancelaryjną będąca załącznikiem do Zarządzenia Nr 29/2000 Marszałka Województwa Podlaskiego z dnia 20 grudnia 2000 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla samorządowych jednostek organizacyjnych Województwa Podlaskiego.
1.11. Do zadań Ośrodka należy w szczególności świadczenie usług zdrowotnych dla osób uzależnionych i współuzależnionych od alkoholu i innych substancji psychoaktywnych. Kontrolę przeprowadzono pod kontem dostępności i poziomu udzielanych świadczeń, a w szczególności zgodności zakresu i rodzaju udzielanych świadczeń zdrowotnych lub usług z zakresem i rodzajem świadczeń lub usług przewidzianych w statucie, z uwzględnieniem zgodności udzielanych świadczeń zdrowotnych lub usług z przyjętymi standardami postępowania i procedurami medycznymi określonymi odrębnymi przepisami.
Ośrodek udziela świadczenia zdrowotne dla osób uzależnionych od alkoholu i innych substancji aktywnych oraz członkom ich rodzin w systemie
- stacjonarnym,
- opieki dziennej
- opieki ambulatoryjnej.
Działalność prowadzona jest zgodnie z zapisami w statucie.
W skład Ośrodka wchodzą:
1. Przychodnia Leczenia Uzależnień
2. Poradnia Uzależnień
3. Poradnia Współuzależnień
4. Poradnia dla uzależnionych od środków psychoaktywnych
5. Poradnia Uzależnień (terenowe)
6. Oddział Terapii Uzależnień
7. Odział Dzienny Terapii Uzależnień
8. Odział Metodyki i Profilaktyki
9. Dział Ekonomiczno-Administracyjny
1.12 Poradnie Ośrodka.
Kontrolowana losowo wybrana dokumentacja prowadzona w poradniach Ośrodka zawierała wpisy potwierdzające tok terapii przewidziany w kontrakcie z POW NFZ. W powyższej dokumentacji odnotowane są:
- porady diagnostyczne
- porady terapeutyczne
- porady instruktora terapii uzależnień
- sesje psychoterapii indywidualnej
- sesje psychoterapii grupowej
- sesje psychoterapii rodzinnej
- sesje psychoedukacyjne.
Prowadzenie dokumentacji nie budzi zastrzeżeń jak również sposób jej przechowywania i udostępniania.
Poradnia uzależnień terenowa mieści się w Zambrowie.
Ośrodek prowadzi dodatkową działalność w punktach konsultacyjno opiekuńczych prowadzonych przez samorządy lokalne w Jedwabnym, Szumowie i Wysokim Mazowiecku.
Oddział Terapii Uzależnień - liczy 20 łóżek w tym 4 miejsca dla kobiet. Działalność oddziału obejmuje diagnostykę, leczenie i rehabilitację osób uzależnionych od alkoholu oraz działania konsultacyjno-edukacyjne dla rodzin osób uzależnionych.
Odział Dzienny Terapii Uzależnień - świadczy opiekę całodzienną, czyli pobyt obejmujący diagnostykę, leczenie i rehabilitację osób uzależnionych i współuzależnionych od substancji psychoaktywnych, działania konsultacyjno-edukacyjne dla rodzin osób uzależnionych.
W zależności od potrzeb średnio obejmuje opieką 7 osób miesięcznie.
Kolejki. Wszystkie świadczenia ambulatoryjne i w oddziale dziennym realizowane są na bieżąco. Jeden miesiąc oczekiwania na świadczenia w oddziale stacjonarnym, 290 dni oczekiwania na leczenie stacjonarne z postanowienia sądu.
II. GOSPODARKA FINANSOWA
2.1. Przyjęta polityka rachunkowości, system informatyczny
Jednostka posiada dokumentację opisującą przyjęte zasady (politykę) rachunkowości określone w art. 10 ustawy o rachunkowości. Obowiązujące zasady rachunkowości zostały wprowadzone Zarządzeniem Dyrektora z dnia 15 stycznia 2005 roku i są odpowiednie do zakresu prowadzonej działalności. Zgodnie z art. 10 ust.1 wyżej wymienionej ustawy, przyjęte zasady rachunkowości zawierają uregulowania w zakresie:
1) określenia roku obrotowego i okresów sprawozdawczych,
2) metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego,
3) sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych,
4) systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonywania w nich zapisów.
W przedstawionej do kontroli dokumentacji jednostki występuje niezgodność zawartości załączników zarządzenia wprowadzającego Zakładowy Plan Kont jednostki, Załącznika nr 1 do Zarządzenia Wewnętrznego z dnia 15.012005 r.. Załącznik przedstawia wykaz kont syntetycznych ustalających Zakładowy Plan Kont Jednostki.
