Uchwała Nr 119/1415/2016 Zarządu Województwa Podlaskiego z dnia 2016-02-23

UCHWAŁA NR 119/1415/2016

ZARZĄDU WOJEWÓDZTWA PODLASKIEGO

z dnia 23 lutego 2016 r.

w sprawie zmiany Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego w Białymstoku

Na podstawie art. 41 ust. 2 pkt 7 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie województwa (Dz. U. z 2015 r. poz. 1392 z późn. zm.^[1]) Zarząd Województwa Podlaskiego uchwala, co następuje:

§ 1. W Regulaminie Organizacyjnym Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego w Białymstoku stanowiącym załącznik do uchwały Nr 262/3791/2014 Zarządu Województwa Podlaskiego z dnia 21 października 2014 r. w sprawie uchwalenia Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego w Białymstoku wprowadza się następujące zmiany:

1)        w § 12 w ust. 1 po pkt 16 dodaje się pkt 17 w brzmieniu:

„17) Biuro Administracyjno-Gospodarcze, które przy znakowaniu spraw używa symbolu   „BA”;”;

2)        w § 17 ust. 3 otrzymuje brzmienie:

„3. Sekretarz nadzoruje pracę Departamentu Organizacji i Kadr oraz Biura
Administracyjno-Gospodarczego.”;

3)        w § 22 pkt 30 otrzymuje brzmienie:

„30) realizacja zadań określonych przepisami prawa z zakresu obronności
oraz bezpieczeństwa publicznego, w tym zarządzania kryzysowego, zgodnie
z zakresem działania departamentu;”;

4)        § 29, § 30, § 31, § 32 otrzymują brzmienie:

㤠29. Departamentem Organizacji i Kadr kieruje dyrektor Departamentu
przy pomocy jednego zastępcy.

§ 30. W Departamencie Organizacji i Kadr tworzy się następujące wewnętrzne komórki organizacyjne:

1)        Referat Organizacyjny, Skarg i Kontroli, któremu nadaje się symbol „OR-II”;

2)        Referat Kadr i Szkoleń, któremu nadaje się symbol „OR-III”;

3)        Kancelaria Zarządu, której nadaje się symbol „OR-IV”;

4)        Samodzielne stanowisko pracy ds. kancelaryjno-biurowych, któremu nadaje się symbol „OR-V”;

5)        Kancelaria Ogólna (na prawach referatu), której nadaje się symbol „OR-IX”.

§ 31. Do zadań Departamentu Organizacji i Kadr należy w szczególności prowadzenie spraw z zakresu:

1)    organizacji pracy Wicemarszałków oraz Członków Zarządu;

2)    organizacji Urzędu;

3)    realizacji polityki kadrowej;

4)   kancelarii ogólnej Urzędu.

§ 32. Zadania określone w § 31 realizują:

1)Referat Organizacyjny, Skarg i Kontroli do zadań którego należy w szczególności:

a)    przygotowywanie projektów aktów prawnych dotyczących organizacji i funkcjonowania Urzędu,

b)   przygotowywanie i ewidencjonowanie upoważnień udzielanych przez Marszałka dotyczących podejmowania czynności w zakresie prowadzonych postępowań administracyjnych, w tym do wydawania decyzji administracyjnych,

c)    prowadzenie centralnych rejestrów kancelaryjnych:

-  aktów prawnych Marszałka,

-  upoważnień i pełnomocnictw udzielonych przez Marszałka,

d)   przeprowadzanie kontroli wewnętrznej w Urzędzie w zakresie: przestrzegania przepisów kpa, instrukcji kancelaryjnej, terminowości załatwiania skarg, wniosków, petycji oraz udział na polecenie Marszałka w kontroli zewnętrznej,

e)    opracowywanie projektu rocznego planu kontroli zewnętrznej,

f)    opracowywanie propozycji Zarządu do planu pracy Sejmiku,

g)   prowadzenie wykazu materiałów pokontrolnych z kontroli przeprowadzonych w Urzędzie przez Regionalną Izbę Obrachunkową, Najwyższą Izbę Kontroli, Wojewodę Podlaskiego i inne jednostki kontroli zewnętrznej,

h)   sporządzanie półrocznych informacji o wynikach przeprowadzonych kontroli zewnętrznych i kontroli przeprowadzonych w Urzędzie przez Regionalną Izbę Obrachunkową, Najwyższą Izbę Kontroli, Wojewodę Podlaskiego i inne jednostki kontroli zewnętrznej ze wskazaniem niedociągnięć,

i)     koordynacja udzielania odpowiedzi na interpelacje i zapytania radnych Województwa,

j)     opracowywanie kwartalnych sprawozdań z wykonania uchwał Sejmiku,

k)   opracowywanie rocznego sprawozdania z działalności Zarządu i pracy Urzędu;

2)   Referat Kadr i Szkoleń, do zadań którego należy w szczególności:

a)    prowadzenie całokształtu spraw kadrowych pracowników Urzędu, w tym:

-      organizacyjno-techniczne przygotowanie konkursów na wolne stanowiska pracy oraz obsługa komisji konkursowych,

-      prowadzenie spraw związanych z zawieraniem, zmianą i rozwiązywaniem umów o pracę,

-      kierowanie pracowników na lekarskie badania wstępne, okresowe, kontrolne oraz na szkolenie wstępne z zakresu bhp,

b)   ustalanie uprawnień pracowników Urzędu do: dodatkowego wynagrodzenia rocznego, dodatku za wieloletnią pracę, nagrody jubileuszowej i urlopu oraz innych uprawnień wynikających ze stosunku pracy,

c)    sporządzanie planu urlopów pracowniczych na podstawie propozycji przedłożonych przez dyrektorów departamentów oraz przekazywanie planu
do akceptacji Marszałka,

d)   ewidencjonowanie nieobecności pracowników w pracy, nadzór nad prowadzeniem miesięcznych kart ewidencji czasu pracy,

e)    zgłaszanie pracowników Urzędu do ubezpieczeń zdrowotnych i społecznych oraz współpraca z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych w zakresie związanym
z emeryturami i rentami pracowników,

f)    prowadzenie akt osobowych i ewidencji pracowników Urzędu,

g)   przygotowywanie projektów zakresów czynności dyrektorom departamentów,

h)   nadzór nad prowadzeniem przez departamenty Urzędu spraw kadrowych kierowników jednostek organizacyjnych i osób prawnych oraz przechowywanie akt osobowych kierowników jednostek organizacyjnych i osób prawnych,

i)     przeprowadzanie kontroli wewnętrznej w Urzędzie w zakresie przestrzegania przepisów regulaminu pracy Urzędu i innych zarządzeń porządkowych Marszałka,

j)     współpraca z Powiatowym Urzędem Pracy w zakresie zatrudniania bezrobotnych i organizowania staży absolwenckich zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz z uczelniami w zakresie organizowania staży i praktyk studenckich,

k)   prowadzenie całokształtu spraw związanych ze szkoleniem i podnoszeniem kwalifikacji pracowników Urzędu oraz organizowanie i prowadzenie służby przygotowawczej,

l)     składanie propozycji w zakresie polityki kadrowej i płacowej Urzędu, w tym współpraca z Departamentem Finansów w zakresie planowania zatrudnienia
i funduszu płac,

