Uchwała Nr 70/844/08 Zarządu Województwa Podlaskiego z dnia 2008-02-12

UCHWAŁA Nr UCHWAŁA Nr 70/844/08
Zarządu Województwa Podlaskiego
z dnia 12 lutego 2008 r.

w sprawie zasad i tryb udzielania oraz realizacji zamówień publicznych o wartości nie przekraczającej kwoty określonej w art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych.

Na podstawie art. 41 ust. 1 ustawy z dnia z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie województwa (Dz. U. z 2001 r.  Nr 142, poz. 1590.Dz.U. z 2002 r. Nr 23, poz. 220, Nr 62, poz. 558, Nr 153, poz. 1271 i Nr 214, poz. 1806, z 2003 r. Nr 162, poz. 1568, z 2004 r. Nr 102, poz. 1055 i Nr 116, poz. 1206, z 2006 r. Nr 126, poz. 875 i Nr 227, poz. 1658 oraz z 2007 r. Nr 173, poz. 1218) oraz art. 35 ust. 3 i 4 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249 poz. 2104 i Nr 169 poz. 1420,  z 2006 r. Nr 45 poz. 319,  Nr 104 poz. 708, Nr 170  poz. 1217 i 1218, Nr 187  poz. 1381 i Nr 249 poz. 1832, oraz z 2007 r. Nr 82 poz. 560, Nr 88 poz. 587, Nr 115 poz.791 i Nr 140, poz. 984) uchwala się, co następuje:

§ 1. Uchwała określa zasady i tryb udzielania oraz realizacji zamówień publicznych, o wartości nie przekraczającej kwoty określonej w art. 4 pkt 8 ustawy z dnia z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz.U. z 2007 r. Nr 223, poz. 1655) - zwanej dalej ustawą - niezbędnych do wykonywania przez Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego -  zwany dalej Urzędem – bieżących zadań określonych w Regulaminie organizacyjnym Urzędu.
§ 2.1. Decyzję o udzielenie zamówienia związanego z bieżącą realizacją zadań Województwa w zakresie określonym Regulaminem organizacyjnym Urzędu podejmuje, w ramach udzielonego przez Zarząd Województwa Podlaskiego upoważnienia, właściwy dyrektor komórki organizacyjnej Urzędu lub inny upoważniony pracownik:
1) samodzielnie, jeżeli wartość planowanego zamówienia nie przekracza kwoty 5.000 zł brutto;
2) za zgodą Marszałka Województwa Podlaskiego, jeżeli wartość planowanego zamówienia przekracza kwotę określoną w pkt 1.
2. Za udzielenia zamówienia, którego przedmiotem jest zakup:
1) sprzętu komputerowego, w tym urządzeń peryferyjnych oraz oprogramowania, bez względu na źródło finansowania, odpowiada, w ramach udzielonego upoważnienia, dyrektor komórki organizacyjnej odpowiedzialnej za obsługę informatyczną Urzędu;
2) biletów lotniczych odpowiada upoważniony pracownik Urzędu.
§ 3.1. Decyzję, o której mowa w § 2, podejmuje się na podstawie wniosku, którego wzór określa załącznik nr 1 do uchwały.
2. Wniosek wymaga uprzedniego zaopiniowaniu przez:
1) komórkę organizacyjną Urzędu ds. zamówień publicznych w zakresie możliwości realizacji zamówienia na zasadach określonych w niniejszej uchwale, tj. ustalanie czy, biorąc pod uwagę łączną wartość dotychczas zrealizowanych zamówień danego rodzaju oraz szacunkową wartość wnioskowanego zamówienia, nie nastąpi przekroczenie kwoty określonej w art. 4 pkt 8 ustawy;
2) Skarbnika Województwa w zakresie zabezpieczenia środków finansowych na realizację zamówienia.
§ 4.1. Postępowanie w sprawie udzielenia zamówienia o wartości do 10.000 zł brutto prowadzi pracownik upoważniony przez właściwego merytorycznie dyrektora komórki organizacyjnej Urzędu, kierując się zasadą bezstronności i należytej starannością oraz obowiązującymi przepisami prawa, przy jednoczesnym zapewnieniu wydatkowania środków w sposób celowy i oszczędny.
2. Do obowiązków pracownika, o którym mowa w ust. 1 należy:
1) przygotowanie postępowania, w tym:
a) szczegółowe określenia przedmiotu zamówienia,
b) oszacowanie wartości zamówienia na podstawie danych uzyskanych w wyniku rozpoznania rynku,
c) przygotowanie wniosku, o którym mowa w § 3 ust. 1,
2) przeprowadzenie postępowania, w tym:
a) wystąpienie do minimum 3 oferentów z zaproszeniem do składania ofert chyba, że ze względu na przedmiot zamówienia może je wykonać mniejsza liczba oferentów; z zastrzeżeniem postanowień § 6 ust. 1,
b) sporządzenie protokołu z przebiegu postępowania według wzoru stanowiącego załącznik nr 2 do uchwały i przedłożenie go do zatwierdzenia osobie, która wyraziła zgodę na jego wszczęcie.
3) opracowanie i przedłożenie do podpisu:
a) projektu umowy z oferentem, który przedstawił najkorzystniejszą ofertę na wykonanie usługi lub roboty budowlanej,
b) dyspozycji dostawy towaru, zwanej dalej dyspozycją, z zastrzeżeniem postanowień § 6 ust.2,
4) zarejestrowanie dokumentu, o którym mowa w pkt 3, w rejestrze prowadzonym przez komórkę organizacyjną Urzędu ds. zamówień publicznych oraz jego przekazanie do Departamentowi Finansów;
5) realizacja zamówienia zgodnie z warunkami określonymi w dokumencie, o którym mowa w pkt 3;
6) w przypadku zakupu środka trwałego - jego zarejestrowanie w ewidencji środków trwałych,
7) rozliczenie finansowe zamówienia – przekazanie do komórki organizacyjnej Urzędu odpowiedzialnej za obsługę finansowo księgową Urzędu dokumentów finansowych zgodnie z obowiązującymi w Urzędzie zasadami wraz z kopią wniosku, o którym mowa w § 3 ust. 1,
8) prowadzenie spraw związanych z dochodzeniem wobec oferenta uprawnień przysługujących zamawiającemu z tytułu kar umownych, gwarancji i rękojmi.
§ 5. Umowy oraz dyspozycje podpisuje dyrektor komórki organizacyjnej Urzędu odpowiedzialnej za przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia lub upoważniony pracownik Urzędu, chyba że Zarząd Województwa Podlaskiego na wniosek Marszałka Województwa Podlaskiego postanowi inaczej.
§ 6.1. W przypadku zamówień o wartości do 5.000 zł brutto zaproszenie do składania ofert jak również oferty mogą być przekazywane faksem lub drogą elektroniczną.
2. Udzielenie zamówienia na towary o wartości przekraczającej kwotę 10.000 zł brutto odbywa się na podstawie umowy zawartej z wybranym dostawcą.
§ 7. W postępowaniu o wartości do 3.000 zł brutto nie stosuje się przepisów § 4 ust. 2 pkt 2 i 3 chyba, że przedmiot zamówienia wymaga określenia szczegółowych warunków jego realizacji.
§ 8.1. Postępowanie o wartości przekraczającej kwotę 10.000 zł brutto prowadzi komórka organizacyjna Urzędu ds zamówień publicznych w porozumieniu z departamentem będącym wnioskodawcą zamówienia.
2. Komórka organizacyjnej Urzędu ds zamówień publicznych wszczyna postępowanie po przedłożeniu przez departament wnioskujący decyzji o której mowa w § 2.
3. Postanowienia § 4 ust. 2 pkt 2-6, § 5 oraz § 6 ust. 2 stosuje się odpowiednio.
§ 9. Do zadań komórki organizacyjnej Urzędu ds. zamówień publicznych należy:
1) prowadzenie rejestru umów i dyspozycji związanych z realizacją zamówień dokonywanych na zasadach określonych w niniejszej uchwale;
2) potwierdzanie na dokumentach finansowych (fakturach), że wydatek nie podlega przepisom ustawy.
§ 10.1. Uchwały nie stosuje się do:
1) zamówienia będącego kontynuacją wcześniej udzielonego zamówienia, jeżeli w ocenie zamawiającego jego kontynuowanie, ze względu na specyfikę przedmiotu zamówienia oraz dotychczasowy sposób realizacji, stanowi rozwiązanie najkorzystniejsze;
2) zamówienia towarów lub usług niezbędnych do usunięcia awarii lub skutków innego zdarzenia, którego nie można było przewidzieć; decyzję o zamówieniu w takich przypadkach podejmuje właściwy dyrektor komórki organizacyjnej Urzędu lub działający z jego upoważnienia pracownik,
3) zakupu biletów PKP i PKS dokonywanych na podstawie polecenia wyjazdu.
2. W sytuacji, o której mowa w ust. 1 pkt 2 zamówienie może być przekazane dostawcy ustnie, telefonicznie, faksem lub pocztą elektroniczną. W przypadku dokonania zlecenia ustnie lub telefonicznie zlecający zobowiązany jest sporządzić notatkę służbową.
§ 11.1. Zamówienia, za realizację których odpowiadają komórki organizacyjne odpowiedzialne za obsługę administracyjno-gospodarczą oraz informatyczną Urzędu, udzielane są na podstawie zapotrzebowania składanego przez departamenty. Wzór zapotrzebowania określa załącznik nr 3 do uchwały.
2. Postanowienia ust. 1 stosuje się odpowiednio do zamówień, których przedmiotem są towary i usługi realizowane na podstawie umów zawartych z oferentami wyłonionymi w drodze postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w trybie ustawy.
§ 12 Wykonanie uchwały powierza się Marszałkowi Województwa Podlaskiego.
§ 13. Uchwała wchodzi w życie z dniem podjęcia.