Oprócz kont wymienionych w załączniku w użytkowaniu jednostki są dodatkowo konta syntetyczne:
072 - Umorzenie przedmiotów
139 - Przeterminowane kredyty bankowe
280 - Odpisy aktualizacyjne
293 - Zobowiązania z tytułu wieczystego użytkowania.
Księgi rachunkowe prowadzone są przy wykorzystaniu oprogramowania firmy Unifikator. Wykorzystywane moduły, wersje oprogramowania oraz daty określające daty rozpoczęcia ich użytkowania oraz opis systemu informatycznego, zawierający wykaz programów, procedur lub funkcji wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania opisane są w dokumentacji przyjętych zasad rachunkowości, wprowadzone Zarządzeniem Dyrektora jednostki z dnia 15-01-2005 roku.
2.2. Rachunek kosztów
Ewidencja kosztów jednostki prowadzona jest zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Zdrowia i Opieki Społecznej z dnia 22 grudnia 1998 roku w sprawie szczegółowych zasad rachunku kosztów w publicznych zakładach opieki zdrowotnej przy wykorzystaniu kont zespołu 4-go
401 - Zużycie materiałów i energii
402 - Usługi obce
403 - Podatki i opłaty
404 - Wynagrodzenia
405 - Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia
408 - Amortyzacja
409 - Pozostałe koszty.
Używa się kont zespołu 5-go, uwzględniającego podział kosztów pod względem miejsca powstawania kosztów i wyodrębnionego zakresu działalności, zwanego „ośrodkami kosztów”.
Są to :
500 - Koszty działalności podstawowej,
530 - Koszty działalności pomocniczej,
550 - Koszty zarządu, zgodnie z Zakładowym Planem Kont.
Rachunek strat i zysków sporządzany jest metodą porównawczą.
2.3. System kontroli
W Wojewódzkim Ośrodku Profilaktyki i Terapii Uzależnień w Łomży, zagadnienia finansowo-księgowe oraz płacowe prowadzone są przez dwie osoby, dlatego też ze względu na rozmiary jednostki i związaną z tym wielkość niezbędnego do prawidłowego działania jednostki zatrudnienia w zakresie ewidencjonowania dokumentacji i sprawozdawczości księgowej, nie tworzy się komórki kontroli. Wiele czynności, które należy rozdzielić pomiędzy poszczególnych pracowników (dekretowanie dokumentów księgowych i wprowadzanie zawartych w nich informacji do programu księgowego), wykonuje jedna i ta sama osoba. W celu uniknięcia pomyłek i błędów przy przenoszeniu danych z dokumentów źródłowych, dodatkowo tworzy się wersję „papierową” zapisów operacji gospodarczych i finansowych. Weryfikacji dokonuje się sprawdzając poprzez porównanie zapisanych na kontach wartości, porównanie obrotów i salda poszczególnych kont wersji „papierowej” z zapisami w programie księgowym prowadzonym za pomocą komputera. Stosowana jest więc kontrola funkcjonalna sprawowana przez bezpośrednią samokontrolę czynności wykonywanych przez pracowników. Pracownice księgowości na bieżąco wykorzystują informacje kontrolne i natych
2.4. Kontrola dokumentów finansowo-księgowych
2.4.1. System finansowo księgowy.
W okresie sprawozdawczym dokumenty księgowe grupuje się według podziału na:
1. Dokumenty bankowe
2. Dokumenty kasy własnej
3. Dokumenty RW
4. Dokumenty płacowe
5. Dokumenty memoriałowe
Uporządkowane chronologicznie dowody zaszłości gospodarczych i finansowych jednostki wprowadza się do komputerowego programu księgowego. Czynności tej dokonuje Główny Księgowy. Tak utworzona „paczka” dokumentów dyspozycją ”księguj” umożliwia trwałe zapisy wartości liczbowych na poszczególnych kontach ksiąg rachunkowych jednostki w programie księgowym.
2.4.2. Kontrola dokumentów księgowych
Dokonano kontroli dokumentów księgowych za pierwsze półrocze 2006 roku. Stwierdzono następujące nieprawidłowości:
1. Na fakturach dokumentujących poniesienie wydatku brak jest umieszczonej informacji o sposobie wyłonienia dostawcy usługi, towaru lub informacji o powołania się na artykuł 4 pkt. 8 ustawy Prawo zamówień publicznych z dnia 29-01-2004, zwalniającego z obowiązku stosowania ustawy. Jeżeli faktura jest dowodem realizacji umowy o dostawę, należy umieścić informację o umowie, podstawę prawną jej zawarcia, numer i datę zawarcia. Dokumenty księgowe nie posiadają tych informacji. Na dokumentach brak jest podpisu osoby dokonującej czynności dekretacji.