m) prowadzenie spraw związanych z obowiązującą sprawozdawczością z zakresu spraw osobowych,

n)   prowadzenie spraw związanych ze składaniem oświadczeń o stanie majątkowym: Marszałka, Wicemarszałków, Członków Zarządu, Sekretarza
i Skarbnika, kierowników wojewódzkich samorządowych jednostek organizacyjnych, osób zarządzających i członków organu zarządzającego wojewódzką osobą prawną oraz osób wydających decyzje administracyjne
w imieniu Marszałka, a także opracowywanie wymaganych informacji z tego zakresu,

o)   prowadzenie spraw związanych ze składaniem oświadczeń osób pełniących funkcje publiczne w tym Marszałka, Wicemarszałków, Członków Zarządu
i Skarbnika określonych ustawą z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944-1990 oraz treści tych dokumentów,

p)   prowadzenie całokształtu spraw związanych z planowaniem i wykorzystaniem środków Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych,

q)   opracowywanie propozycji do projektu planu finansowego Urzędu w zakresie zadań departamentu w tym: utrzymanie etatów, szkolenia pracowników oraz sporządzanie sprawozdań z wykonania planu finansowego w tym zakresie,

r)     sporządzanie wniosków w trakcie roku budżetowego w sprawie zmian w planie finansowym Urzędu w zakresie realizowanych zadań departamentu,

s)    dokonywanie wydatków budżetowych, w zakresie należącym do kompetencji departamentu, w ramach kwot uchwalonych w planie finansowym Urzędu,

t)     współpraca z Podlaskim Urzędem Wojewódzkim dotycząca wykonywania zadań zleconych w zakresie przejęcia pracowników, określenia liczby etatów, kosztów zatrudnienia i utrzymania pracowników oraz sporządzanie harmonogramów, analiz i sprawozdawczości w tym zakresie;

3)   Kancelaria Zarządu, do zadań której należy w szczególności:

a)    organizacyjno-techniczne przygotowanie i obsługa indywidualnych kontaktów Wicemarszałków i Członków Zarządu z parlamentarzystami, przedstawicielami administracji rządowej, organami samorządu terytorialnego, przedstawicielami organizacji gospodarczych, zawodowych i społecznych,

b)   nadawanie biegu inicjatywom i wnioskom składanym do Zarządu przez organy samorządu terytorialnego, radnych gmin i powiatów,

c)    współpraca z Departamentem Współpracy z Zagranicą i Promocji w przygotowywaniu zagranicznych podróży Wicemarszałków i Członków Zarządu,

d)   zapewnienie, we współpracy z Departamentem Współpracy z Zagranicą i Promocji, organizacyjnej, medialnej i protokolarnej obsługi oficjalnych wizyt krajowych i zagranicznych Wicemarszałków i Członków Zarządu,

e)    współdziałanie w organizowaniu konferencji i spotkań z udziałem Wicemarszałków i Członków Zarządu, kompletowanie niezbędnych materiałów i dokumentów oraz obsługa organizowanych narad,

f)    prowadzenie spraw związanych z przyjmowaniem obywateli zgłaszających się w indywidualnych sprawach do Wicemarszałków i Członków Zarządu,

g)   koordynowanie obiegu korespondencji wpływającej do Marszałka, Wicemarszałków i Członków Zarządu,

h)   prowadzenie kalendarza, w porozumieniu z Gabinetem Marszałka, spotkań Wicemarszałków i Członków Zarządu,

i)     zapewnienie obsługi sekretarsko-biurowej Marszałka, Wicemarszałków i Członków Zarządu, w tym obsługa poczty elektronicznej,

j)     organizowanie, we współdziałaniu z Zespołem Ochrony Informacji Niejawnych oraz Spraw Obronnych, stałej obsługi kancelaryjnej po godzinach pracy Urzędu,

k)   zapewnienie organizacyjno-technicznej obsługi przyjmowania przez Marszałka, Wicemarszałków i Członków Zarządu obywateli zgłaszających się w sprawach skarg i wniosków,

l)     przygotowanie i obsługa posiedzeń Zarządu,

m) prowadzenie rejestrów:

-     uchwał Zarządu,

-     upoważnień i pełnomocnictw udzielonych przez Zarząd,

-     porozumień Województwa zawartych z innymi województwami oraz jednostkami samorządu terytorialnego z obszaru Województwa w sprawie powierzenia prowadzenia zadań publicznych,

n)   opracowywanie projektów aktów prawnych dotyczących spraw proceduralnych pracy Zarządu,

o)   opracowywanie informacji o bieżącej pracy Zarządu,

p)   koordynacja przekazywania do Biura Sejmiku materiałów przeznaczonych
do rozpatrzenia przez Sejmik lub jego komisje,

q)   przekazywanie uchwał Zarządu właściwym organom nadzoru, a także departamentom Urzędu,

r)     współdziałanie z departamentami Urzędu i jednostkami organizacyjnymi w zakresie przygotowania materiałów i informacji Zarządowi oraz koordynacja
i nadzór nad terminowym przygotowaniem dokumentów;

4)   Kancelaria Ogólna, do zadań której należy w szczególności:

a)    udzielanie, klientom zgłaszającym się do Urzędu, informacji o sposobie załatwienia sprawy oraz informacji o organach właściwych do załatwienia sprawy w przypadku, gdy takim organem nie jest Marszałek, Zarząd,

b)   przyjmowanie, dokonywanie rozdziału, wpływającej korespondencji i przesyłek wpisanych do rejestru przesyłek wpływających,

c)    obsługa Elektronicznej Skrzynki Podawczej (ESP) oraz Elektronicznej platformy usług administracji publicznej (ePUAP), w tym: odbieranie korespondencji, sprawdzanie wpływających dokumentów elektronicznych pod względem formalnym, weryfikowanie i poświadczanie poprawności podpisów elektronicznych,

d)   przekazywanie korespondencji Członkom Zarządu oraz na poszczególne departamenty,

e)    wprowadzanie wchodzącej korespondencji do systemu informatycznego Urzędu (SmartDoc),

f)    sprawdzanie poprawności adresu i stanu opakowania przesyłek wpływających do Urzędu oraz w przypadku jej uszkodzenia sporządzanie odpowiedniej adnotacji,

g)   niezwłoczne zwracanie do urzędu pocztowego korespondencji mylnie doręczonej,

h)   prowadzenie rejestru zwrotu przesyłek,

i)     wysyłanie korespondencji i przesyłek,

j)     prowadzenie pocztowej książki nadawczej,

k)   prowadzenie rejestru przesyłek przekazanych do nadania oraz rejestru odbioru tych przesyłek,

l)     dokonywanie rozdziału prasy codziennej,

m) prowadzenie innych spraw związanych z funkcjonowaniem Kancelarii Ogólnej.”;

5)        w § 38 pkt 10 otrzymuje brzmienie:

„10) Referat ds. Innowacyjności Przedsiębiorstw, któremu nadaje się symbol
„DRR-X”.”;

6)        w § 39:

a) pkt 8 otrzymuje brzmienie:

„8) wykonywania zadań Instytucji Zarządzającej Regionalnym Programem Operacyjnym Województwa Podlaskiego, w tym m.in. wybór projektów
do dofinansowania, określanie poziomu dofinansowania i zawieranie umów o dofinansowanie projektów;”;

b) w pkt 11 kropkę zastępuje się średnikiem i dodaje się pkt 12 w brzmieniu:

„12) koordynacja zarządzania ryzykiem nadużyć finansowych.”;

7)        w § 40:

a) w pkt 1 lit. c otrzymuje brzmienie:

„c) współpraca z Ministerstwem Rozwoju oraz Komisją Europejską w zakresie kompetencji Referatu,”,

b) pkt 3, pkt 4, pkt 8, pkt 9, pkt 10 otrzymują brzmienie:

„3) Referat Certyfikacji, do zadań którego należy w szczególności:

a)    sporządzanie prognozy wniosków o płatność do Komisji Europejskiej oraz danych finansowych przekazywanych do KE,

b)   monitorowanie nieprawidłowości w ramach RPOWP 2014-2020 na podstawie zestawień przygotowywanych przez Departament Wdrażania Regionalnego Programu Operacyjnego i Departament Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Wojewódzki Urząd Pracy w Białymstoku,

c)    monitorowanie finansowych postępów realizacji RPOWP 2014-2020, w tym zasady n+3,

d)   sporządzanie informacji kwartalnej z realizacji RPOWP 2014-2020, informacji z realizacji komponentu Pomocy Technicznej we współpracy z Referatem Monitorowania i Systemów Informatycznych, departamentami wdrożeniowymi (Departamentem Wdrażania Regionalnego Programu Operacyjnego
i Departamentem Europejskiego Funduszu Społecznego) oraz instytucjami pośredniczącymi,

e)    prowadzenie spraw związanych z przeprowadzonymi kontrolami/audytami instytucji zewnętrznych,

f)    koordynowanie sporządzania deklaracji zarządczej i rocznego podsumowania kontroli i audytu,

g)   ocena formalna i merytoryczna zmian Rocznego Planu Działań Pomocy Technicznej oraz przygotowywanie uchwały dotyczącej zmian w Rocznym Planie Działania Pomocy Technicznej w ramach RPOWP 2014-2020,

h)   udział w pracach nad przygotowaniem i aktualizacją procedur dotyczących wdrażania RPOWP 2014-2020,

i)     obsługa SL2014 oraz SFC2014,

j)     opracowywanie materiałów związanych z wykonaniem budżetu województwa;

4) Referat Informacji i Promocji, do zadań którego należy w szczególności:

a)   realizacja Osi Priorytetowej Pomoc Techniczna RPOWP, w tym:

-  przygotowywanie i aktualizacja Rocznych Planów Działań Pomocy Technicznej,

-  przygotowywanie wniosków o płatność,

-  sprawozdawczość z wykorzystania oraz rozliczanie dotacji celowej,

-  opracowywanie planów i sprawozdań finansowych,

-  monitorowanie i raportowanie poziomu wdrażania,

b) realizacja działań informacyjnych i promocyjnych RPOWP, w tym:

-     opracowanie i aktualizacja Strategii Komunikacji, Rocznych Planów Działań Informacyjnych i Promocyjnych RPOWP,

-     inicjowanie i koordynacja działań promocyjnych,

-     organizacja szkoleń, konferencji, seminariów, spotkań dla potencjalnych beneficjentów oraz beneficjentów RPOWP,

-     przygotowanie i dystrybucja materiałów promocyjnych i informacyjnych,

-     opracowywanie sprawozdań i informacji z zakresu promocji RPOWP,

-     współpraca z mediami w sprawach związanych z RPOWP,

-     prowadzenie stron internetowych www.rpowp.wrotapodlasia.pl, www.rpo.wrotapodlasia.pl, www.podlaskiedotacje.pl,

c)    prowadzenie sieci Punktów Informacyjnych Funduszy Europejskich zajmującej się dystrybucją informacji z zakresu Narodowej Strategii Spójności, Umowy Partnerstwa oraz Krajowych Programów Operacyjnych i Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podlaskiego , w tym:

-     udzielanie informacji potencjalnym beneficjentom i beneficjentom poprzez kontakt bezpośredni, rozmowę telefoniczną, pocztę tradycyjną
i elektroniczną oraz indywidualne konsultacje,

-     koordynacja pracy Lokalnych Punktów Informacyjnych,

-     promowanie Sieci Punktów Informacyjnych Funduszy Europejskich w województwie,

-     upowszechnianie informacji o projektach oraz efektach realizacji Polityki Spójności w województwie,

d)   prowadzenie Regionalnego Punktu Kontaktowego Programu Współpracy Transgranicznej Litwa-Polska 2014-2020,

e)    współdziałanie z Instytucjami Zarządzającymi, Instytucjami Krajowymi, Sekretariatami Technicznymi, Krajowymi Punktami Kontaktowymi
w realizacji Programów Europejskiej Współpracy Terytorialnej oraz programów realizowanych w ramach Europejskiego Instrumentu Sąsiedztwa 2014-2020,

f)    udział w ocenie wniosków o dofinansowanie projektów złożonych do poszczególnych działań RPOWP w ramach prac Komisji Oceny Projektów,

g)   udział w pracach CPMR (Konferencji Peryferyjnych Regionów Nadmorskich Europy);

8)   Referat Obsługi Inwestorów i Promocji Gospodarczej, do zadań którego należy w szczególności:

a)    realizacja działań i projektów związanych z promocją gospodarczą i promocją eksportu,

b)   udział w targach branżowych z zakresu promocji gospodarczej województwa,

c)    realizacja działań i projektów związanych z rozwojem przedsiębiorczości,

d)   obsługa potencjalnych inwestorów zewnętrznych zainteresowanych podjęciem współpracy gospodarczej na terenie województwa,

e)    współpraca z Polską Agencją Informacji i Inwestycji Zagranicznych (PAIiIZ) w zakresie prowadzenia Centrum Obsługi Inwestora (COI), a w szczególności:

-  tworzenie i bieżące aktualizowanie ofert inwestycyjnych,

-  tworzenie i aktualizowanie regionalnej listy danych poddostawców wg. sektorów gospodarczych oraz bazy danych przedsiębiorstw - eksporterów w województwie,

-  gromadzenie podstawowych informacji o przedsiębiorstwach w województwie poszukujących inwestora strategicznego,

-  wspólna z PAIiIZ obsługa inwestorów zagranicznych, zainteresowanych podjęciem działalności gospodarczej na terenie województwa lub ich obsługa w imieniu PAIiIZ,

f)    obsługa misji handlowo-inwestycyjnych,

g)   współpraca z Ministerstwem Rozwoju i innymi instytucjami wspierania biznesu,

h)   realizacja projektu w ramach Programu Interreg Baltic Sea Region,

i)     udział w realizacji zadań z zakresu Strategii Promocji Województwa Podlaskiego,

j)     zapewnienie trwałości projektu "Sieć Centrów Obsługi Inwestorów
i Eksporterów (COIE)" realizowanego w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, Poddziałanie 6.2.1.,

k)   uczestnictwo w realizacji projektu „Program Promocji Gospodarczej Polski Wschodniej” w ramach Programu Operacyjnego Polski Wschodniej,

l)     uczestnictwo w pracach Zespołu ds. koordynacji systemu promocji polskiej gospodarki funkcjonującego w strukturze Ministerstwa Rozwoju,

m) obsługa wniosków składanych do UMWP Systemie Wymiany Informacji na Rynku Wewnętrznym – IMI;