2. Brak spójności pomiędzy informacjami zawartymi w deklaracjach CIT - 2 omawianego okresu w odniesieniu do kosztów uzyskania przychodów a materiałami źródłowymi (wydrukami komputerowymi programu księgowego) będącymi podstawą wyliczeń kwot kosztów, zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 57 i 57a ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, nie stanowią kosztów uzyskania przychodu:
- niewypłacone, niedokonane lub niepostawione do dyspozycji wypłaty, świadczenia oraz inne należności z tytułów określonych w art. 12 ust. 1 i 6, art. 13 pkt 2 i 4-9 oraz art. 18 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176, z późn. zm.), a także zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakład pracy,
- nieopłacone do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych składki, z zastrzeżeniem pkt 40, określone w ustawie z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, w części finansowanej przez płatnika składek
W myśl wyżej zacytowanych punktów art. 16 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, jednostka prawidłowo zaliczyła do kosztów uzyskania przychodu miesiąca stycznia 2006 wynagrodzenia pracownicze za grudzień 2005 r. wypłacone w styczniu 2006 oraz składki na ubezpieczenie społeczne w części finansowanej przez płatnika składek od wypłat wynagrodzeń z listopada 2005- wypłata wynagrodzenia w grudniu 2005- składki ZUS płatne w styczniu 2006 r. oraz składki od wypłat za grudzień zrealizowane w styczniu, z terminem złożenia deklaracji DRA i opłacenia składek - luty 2006 r.
Są to kwoty:
- wynagrodzenie za grudzień 2005 r. wypłacone w styczniu 2006 r. 55 560,72 zł,
- składki ZUS opłacone przez pracodawcę w styczniu 2006, od wypłat za listopad 2005 r. wypłaconych w grudniu - kwota 15 174.40zł . Razem 70 735.06 zł.
W lutym 2006 r. do kwoty 70 735.06 zł. dolicza się:
- kwotę zapłaconego przez pracodawcę ZUS w lutym 2006 r., kwota 12 533,73 zł, od wypłat wynagrodzeń za grudzień 2005 r. z datą płatności styczeń 2006 r., razem 83 268.85 zł. Kwota ta powinna być ujęta do kosztów uzyskania przychodów przy kalkulacjach w każdym miesiącu roku 2006. Sporządzając deklaracje CIT - 2 popełniono błędy w wyliczeniach odnośnie kosztów wynikowych roku 2005 będących kosztami podatkowymi roku 2006.
- CIT- 2 poz. 21 deklaracji za luty 2006 - w wyliczeniach uwzględniono kwotę 82 943.72 zł. kosztów roku 2005, koszty uzyskania przychodów zaniżono o kwotę 325.13 zł.
- CIT- 2 poz. 21 deklaracji za marzec 2006 - uwzględniono kwotę 81 453.26 zł. kosztów roku 2005, koszty uzyskania przychodów zaniżono o kwotę 1815.59 zł.
- CIT- 2 poz. 21 deklaracji za kwiecień 2006 - uwzględniono kwotę 81 431.46 zł. kosztów roku 2005, koszty uzyskania przychodu zaniżono o kwotę 1837.39 zł.
- CIT- 2 poz. 21 deklaracji za maj 2006 - uwzględniono kwotę 82 579.72 zł., koszty uzyskania przychodu zaniżono o kwotę 689.13 zł.
- CIT- 2 poz. 21 deklaracji za czerwiec 2006 - uwzględniono kwotę 82 795.83 zł. kosztów roku 2005, koszty uzyskania przychodu zaniżono na niezgodność na kwotę 472.89 zł.
Załącznik nr 1
3. W kontrolowanym Zakładzie stwierdzono „Instrukcję kasową WOPiT-u w Łomży” obowiązującą od 01 stycznia 2005 roku. Powyższy dokument nie został wprowadzony zarządzeniem wewnętrznym Dyrektora. Pracownik kasy został zapoznany z Instrukcją Kasową.
4. Zarządzeniem Dyrektora Ośrodka wysokość pogotowia kasowego ustalono na 2 500.00 zł. Nie stwierdzono przekroczenia wartości pogotowia kasowego w okresie objętym kontrolą.
5. W dniu 01 stycznia 2006 wypłacono zaliczkę stałą na zakup materiałów i towarów w wysokości 300 zł. Termin rozliczenia zaliczki określono na dzień 31 grudnia 2006 roku. Pobranie nowej zaliczki każdorazowo wymaga udokumentowania rozliczenia uprzednio pobranej zaliczki. Na podstawie wydruku „Analiza obrotów konta 234 w okresie od 01 stycznia 2005 do 31 grudnia 2005 roku”, nie stwierdzono rozliczenia zaliczki tylko zwrot pobranej zaliczki. Ośrodek pomimo wykazania w Instrukcji Obiegu dokumentów druku „Rozliczenie zaliczki” nie korzysta z niego na odpowiednim druku (Rz) zwrot zaliczki dokonano na druku KP. Do rozliczenia zaliczki należy dołączyć wszystkie źródłowe dowody (faktury) płacone przez zaliczkobiorcę gotówką. Dowody te należy wpisać na drugiej stronie rozliczenia. Kontroli merytorycznej dokumentów dokonuje bezpośredni przełożony, formalno-rachunkowej pracownik księgowości. Dowód zatwierdza dyrektor i główny księgowy.
6. W Ośrodku nie stwierdzono „Rejestru pobranych zaliczek” pomimo wykazania go w wykazie dokumentów stosowanych w zakresie gospodarki finansowo-ksiegowej.
7. W dniu 16 stycznia 2006 roku Ośrodek zawarł Umowę o dzieło. W §1 ww. umowy „zleceniodawca zleca a realizator przyjmuje do wykonania realizację programu: specjalistycznych konsultacji lekarskich na rzecz pacjentów WOPiTU” do umowy dołączony jest rachunek Nr 1 z dnia 03 kwietnia 2006 roku dla WOPiTU za wykonanie pracy zgodnie z umową o dzieło, który jest rozliczony jak umowa zlecenie a nie jak wynika z nazwy umowy o dzieło. Umowa pomimo nazwy „o dzieło” posiada wszystkie cechy umowy zlecenia i tak też została rozliczona. W sprawozdaniu z realizacji specjalistycznych konsultacji lekarskich wskazano tylko godziny gotowości do pracy lekarza, nie ma nato
8. Polecenia wyjazdu służbowego Nr 22/06 i 23/06 dotyczą szkolenia (trening zastępowania agresji) pracowników Ośrodka w Warszawie. W rozliczeniu noclegi wg rachunków i inne wydatki wg załączników dołączone są imienne faktury. Na postawie Rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej oraz Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 12 października 1993 roku w sprawie zasad i warunków podnoszenia kwalifikacji zawodowych i wykształcenia ogólnego dorosłych - słuchaczowi skierowanemu przez zakład pracy przysługuje m.in. zwrot kosztów uczestnictwa. W związku z tym Faktura VAT za usługę edukacyjną: „Trening zastępowania agresji” powinna być wystawiona na Wojewódzki Ośrodek Profilaktyki i Terapii Uzależnień a nie imiennie na osoby biorące udział w szkoleniu.
2.5. Wynagrodzenia
W okresie objętym kontrolą, stan zatrudnienia w kontrolowanej jednostce, na dzień 30-06-2006 rok wynosił 24 osoby zatrudnione na umowę o pracę.
W tym:
1. Lekarze ¼ etatu
2. Psycholodzy 2 etaty
3. Specjaliści psychoterapii uzależnień 5 ½ etatu
4. Instruktorzy terapii uzależnień 5 etatów
5. Instruktor terapii zajęciowej 1 etat
6. Pielęgniarka - sekretarka medyczna 2 etaty
7. Administracja 5 etatów
8. Obsługa 3 ½ etatu
Z siedmioma osobami podpisywane są comiesięczne umowy - zlecenia na świadczenie usług medycznych i terapeutycznych, oraz sześć umów na pełnienie dyżurów przez terapeutów na Oddziale Terapii Uzależnień w ramach kontraktów.
W Wojewódzkim Ośrodku Profilaktyki i Terapii Uzależnień w Łomży funkcjonuje Regulamin Pracy, Wynagradzania i Premiowania, dokumenty wprowadzono Zarządzeniem Dyrektora jednostki Nr 4/2006 r. z dnia 14 czerwca 2006 r. W Ośrodku stosuje się również Kodeks Pracy oraz Rozporządzenie Ministra Zdrowia i Opieki Społecznej z dnia 8-06-1999 r. w sprawie wynagradzania pracowników publicznych zakładów opieki zdrowotnej. Regulamin pracy obowiązuje od dnia 01-07-2006 r. Regulamin Wynagradzania będzie obowiązywał od 01-01-2007 r. Regulaminy wewnętrzne ustalają warunki wynagradzania i świadczenia związane z pracą oraz dodatkowe uprawnienia pracownicze, uregulowane w sposób odmienny lecz dopuszczalny, w ramach obowiązujących przepisów prawa.