9) Referat Administracyjny, do zadań którego należy w szczególności:

a)    wykonywanie czynności kancelaryjnych, zgodnie z instrukcją kancelaryjną,
w tym koordynowanie obiegu korespondencji wpływającej do Departamentu Rozwoju Regionalnego, Departamentu Wdrażania Regionalnego Programu Operacyjnego, Departamentu Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Biura Certyfikacji RPOWP 2014-2020,

b)   prowadzenie określonych spraw pracowniczych pracowników Departamentu Rozwoju Regionalnego, Departamentu Wdrażania Regionalnego Programu Operacyjnego, Departamentu Europejskiego Funduszu Społecznego i Biura Certyfikacji RPOWP 2014-2020, w tym prowadzenie rozliczeń delegacji pracowników ww. departamentów,

c)    przygotowywanie sprawozdań z wykonania uchwał Zarządu oraz Sejmiku
– w zakresie Departamentu Rozwoju Regionalnego oraz jednostek organizacyjnych, o których mowa w § 41,

d)   realizacja wybranych projektów Departamentu Rozwoju Regionalnego, w tym projektów Pomocy Technicznej RPOWP,

e)    organizacja i obsługa szkoleń oraz działań podnoszących kwalifikacje kadry zaangażowanej w realizację RPOWP,

f)    obsługa sekretariatu, w tym ustalanie i prowadzenie kalendarza spotkań dyrekcji Departamentu,

g)   współdziałanie z właściwymi merytorycznie komórkami organizacyjnymi Urzędu w zakresie informatycznej obsługi Departamentu Rozwoju Regionalnego, Departamentu Wdrażania Regionalnego Programu Operacyjnego, Departamentu Europejskiego Funduszu Społecznego, Biura Certyfikacji RPOWP 2014-2020 oraz zapewnienia materialno-technicznych warunków pracy (w tym m.in. utrzymanie obiektu, zapewnienie transportu, zaopatrzenie),

h)   prowadzenie bieżących spraw związanych z polityką przestrzennego zagospodarowania województwa,

i)     obsługa administracyjno-techniczna Komisji Urbanistyczno - Architektonicznej działającej przy Zarządzie,

j)     wykonywanie czynności w zakresie nadzoru nad organizacją
i funkcjonowaniem jednostek organizacyjnych, o których mowa w § 41,

k)   prowadzenie, w porozumieniu z Podlaskim Biurem Planowania Przestrzennego, spraw z zakresu infrastruktury transportowej, energetycznej, ochrony środowiska,

l)     przygotowywanie rocznego sprawozdania z działalności Zarządu Województwa Podlaskiego w zakresie zadań realizowanych przez Departament Rozwoju Regionalnego,

m) organizacja prac Zespołu ds. własnej oceny ryzyka nadużyć finansowych
w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podlaskiego na lata 2014-2020,

n)   cykliczne diagnozowanie zdolności administracyjnej jednostek zaangażowanych w realizację perspektywy 2014-2020,

o)   przygotowywanie Planów działania Departamentu Rozwoju Regionalnego, identyfikacja, ocena oraz określenie metod przeciwdziałania ryzyku oraz sporządzanie sprawozdań z wykonania Planu działania oraz ocena zaistniałych ryzyk;

10)Referat ds. Innowacyjności Przedsiębiorstw, do zadań którego należy w szczególności organizowanie procesu naboru i oceny wniosków
o dofinansowanie - w ramach wdrażania części Osi Priorytetowej I Wzmocnienie potencjału i konkurencyjności gospodarki regionu RPOWP 2014-2020,
w zakresie Poddziałania 1.2.1, Działania 1.3 oraz Działania 1.5, w tym:

a)    przygotowywanie propozycji harmonogramu naboru wniosków o dofinansowanie w zakresie właściwym dla Referatu,

b)   przygotowywanie i aktualizacja kryteriów wyboru projektów w zakresie właściwym dla Referatu,

c)    organizowanie procesu naboru i oceny wniosków o dofinansowanie,

d)   weryfikacja wymogów formalnych wniosków o dofinansowanie złożonych w ramach ww. działań i poddziałania,

e)    udział w ocenie formalno-merytorycznej wniosków o dofinansowanie w ramach prac Komisji Oceny Projektów,

f)    organizowanie prac związanych z podjęciem ostatecznej decyzji w sprawie wyboru projektów do dofinansowania, w tym przygotowanie projektu uchwał Zarządu o wyborze wniosków do wsparcia oraz ogłaszanie decyzji Zarządu na stronie internetowej i w BIP,

g)   przygotowywanie umów o dofinansowanie projektów,

h)   obsługa SL2014,

i)     sprawozdawczość z realizacji RPOWP w zakresie zadań Referatu,

j)     organizowanie naboru ekspertów w zakresie właściwym dla Referatu,

k)   wykonywanie zadań z zakresu udzielania pomocy publicznej w ramach ww. działań i poddziałania,

l)     udział w pracach nad przygotowaniem i aktualizacją dokumentów dotyczących wdrażania RPOWP,

m) archiwizowanie dokumentacji zgodnie z obowiązującymi przepisami.”;

8)        § 41b. otrzymuje brzmienie:

„§ 41b. Do zadań Biura Certyfikacji RPOWP 2014-2020 należy prowadzenie spraw związanych z poświadczaniem i certyfikowaniem wydatków ponoszonych w ramach RPOWP 2014-2020 do Komisji Europejskiej, w tym:

1)        weryfikacja formalna i merytoryczna deklaracji wydatków przekazywanej przez Instytucję Zarządzającą RPOWP w SL2014,

2)        sporządzanie Wniosków o płatność okresową oraz ostatecznych Wniosków o płatność okresową w poszczególnych latach obrachunkowych i przekazywanie ich do Komisji Europejskiej,

3)        poświadczanie, że Wnioski o płatność do Komisji Europejskiej wynikają z wiarygodnych systemów księgowych, są oparte na weryfikowalnych dokumentach potwierdzających i były przedmiotem weryfikacji przeprowadzonych przez Instytucję Zarządzającą,

4)        sporządzanie Zestawień wydatków obejmujących rok obrachunkowy i przekazywanie ich do Komisji Europejskiej,

5)        poświadczanie kompletności, rzetelności i prawdziwości zestawień wydatków oraz poświadczanie, że wydatki ujmowane w Zestawieniach wydatków są zgodne z obowiązującymi przepisami prawa oraz zostały poniesione w związku z operacjami wybranymi do finansowania zgodnie z kryteriami mającymi zastosowanie do programu operacyjnego i zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa,

6)        uwzględnianie, podczas sporządzania i składania wniosków o płatność i zestawień wydatków, wyników wszystkich audytów przeprowadzonych przez Instytucję Audytową lub na jej odpowiedzialność, wyników własnych kontroli Instytucji Zarządzającej oraz innych wyników kontroli i informacji o nieprawidłowościach,

7)        utrzymywanie w formie elektronicznej zapisów księgowych dotyczących wydatków zadeklarowanych Komisji Europejskiej oraz odpowiadającego im wkładu publicznego wypłaconego na rzecz beneficjentów,

8)        weryfikowanie elektronicznej ewidencji kwot podlegających odzyskiwaniu i kwot wycofanych po anulowaniu całości lub części wkładu dla danego projektu, prowadzonej przez Instytucję Zarządzającą w SL2014,