2.5.1. Kontrola wynagrodzeń.
W planie finansowym roku 2006 na wynagrodzenia przewidziano kwotę 670 000.00 zł. W pierwszym półroczu wykorzystano kwotę 321 763.80 zł, czyli 48% zaplanowanej na cały rok 2006 kwoty. Wynagrodzenia ze stosunku pracy w omawianym okresie wynosiły 310 621.80 zł i są księgowane w jednostce na koncie analitycznym 404-00. Umowy zlecenia to kwota 5 342.00 zł. - konto analityczne 404-01, umowy o dzieło to kwota 5 800.00 zł - konto analityczne 404-02. Zawierane w Ośrodku umowy na dyżury kontraktowe, świadczone przez podmioty działające na podstawie wpisu do ewidencji działalności gospodarczej, traktowane są jako usługi obce. Zakup tego rodzaju usług rejestrowany jest na koncie syntetycznym 402, w analityce 402-00 Usługi zdrowotne - kontrakty. Zapisy na koncie 402-00, za I półrocze 2006 wynoszą 20 104,00 zł.
Skontrolowano listy płac sporządzone za miesiące styczeń - czerwiec 2006 r. Porównano informacje zawarte w listach płac, z angażem zawartymi z poszczególnymi pracownikami, przyznanymi premiami, nagrodami i innymi przysługującymi dodatkami wynikającymi ze stosunku pracy. Stwierdzono poprawność ustalania kwot brutto listy płac, poprawność naliczania składek ZUS, podatku dochodowego, zasadność potrąceń, terminowość odprowadzania składek ZUS i zaliczek na podatek dochodowy. Porównano informacje zawarte w deklaracjach PIT 4, deklaracjach ZUS DRA i adekwatnych wyciągach bankowych świadczących o dokonaniu uregulowania zobowiązań. Składki ZUS oraz zaliczki na podatek dochodowy odprowadzane były terminowo, o czym świadczy brak zapisów na koncie 761-00 pozostałe koszty operacyjne - odsetki budżetowe w okresie 1 styczeń- 30 czerwiec 2006 roku.
2.6.. Kadry
Zapoznano się z teczkami osobowymi pracowników jednostki pod względem zgodności zawartości z wymogami przepisów prawa pracy w zakresie kompletności i aktualności wymaganych dokumentów - Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 roku w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika.
Sprawdzone teczki akt osobowych zawierały wszystkie wymagane przepisami dokumenty, a w szczególności dokumenty podjęcia pracy przez pracownika:
1. Wypełnione kwestionariusze osobowe osób ubiegających się o zatrudnienie,
2. Świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia, obejmujące okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie,
3. Dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania oferowanej pracy,
4. Orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku,
5. Inne dokumenty, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów dotyczących prowadzenia akt osobowych i dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy
Wymienione dokumenty umieszczone są w założonych odrębnie dla każdego pracownika aktach osobowych, podzielonych na trzy części obejmujące:
1) w części A - dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, określone w przepisach § 1 ust. 1 i 2 cytowanego Rozporządzenia.
2) w części B - dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia,
3) w części C - dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia.
2.7. Regulowanie należności i zobowiązań
2.7.1. Należności
Stan należności wykazanych w księgach rachunkowych sporządzonych na dzień 30-06-2006 r. wynosi 102 220.50 zł. Są to w 100% należności krótkoterminowe do 12 miesięcy, niewymagalne.
Kwota 101 803.45 zł to kwota należności z tytułu sprzedaży usług medycznych. Kwota 417.05 zł to pozostałe należności z tytułu rozliczeń z pracownikami, inne niż rozliczenia z tytułu wynagrodzeń.
Największymi dłużnikami Ośrodka są:
1. Podlaski Oddział Wojewódzki Narodowego Funduszu Zdrowia 77 371.90 zł,
2. Biuro Rozliczeń Międzynarodowych w Warszawie 20289.10 zł,
3. Caritas Dekanalna - Dekanatu Zambrów 1 904.00 zł,
2.7.2 Zobowiązania
Stan zobowiązań w wykazanych dokumentach księgowych jednostki na dzień 30-06-2006 r. wynosi 98 972.47 zł. w tym:
1. długoterminowe 0.00 zł,
2. krótkoterminowe 98 972.47 zł.