9)        prowadzenie rejestru nieprawidłowości uzyskanych na podstawie wyników audytów i kontroli przeprowadzonych w ramach RPOWP przez upoważnione podmioty,

10)    wykonywanie czynności związanych ze wstrzymaniem certyfikacji w ramach RPOWP,

11)    opracowywanie oraz aktualizacja procedur zawartych w Instrukcji Wykonawczej Instytucji Certyfikującej,

12)    opracowywanie zmian do Opisu Funkcji i Procedur RPOWP 2014-2020 w zakresie pełnienia funkcji Instytucji Certyfikującej,

13)    analizowanie informacji zawartych w dokumentach dotyczących procedur Instytucji Zarządzającej oraz ich zmian,

14)    obsługa systemów informatycznych w zakresie działania biura, w tym wykorzystanie Centralnego Systemu Teleinformatycznego oraz SFC2014 na potrzeby certyfikacji,

15)    archiwizacja dokumentów zgodnie z obowiązującymi przepisami.”;

9)        § 42, § 43, § 44, § 45 otrzymują brzmienie:

„§ 42. Departamentem Wdrażania Regionalnego Programu Operacyjnego kieruje dyrektor Departamentu przy pomocy trzech zastępców.

§ 43. W Departamencie Wdrażania Regionalnego Programu Operacyjnego tworzy się następujące wewnętrzne komórki organizacyjne:

1)        Samodzielne stanowisko pracy ds. kancelaryjno-biurowych, któremu nadaje się symbol „RPO-I”;

2)        Referat Oceny i Wyboru Wniosków, któremu nadaje się symbol „RPO-II”;

3)        Referat ds. Weryfikacji Zamówień Publicznych, któremu nadaje się symbol „RPO-III”;

4)        Referat Rozliczeń i Płatności Projektów Wspierających Rozwój Przedsiębiorczości i Innowacyjności, któremu nadaje się symbol „RPO-IV”;

5)        Referat Rozliczeń i Płatności Projektów Wspierających Rozwój Regionalny, któremu nadaje się symbol „RPO-V”;

6)        Referat ds. Procedury Odwoławczej i Postępowań Administracyjnych, któremu nadaje się symbol „RPO-VI”;

7)        Referat Kontroli RPOWP, któremu nadaje się symbol „RPO-VII”;

8)        Referat Finansów i Poświadczania Wydatków RPOWP, któremu nadaje się symbol „RPO-VIII”;

9)        Referat ds. Monitorowania Trwałości Projektów, któremu nadaje się symbol „RPO-IX”.

 

§ 44. Do zadań Departamentu Wdrażania Regionalnego Programu Operacyjnego należy wdrażanie RPOWP 2007-2013 oraz RPOWP 2014-2020 w części dotyczącej Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, w tym:

1)         wybór projektów do dofinansowania;

2)         określanie poziomu dofinansowania;

3)         zawieranie z beneficjentami umów o dofinansowanie;

4)           rozpatrywanie protestów od wyników oceny projektów w perspektywie finansowej 2007-2013;

5)         przyjmowanie i ocena wniosków o płatność od beneficjentów;

6)         prowadzenie kontroli realizacji projektów;

7)         sporządzanie deklaracji i poświadczeń wydatków;

8)         odzyskiwanie kwot nienależnie wypłaconych beneficjentom;

9)         raportowanie o nieprawidłowościach;

10)    monitorowanie trwałości projektów;

11)    wprowadzanie i akceptacja zleceń płatności w systemie BGK – Zlecenia;

12)    prowadzenie ewidencji płatności dokonywanych ze środków europejskich;

13)    udział w pracach nad przygotowaniem i aktualizacją dokumentów dotyczących zarządzania, wdrażania i kontroli RPOWP 2014-2020;

14)    archiwizowanie dokumentów zgodnie z obowiązującymi przepisami;

15)    udział w zamykaniu programu perspektywy 2007-2013.

§ 45. Zadania określone w § 44 realizują:

1)        Samodzielne stanowisko pracy ds. kancelaryjno-biurowych, do zadań którego należy w szczególności:

a)    obsługa sekretariatu, w tym ustalanie i prowadzenie kalendarza spotkań dyrekcji Departamentu,

b)   koordynacja obiegu korespondencji Departamentu przy użyciu programu SmartDoc,

c)    prowadzenie ewidencji czasu pracy,

d)   przygotowywanie sprawozdań z wykonania uchwał Zarządu oraz Sejmiku,

e)    archiwizacja dokumentów;

2)             Referat Oceny i Wyboru Wniosków, do zadań którego należy w szczególności:

a)    wdrażanie RPOWP 2007-2013, w tym:

-     obsługa KSI (SIMIK 07-13) oraz LSI,

-     sprawozdawczość z realizacji RPOWP w zakresie zadań Referatu,

b) wdrażanie RPOWP 2014-2020, w tym:

-     przygotowywanie propozycji harmonogramów naboru wniosków o dofinansowanie we współpracy z Departamentem Rozwoju Regionalnego,

-     opracowanie propozycji kryteriów wyboru projektów i ich aktualizacji w zakresie właściwym dla Referatu i we współpracy z innymi merytorycznymi komórkami UMWP,

-  organizowanie procesu naboru i oceny wniosków o dofinansowanie,

-     weryfikacja wymogów formalnych wniosków o dofinansowanie projektów,

-     udział w ocenie formalno-merytorycznej wniosków o dofinansowanie projektów złożonych do poszczególnych działań RPOWP w ramach prac Komisji Oceny Projektów,

-     organizowanie procesu oceny oraz udział w ocenie projektów pozakonkursowych,

-     udział w ocenie projektów wdrażanych w ramach RLKS,

-     organizowanie prac związanych z podjęciem ostatecznej decyzji w sprawie wyboru projektów do dofinansowania, w tym przygotowywanie projektu uchwał Zarządu o wyborze wniosków do wsparcia oraz ogłaszanie decyzji Zarządu na stronie internetowej i w BIP,

-     przygotowywanie umów/decyzji o dofinansowanie projektów,

-     obsługa SL2014,

-     udział w pracach nad przygotowaniem i aktualizacją dokumentów dotyczących zarządzania, wdrażania i kontroli RPOWP,

-     sprawozdawczość z realizacji RPOWP w zakresie zadań Referatu, w tym sprawozdań o udzielonej pomocy publicznej,

-     organizowanie naboru ekspertów,

-     rozstrzyganie kwestii z zakresu występowania pomocy publicznej,

-     archiwizacja dokumentacji zgodnie z obowiązującymi przepisami w tym zakresie;

3)   Referat ds. Weryfikacji Zamówień Publicznych, do zadań którego należy
w szczególności:

a)    sprawdzanie prawidłowości udzielenia zamówień publicznych przez beneficjentów projektów realizowanych w ramach RPOWP 2007-2013 i RPOWP 2014-2020,
w tym: wyboru trybu udzielenia zamówienia i zastosowanych procedur, ustalenia szacunkowej wartości zamówienia, ustalenia warunków udziału w postępowaniu, opisu przedmiotu zamówienia, wykonania obowiązków w zakresie publikacji ogłoszenia o zamówieniu, prawidłowości opracowania SIWZ, wyboru najkorzystniejszej oferty, zawarcia umowy z wykonawcą,

b)   rozpatrywanie zastrzeżeń składanych przez Beneficjentów w zakresie ustaleń poczynionych w wyniku weryfikacji postępowań o zamówienia publiczne,

c)    bieżąca analiza wyników audytów operacji i systemu przeprowadzonych przez Instytucję Audytową w kontekście naruszenia przepisów dotyczących zamówień publicznych,

d)   przygotowywanie stanowisk IZ RPOWP dotyczących ustaleń i wyników audytów Instytucji Audytowej w zakresie naruszenia przepisów dotyczących zamówień publicznych,

e)    bieżąca analiza orzecznictwa Krajowej Izby Odwoławczej, sądów powszechnych oraz Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej w zakresie zamówień publicznych,

f)    sprawozdawczość z realizacji RPOWP w zakresie zadań Referatu,

g)   pomoc w przygotowywaniu zamówień publicznych w ramach zadań Pomocy Technicznej,

h)   udział w pracach nad przygotowaniem i aktualizacją dokumentów dotyczących zarządzania, wdrażania i kontroli RPOWP 2007-2013 i RPOWP 2014-2020,

i)     obsługa KSI (SIMIK 07-13) oraz SL2014,

j)     przygotowywanie projektu aktualizacji dokumentów dotyczących zarządzania, wdrażania i kontroli RPOWP 2007-2013 w tym:

-  szczegółowego opisu priorytetów,

-  opisu systemu zarządzania i kontroli,

-  instrukcji wykonawczej,

-  wytycznych programowych,

k)   prowadzenie spraw związanych z przeprowadzonymi kontrolami/audytami instytucji zewnętrznych w ramach RPOWP na lata 2007-2013;

4)   Referat Rozliczeń i Płatności Projektów Wspierających Rozwój Przedsiębiorczości i Innowacyjności do zadań którego, w ramach Osi Priorytetowej I i Działania 3.2 RPOWP 2007-2013 oraz wybranych działań RPOWP 2014-2020, należy w szczególności:

a)    przygotowywanie aneksów do umów o dofinansowanie projektów,

b)   prowadzenie bieżącego monitoringu realizacji projektów oraz przygotowywanie prognoz finansowych w ramach obsługiwanych osi/działań,

c)    przyjmowanie i weryfikacja wniosków o płatność od beneficjentów, w tym:

-     ocena formalna i merytoryczna wniosków beneficjenta o płatność oraz załączników,

-     poświadczanie kwalifikowalności wydatków ujętych we wnioskach o płatność,

-     wystawianie dyspozycji przelewu środków w oparciu o zweryfikowane i zatwierdzone wnioski beneficjentów o płatność,

d)   sporządzanie korekt sprawozdań o udzielonej pomocy publicznej,

e)    sprawozdawczość z realizacji RPOWP w zakresie zadań Referatu,

f)    raportowanie o zaistniałych nieprawidłowościach w obrębie obsługiwanych osi/działań RPOWP,

g)   sporządzanie dokumentów niezbędnych do przygotowania poświadczenia i deklaracji wydatków oraz wniosków o płatność okresową od IZ do IC w ramach działań obsługiwanych przez Referat,

h)   przygotowywanie dokumentów niezbędnych do zgłoszenia zapotrzebowania na środki finansowe na współfinansowanie obsługiwanych działań,

i)     sporządzanie w określonych terminach uaktualnionej prognozy wydatków w zakresie obsługiwanych działań,

j)     obsługa KSI (SIMIK 07-13) oraz SL2014,

k)   udział w pracach nad przygotowaniem i aktualizacją dokumentów dotyczących zarządzania, wdrażania i kontroli RPOWP 2007-2013 i RPOWP 2014-2020,

l)     wprowadzanie zleceń płatności w systemie BGK - Zlecenia,

m) przeprowadzanie kontroli krzyżowych w ramach programu,

n)   weryfikacja wymogów formalnych wniosków o dofinansowanie projektów oraz udział w ocenie formalno-merytorycznej wniosków o dofinansowanie projektów złożonych, do poszczególnych działań RPOWP 2014-2020 w ramach prac Komisji Oceny Projektów;

5)   Referat Rozliczeń i Płatności Projektów Wspierających Rozwój Regionalny,
do zadań którego, w ramach Osi Priorytetowej II - VI (z wyłączeniem Działania 3.2) RPOWP 2007-2013 oraz wybranych działań RPOWP 2014-2020, należy
w szczególności:

a)    przygotowywanie aneksów do umów o dofinansowanie projektów,

b)   prowadzenie bieżącego monitoringu realizacji projektów oraz przygotowywanie prognoz finansowych w ramach obsługiwanych osi/działań,

c)    przyjmowanie i weryfikacja wniosków o płatność od Beneficjentów, w tym:

-     ocena formalna i merytoryczna wniosków beneficjenta o płatność,

-     poświadczanie kwalifikowalności wydatków ujętych we wnioskach o płatność,

-     wystawianie dyspozycji przelewu środków w oparciu o zweryfikowane i zatwierdzone wnioski beneficjentów o płatność,

d)   sporządzanie sprawozdań o udzielonej pomocy publicznej,

d)   sporządzanie korekt sprawozdań o udzielonej pomocy publicznej,

e)    sprawozdawczość z realizacji RPOWP w zakresie zadań Referatu,

f)    raportowanie o zaistniałych nieprawidłowościach w obrębie obsługiwanych osi/działań RPOWP,

g)   sporządzanie dokumentów niezbędnych do przygotowania poświadczenia i deklaracji wydatków oraz wniosków o płatność okresową od IZ do IC w ramach działań obsługiwanych przez Referat,

h)   przygotowywanie dokumentów niezbędnych do zgłoszenia zapotrzebowania na środki finansowe na współfinansowanie obsługiwanych działań,

i)     sporządzanie w określonych terminach uaktualnionej prognozy wydatków w zakresie obsługiwanych działań,

j)     obsługa KSI (SIMIK 07-13) oraz SL2014,

k)   udział w pracach nad przygotowaniem i aktualizacją dokumentów dotyczących zarządzania, wdrażania i kontroli RPOWP 2007-2013 i RPOWP 2014-2020,

l)     wprowadzanie zleceń płatności w systemie BGK - Zlecenia,

m) przeprowadzanie kontroli krzyżowych w ramach programu,

n)   weryfikacja wymogów formalnych wniosków o dofinansowanie projektów oraz udział w ocenie formalno-merytorycznej wniosków o dofinansowanie projektów złożonych do poszczególnych działań RPOWP 2014-2020 w ramach prac Komisji Oceny Projektów;

 

6)   Referat ds. Procedury Odwoławczej i Postępowań Administracyjnych, do zadań którego należy w szczególności:

a)    w zakresie RPOWP 2007-2013:

-     prowadzenie rejestru skarg w ramach etapu postępowania przed sądami administracyjnymi,

-     współdziałanie z Biurem Prawnym w zakresie reprezentowania IZ przed sądami w sprawach dotyczących wdrażania RPOWP,

-     wydawanie decyzji o zwrocie środków przekazanych na projekty lub zadania, o których mowa w przepisach o finansach publicznych,