W zobowiązaniach 12,9%, to zobowiązania z tytułu dostaw i usług kwota 12822.63zł, 53,34% to zobowiązania z tytułu podatków, ubezpieczeń i innych świadczeń kwota 52871.21 zł. Wielkość kwoty zobowiązania z tytułu podatków, ubezpieczeń związana jest z terminem naliczania i wypłacania wynagrodzeń w Ośrodku za dany miesiąc kalendarzowy i wypłata jej w pierwszych dniach miesiąca następnego.
Największymi wierzycielami Ośrodka są:
1. Szpital Wojewódzki im. Kardynała. St. Wyszyńskiego w Łomży 4 137.89 zł
2. Polskie Wydawnictwo Profesjonalne 1 251.72 zł
3. Zakład Gazowniczy w Białymstoku 984.23 zł
2.8. Dofinansowania, Refundacje, Dotacje
W kontrolowanym okresie Wojewódzki Ośrodek Profilaktyki i Terapii Uzależnień w Łomży otrzymał :
1. Dofinansowanie z Urzędu Miasta w Łomży w kwocie 39 220.00 zł z przeznaczeniem finansowania realizacji zadań publicznych:
- „Zwiększenie oddziaływań dla osób uzależnionych od alkoholu po odbytym leczeniu odwykowym (profilaktyka III stopnia)”. Kwotę 9 220.00 zł. przekazano na konto Wojewódzkiego Ośrodka Profilaktyki i Terapii Uzależnień zgodnie z umową nr 19/P/06 z dnia 29 maja 2006 r.
- „Program pomocy psychoedukacyjnej dla młodzieży z rodzin dysfunkcyjnych” Kwotę 15 000.00 zł przekazano na konto Wojewódzkiego Ośrodka Profilaktyki i Terapii Uzależnień zgodnie z umową nr 20/P/06 z dnia 29 maja 2006 r.
- „Warsztaty kreujące umiejętności ważne dla zdrowia i trzeźwego życia (profilaktyka I i II stopnia)”. Kwotę 15 000.00 zł przekazano na konto Wojewódzkiego Ośrodka Profilaktyki i Terapii Uzależnień zgodnie z umową nr 21/P/06 z dnia 29 maja 2006 r.
Kwoty wynikające z umów przelano na rachunek bankowy Ośrodka dnia 7 czerwca 2006 roku.
Termin realizacji zadań wyznaczono na dzień 30 listopada 2006 roku
2. Refundacja poniesionych kosztów związanych z zatrudnieniem w ramach prac interwencyjnych. Refundacja z Powiatowego Urzędu Pracy - kwota 1 055.08 zł., którą przelano na rachunek bankowy Ośrodka
- 527.54 zł. w dniu 14-06-2006 r.,
- 527.54 zł w dniu 26-06-2006 r.
3. Dotacja z Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego w Białymstoku w kwocie 35 560.00 zł z przeznaczeniem finansowania realizacji zadań publicznych:
- „ Program profilaktyki przeciwdziałania przemocy w rodzinach z problemem alkoholowym”. Kwotę 15 360.00 zł przekazano na konto Wojewódzkiego Ośrodka Profilaktyki i Terapii Uzależnień zgodnie z umową nr ROPS.I.UZ/12/2006 z dnia 20 marca 2006 r. w dniu 31-03-2006 r.
- „ Program psychoedukacji młodzieży eksperymentującej z narkotykami i alkoholem oraz ich rodziców”. Kwotę 20 200.00 zł przekazano na konto Wojewódzkiego Ośrodka Profilaktyki i Terapii Uzależnień zgodnie z umową nr ROPS.I.UZ/13/2006 z dnia 20 marca 2006 r. w dniu 31-03-2006 r.
Termin realizacji zadań wyznaczono do 31 grudnia 2006 roku.
Otrzymane kwoty w urządzeniach księgowych prawidłowo zarejestrowano na koncie syntetycznym 760 - Pozostałe przychody operacyjne. W analityce utworzono odpowiednie odrębne konta analityczne do zapisu kwot otrzymanych.
III. Gospodarowanie mieniem.
Ośrodek nie ma prawa bezpłatnego użytkowania do zajmowanego budynku. Działalność statutową prowadzi w pomieszczeniach wynajmowanych od Urzędu Miejskiego w Łomży.