-     prowadzenie postępowań związanych z egzekucją administracyjną,

-     prowadzenie rejestru decyzji,

-     prowadzenie ewidencji dotyczącej informacji publicznej oraz rejestru skarg i wniosków,

-     udział w pracach nad przygotowaniem i aktualizacją dokumentów dotyczących zarządzania, wdrażania i kontroli RPOWP,

-     sprawozdawczość z realizacji RPOWP w zakresie zadań Referatu,

b) w zakresie RPOWP 2014-2020:

-     wydawanie decyzji o zwrocie środków przekazanych na projekty lub zadania, o których mowa w przepisach o finansach publicznych,

-     prowadzenie postępowań związanych z egzekucją administracyjną,

-     prowadzenie rejestru decyzji,

-     prowadzenie ewidencji dotyczącej informacji publicznej oraz rejestru skarg i wniosków,

-     udział w pracach nad przygotowaniem i aktualizacją dokumentów dotyczących zarządzania, wdrażania i kontroli RPOWP,

-     sprawozdawczość z realizacji RPOWP w zakresie zadań Referatu,

-     weryfikacja wymogów formalnych wniosków o dofinansowanie projektów oraz udział w ocenie formalno-merytorycznej wniosków o dofinansowanie projektów złożonych do poszczególnych działań RPOWP 2014-2020 w ramach prac Komisji Oceny Projektów;

7)   Referat Kontroli RPOWP, do zadań którego należy w szczególności:

a)    dokonywanie kontroli na miejscu, projektów realizowanych na podstawie zawartych umów o dofinansowanie/wydanych decyzji o dofinansowanie, w tym kontroli trwałości projektów,

b)   sporządzanie informacji pokontrolnych z przeprowadzonych kontroli wraz z zaleceniami pokontrolnymi,

c)    przekazywanie danych do zestawień i raportów o nieprawidłowościach wykrytych przez Referat,

d)   weryfikacja wdrażania przez beneficjentów zaleceń pokontrolnych,

e)    analiza raportów z kontroli projektów, przeprowadzonych przez inne uprawnione podmioty,

f)    opracowywanie i sporządzanie sprawozdań z zakresu pracy Referatu,

g)   udział w pracach nad przygotowaniem i aktualizacją dokumentów dotyczących zarządzania, wdrażania i kontroli RPOWP 2007-2013 i RPOWP 2014-2020,

h)   obsługa KSI (SIMIK 07-13) oraz SL2014;

8)   Referat Finansów i Poświadczania Wydatków RPOWP, do zadań którego należy w szczególności:

a)    w zakresie RPOWP 2007-2013:

-  sporządzanie poświadczenia wydatków oraz wniosków o płatność okresową od IZ do IC,

-  sporządzanie harmonogramów zapotrzebowania na środki dotacji celowej oraz środki z budżetu środków europejskich,

-  sporządzanie prognozy wniosków o płatność do Komisji Europejskiej,

-  przygotowywanie szacunków wydatków na realizację RPOWP, w tym wniosku o przyznanie środków z budżetu środków europejskich oraz udzielenie dotacji celowej z budżetu państwa,

-  przygotowywanie materiałów do projektu ustawy budżetowej w zakresie Programu oraz do uchwały budżetowej województwa,

-  opracowywanie materiałów związanych z wykonaniem budżetu województwa,

-  prowadzenie ewidencji środków europejskich i środków budżetu państwa,

-  weryfikacja zleceń płatności przekazywanych w systemie BGK – Zlecenia,

-  bieżąca współpraca z BGK w ramach realizowanych płatności na rzecz beneficjentów oraz zwrotów,

-  sporządzanie zmian decyzji o dofinansowanie w ramach Rocznych Planów Działań Pomocy Technicznej,

-  weryfikacja wniosków beneficjenta o płatność w ramach Rocznych Planów Działań Pomocy Technicznej,

-  przeprowadzanie kontroli krzyżowej w ramach projektów Pomocy Technicznej,

-  prowadzenie kontroli krzyżowej horyzontalnej z projektami PROW i PO RYBY,

-  prowadzenie rejestru kwot podlegających procedurze odzyskiwania oraz kwot wycofanych w KSI (SIMIK 07-13),

-  sporządzanie zestawienia nieprawidłowości w ramach RPOWP,

-  raportowanie o nieprawidłowościach w ramach RPOWP w systemie IMS,

-  monitorowanie finansowych postępów realizacji RPOWP, w tym zasady n+2/n+3,

-  sporządzanie informacji miesięcznej z realizacji RPOWP,

-  obsługa KSI (SIMIK 07-13) oraz SFC2007,

-  udział w pracach nad przygotowaniem i aktualizacją procedur dotyczących wdrażania RPOWP,

-  sprawozdawczość z realizacji RPOWP w zakresie zadań Referatu,

-  udział w zamykaniu Programu perspektywy finansowej 2007-2013,

b) w zakresie RPOWP 2014-2020:

-  sporządzanie harmonogramów zapotrzebowania na środki dotacji celowej oraz środki z budżetu środków europejskich,

-  przygotowywanie szacunków wydatków na realizację RPOWP, w tym wniosku o przyznanie środków z budżetu środków europejskich oraz udzielenie dotacji celowej z budżetu państwa,

-  przygotowywanie materiałów do projektu ustawy budżetowej w zakresie Programu oraz do uchwały budżetowej województwa,

-  wykonywanie zadań związanych z realizacją budżetu województwa w zakresie rozliczenia dotacji celowej, ewidencji środków europejskich, potwierdzania salda konta dotyczącego płatności i zwrotów,

-  prowadzenie ewidencji płatności środków europejskich w ramach EFRR i środków budżetu państwa,

-  prowadzenie kontroli krzyżowej w zakresie działań wdrażanych bezpośrednio przez Departament z projektami PROW i PO RYBY,

-  sporządzanie zestawienia nieprawidłowości w ramach RPOWP,

-  raportowanie o nieprawidłowościach w ramach RPOWP w systemie IMS,

-  obsługa SL2014 oraz SFC,

-  udział w pracach nad przygotowaniem i aktualizacją procedur dotyczących wdrażania RPOWP,

-  sprawozdawczość z realizacji RPOWP w zakresie zadań Referatu,

-  sporządzanie deklaracji wydatków w ramach EFRR w SL2014,

-  weryfikacja zleceń płatności w ramach EFRR przekazywanych w systemie BGK-Zlecenia,

-  bieżąca współpraca z BGK w ramach realizowanych płatności z EFRR na rzecz Beneficjentów oraz zwrotów środków,

-  przygotowywanie informacji dla Zarządu Województwa i Ministerstwa Rozwoju o zleceniach płatności przekazanych do Banku oraz o płatnościach dokonanych przez Bank,

-  przygotowywanie dla Zarządu Województwa informacji o zwrotach środków EFRR na rachunek Ministerstwa Finansów,

-  prowadzenie rejestru kwot wycofanych oraz kwot podlegających procedurze odzyskiwania w ramach EFRR w SL2014,

-  archiwizacja dokumentów;