W dokumentach księgowych stwierdzono fakt obciążania pracowników medyczn - świadczących usługi kontraktowe za korzystanie z lokalu i sprzętu Ośrodka. Kontroli poddano umowę nr 6 z dnia 01.10.1999 roku. Umowa zawarta została na czas trwania umowy kontraktowej do 31 grudnia 2000 roku z możliwością przedłużenia. Aneksem Nr 1 zwiększono wysokość opłaty za najem pomieszczeń oraz sprzętu medycznego na 1,05 zł bez przedłużenia terminu obowiązywania samej umowy. Aneks obowiązuje od dnia 1 kwietnia 2002 roku.
Zgodnie z Załącznikiem Nr 3 do Uchwały Nr XIII/120/03 Sejmiku Województwa Podlaskiego z dnia 22 grudnia 2003 roku Zakład może wynająć lub wydzierżawić zbędną powierzchnię użytkową lub majątek trwały na okres do 3 lat, po uzyskaniu uprzedniej zgody Zarządu”. Przyjmując, że aneks (umowa) może obowiązywać przez okres do 3 lat, należy stwierdzić, że począwszy od dnia 31 marca 2004 roku następuje bezumowne korzystanie z przedmiotu najmu przez podmiot wynajmujący.
Ośrodek nie przedstawił dokumentów potwierdzających zawarcie umów najmu, dzierżawy oraz uchwał Zarządu Województwa wyrażających zgodę na wydzierżawienie lub wynajęcie zbędnej powierzchni użytkowej.
3.1. Wykorzystanie sprzętu wysokospecjalistycznego.
Ośrodek nie posiada sprzętu wysokospecjalistycznego.
Jednostka nie ma obowiązku przesyłania do Departamentu Zdrowia sprawozdań z wykorzystania sprzętu medycznego, gdyż w jego użytkowaniu jest jedynie drobny sprzęt medyczny. W czasie trwania kontroli Ośrodek dysponował następującym sprzętem i aparaturą medyczną:
1. Zestaw reanimacyjny „Ambu” szt. 2,
2. Kaftan bezpieczeństwa, szt. 2,
3. alkomat, szt. 3,
4. zestaw testów paskowych (do oznaczania obecności substancji psychoaktywnych w moczu) szt. 1
IV. Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych.
Regulamin ZFŚS WOPiTU w Łomży wprowadzono Zarządzeniem Wewnętrznym Nr 7/96 kierownika WOPiTU w Łomży z dnia 26 kwietnia 1996 roku.
Sprawdzono prawidłowość dokonania odpisów na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych. Łączny odpis Funduszu na rok 2006 wynosił 15.285,00 zł. W Ośrodku istnieją źródłowe dowody dokumentujące sposób naliczenia odpisów na ZFŚS. Ośrodek terminowo przekazał na rachunek ZFŚS 75 % naliczonego funduszu.
Stwierdzono przekroczenie Planu rozdysponowania środków z funduszu socjalnego na 2006 rok w pozycji „na upominki na dzień Kobiet” o 49,91zł. Zgodnie z § 7 regulaminu ZFŚS: Podstawą do prowadzenia działalności socjalnej jest roczny plan opracowany przez komisje socjalną i zatwierdzony przez Kierownika WOPiT. W ramach rocznego planu przychodów i wydatków z funduszu socjalnego, komisja ustala globalne kwoty na poszczególne rodzaje planowanych wydatków oraz podaje górną granicę udzielonego dofinansowania na dany cel przewidzianych wydatków. Z
W trakcie kontroli stwierdzono, że dokumenty księgowe dotyczące Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych znajdują się w podstawowym raporcie kasowym razem z innymi dokumentami Ośrodka. Zgodnie z punktem 10 instrukcji dotyczącej sporządzania, kontroli i obiegu dokumentów, „kasjer sporządza oddzielnie raport dla zakładu i dla środków wyodrębnionych ZFŚS”.
V. Realizacja programu naprawczego.
Ośrodek nie prowadzi programu naprawczego. Zakład na bieżąco monitoruje zdarzenia mogące wpłynąć na uzyskanie ujemnego wyniku finansowego lub powstania zobowiązań wymagalnych niemających pokrycia w należnościach i środkach pieniężnych.
VI. Realizacja działań dostosowawczych
Art. 23711 § 2 i 3 Kodeksu Pracy obliguje pracodawcę do podjęcia działań określających stworzenie struktury BHP w podległej mu jednostce. Zgodnie z treścią § 2 ust. 1 pkt 3 Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 2 września 1997 r. w sprawie służby bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz.U. Nr 109, poz. 704), pracodawca zobligowany jest do przeprowadzenia, co najmniej raz w roku okresowych analiz stanu bezpieczeństwa i higieny pracy. Analizy te mogą zawierać propozycje przedsięwzięć technicznych i organizacyjnych mających na celu zapobieganie zagrożeniom życia i zdrowia pracowników oraz poprawę warunków pracy.
W wyniku przeglądu warunków i stanu sanitarnego w WOPiTU przeprowadzonego przez pracowników Ośrodka w miesiącu maju 2006 roku, nie stwierdzono rażących nieprawidłowości.
Ośrodek nie posiada opracowanego programu dostosowawczego zatwierdzonego przez Podlaskie Centrum zdrowia Publicznego.
Na tym czynności kontrolne zakończono.
Wnioski i zalecenia pokontrolne:
1. Wprowadzić Zarządzeniem Wewnętrznym Dyrektora „Instrukcje kasowa”.
2. Na bieżąco uaktualniać Zarządzenia wewnętrzne dyrektora.
3. Rozliczać zaliczki używając zespołu konta 234-, i druku rozliczenie zaliczki (RZ).
4. Dostosować wykaz dokumentów stosowanych w zakresie gospodarki finansowo-ksiegowej do potrzeb Ośrodka.
5. Zawierając umowy o pracę kierować się Rozporządzeniem Ministra Zdrowia i Opieki Zdrowotnej z dnia 29 marca 1999 r. w sprawie kwalifikacji wymaganych od pracowników na poszczególnych stanowiskach pracy w Zakładach Opieki Zdrowotnej.
6. Doprowadzić do zgodności wykaz przyjętych Zarządzeniem Kierownika Jednostki kont księgi głównej i rzeczywiście użytkowanych kont w prowadzonej księgowości.
7. Dokumenty księgowe zewnętrzne-obce, dokumentujące poniesienie wydatku potwierdzać czytelnym podpisem lub pieczątką imienną i podpisem nieczytelnym, w celu umożliwienia identyfikacji osoby odpowiedzialnej za zatwierdzenie poniesienia wydatku pod względem merytorycznym.
8. Na fakturach zakupu nanosić informację o sposobie wyłonienia dostawcy usługi, towaru, lub powołanie się na artykuł 4 pkt. 8 ustawy Prawo zamówień publicznych z dnia 29-01-2004, zwalniający z obowiązku stosowania ustawy.
9. W sytuacji, gdy faktura jest dowodem realizacji umowy o dostawę, umieszczać informację o umowie, czyli: podstawę prawną jej zawarcia, numer i datę zawarcia umowy, której faktura jest dowodem realizacji.
10. Przy dekrecie dokumentu księgowego umieszczać podpis osoby dokonującej czynności dekretacji.
11. Przeprowadzić prawidłową kalkulację kosztów stanowiących koszty uzyskania przychodu w miesiącach luty- czerwiec 2006 r., oraz dokonać korekt odpowiednich deklaracji CIT - 2.
12. W przypadku najmu lub dzierżawy powierzchni użytkowej lub majątku trwałego stosować procedury określone w Załączniku Nr 3 do Uchwałą Nr XIII/120/03 Sejmiku Województwa Podlaskiego z dnia 22 grudnia 2003 roku.
13. Opracować program dostosowawczy i przedstawić go do zatwierdzenia przez Podlaskie Centrum Zdrowia Publicznego.
14. Zgodnie z instrukcją dotyczącą sporządzania kontroli i obiegu dokumentów sporządzać oddzielny raport kasowy dla działalności podstawowej Ośrodka i dla środków wyodrębnionych ZFŚS.
15. Przestrzegać planu rozdysponowania środków z funduszu socjalnego w każdej pozycji zaplanowanych wydatków.
Dyrektor Ośrodka został poinformowany o przysługujących mu uprawnieniach:
1. Jeżeli przed podpisaniem protokołu kontroli kierownik jednostki kontrolowanej lub główny księgowy zgłaszają zastrzeżenia, co do jego treści, kontrolujący dodatkowo bada zasadność tych zastrzeżeń i w uzasadnionych wypadkach uzupełnia lub koryguje protokół.
2. Jeżeli kierownik lub główny księgowy jednostki kontrolowanej odmawiają podpisania protokołu kontroli, są obowiązani złożyć pisemne wyjaśnienie przyczyn odmowy.
3. Protokół kontroli, którego podpisania odmówił kierownik jednostki kontrolowanej, podpisuje kontrolujący, czyniąc w protokole wz
4. Odmowa podpisania protokołu nie stanowi przeszkody do wszczęcia postępowania pokontrolnego.
Podpisy osób kontrolujących Dyrektor Ośrodka:
........................................... ........................................
........................................... Główny Księgowy Ośrodka :
........................................... ........................................
Białystok, dnia ...... listopada 2006