9)   Referat ds. Monitorowania Trwałości Projektów, do zadań którego należy w szczególności:

a)    monitorowanie zachowania trwałości projektów (badanie osiągnięcia i utrzymywania wskaźników produktu i rezultatu) poprzez analizę składanych przez Beneficjentów ankiet,

b)   analiza zagadnień związanych z przekształceniami podmiotów realizujących projekty,

c)    monitorowanie kwalifikowalności podatku VAT,

d)   analiza wysokości dochodu w projektach, weryfikacja luki finansowej i korekta wartości dofinansowania,

e)    analiza zagadnień dotyczących osiągnięcia nieuzasadnionych korzyści w projektach,

f)    monitoring przestrzegania zasady podwójnego finansowania,

g)   dokonywanie pomiaru wartości wskaźników Instrumentów Inżynierii Finansowej po zakończeniu realizacji projektów,

h)   wydawanie zabezpieczeń prawidłowej realizacji projektów,

i)     zarządzanie zmianami w projektach (w tym wydłużanie okresu trwałości),

j)     sprawozdawczość z realizacji RPOWP 2007-2013 i RPOWP 2014-2020 w zakresie zadań Referatu,

k)   obsługa KSI (SIMIK 07-13) oraz SL2014,

l)     weryfikacja wymogów formalnych wniosków o dofinansowanie projektów oraz udział w ocenie formalno-merytorycznej wniosków o dofinansowanie projektów złożonych do poszczególnych działań RPOWP 2014-2020 w ramach prac Komisji Oceny Projektów.”;

10)    po § 99 dodaje się:

a)wyrazy w brzmieniu:

   „Biuro Administracyjno-Gospodarcze – BA”,

b)    § 100, § 101, § 102, § 102a w brzmieniu:

㤠100. Biurem Administracyjno-Gospodarczym kieruje dyrektor Biura.

§ 101. 1. W Biurze Administracyjno-Gospodarczym tworzy się następujące wewnętrzne komórki organizacyjne:

1)        Referat Logistyczno-Techniczny, któremu nadaje się symbol „BA-I”;

2)        Archiwum Zakładowe, któremu nadaje się symbol „BA-II”;

3)        Samodzielne stanowisko pracy ds. ochrony przeciwpożarowej, któremu nadaje się symbol „BA-III”;

4)        Samodzielne stanowisko pracy ds. kancelaryjno-biurowych, któremu nadaje się symbol „BA-IV”.

2. Kierownik Archiwum Zakładowego pełni jednocześnie funkcję Koordynatora czynności kancelaryjnych.

 § 102. Do zadań Biura Administracyjno-Gospodarczego należy w szczególności prowadzenie spraw z zakresu:

1)        administrowania budynkami Urzędu;

2)        zapewnienia warunków materialno-technicznych pracy Urzędu;

3)        realizacji inwestycji własnych Urzędu;

4)        organizacji transportu Urzędu;

5)        archiwum zakładowego;

6)        ochrony przeciwpożarowej Urzędu.

§ 102a. Zadania określone w § 102 realizują:

1) Referat Logistyczno-Techniczny, do zadań którego należy w szczególności:

a)    przygotowywanie projektów umów dotyczących administracyjno-technicznego funkcjonowania Urzędu, nadzorowanie i kontrola realizacji zadań wynikających z umów,

b)   administrowanie mieniem i budynkami Urzędu, w tym:

-     zapewnienie utrzymania właściwego stanu technicznego budynków, tj. eksploatacja, konserwacja, remonty kapitalne i bieżące budynków,

-     zapewnienie właściwej ochrony budynków i mienia,

-     gospodarowanie pomieszczeniami,

-     obsługa multimedialna i techniczna sal konferencyjnych,

c)    prowadzenie obsługi techniczno-administracyjnej Urzędu, w tym:

-     zapewnienie usług operatorskich w zakresie telefonii stacjonarnej i komórkowej,

-  organizacja transportu,

-     zaopatrzenie w artykuły i materiały biurowe, materiały eksploatacyjne na potrzeby Urzędu oraz artykuły spożywcze,

-     zapewnienie utrzymania we właściwym stanie technicznym sprzętu biurowego, w tym zlecanie napraw gwarancyjnych i pogwarancyjnych oraz bieżącej konserwacji,

-     zamawianie i ewidencjonowanie pieczęci i stempli oraz likwidacja pieczęci urzędowych i stempli,

d)   zamawianie i ewidencjonowanie prasy,

e)    dokonywanie zakupów środków trwałych i wyposażenia biurowego zgodnie z planem wydatków, w tym: urządzeń biurowych, (z wyłączeniem sprzętu komputerowego, w tym urządzeń peryferyjnych oraz oprogramowania, jak również usług związanych z naprawą i serwisowaniem tego sprzętu), artykułów biurowych oraz sprzętu stanowiącego wyposażenie stanowiska pracy, materiałów eksploatacyjnych do urządzeń biurowych, mebli biurowych, artykułów spożywczych i kwiatów, usług związanych z bieżącym utrzymaniem i eksploatacją budynków oraz środków transportu będących
w dyspozycji Urzędu oraz innych usług związanych z zapewnieniem
materialno-technicznych warunków pracy Urzędu, bez względu na źródło finansowania,

f)    prowadzenie ewidencji środków trwałych, pozostałych środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych, pozostałych wartości niematerialnych
i prawnych oraz wyposażenia w oparciu aplikację do zarządzania majątkiem
i przeprowadzania inwentaryzacji – STOCK,

g)   prowadzenie kartotek ewidencji wyposażenia indywidualnego pracowników oraz odzieży ochronnej i roboczej,

h)   planowanie i prowadzenie zakupów inwestycyjnych Urzędu,

i)     zapewnienie właściwego oznakowania siedziby i pomieszczeń Urzędu,

j)     prowadzenie małej poligrafii (powielarni),

k)   zabezpieczenie warunków materiałowo-technicznych zapewniających przygotowanie i przeprowadzenie referendum i wyborów do Sejmiku;

2)   Archiwum Zakładowe, do zadań którego należy w szczególności:

a)    wdrażanie i nadzór nad przestrzeganiem zasad instrukcji kancelaryjnej oraz zasad instrukcji archiwalnej,

b)   udzielanie instruktażu oraz wyjaśnień w zakresie stosowania instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt, instrukcji archiwalnej,

c)    przygotowywanie zmian w jednolitym rzeczowym wykazie akt,

d)   przeprowadzanie kontroli wewnętrznej w Urzędzie w zakresie przestrzegania przepisów instrukcji kancelaryjnej, instrukcji archiwalnej,

e)    prowadzenie Archiwum Zakładowego, w tym:

-  porządkowanie zasobu archiwalnego, w tym inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej (kategorii B), udział w komisyjnym brakowaniu oraz przekazywanie, po uzyskaniu zgody Archiwum Państwowego w Białymstoku, wybrakowanej dokumentacji na zniszczenie,

-  organizowanie i przyjmowanie materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej od departamentów Urzędu, a także likwidowanych jednostek organizacyjnych zgodnie z obowiązującymi przepisami,

-  przejmowanie akt po zlikwidowanych jednostkach organizacyjnych i ich udostępnianie,

-  wydawanie zaświadczeń o zatrudnieniu pracownikom zlikwidowanych zakładów pracy,

-  przeprowadzanie skontrum dokumentacji,

-  przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji,

-  porządkowanie akt i sporządzanie sprawozdań z przejętej dokumentacji do Archiwum Państwowego w Białymstoku,

-  przeprowadzanie kwerend archiwalnych, czyli poszukiwanie w dokumentacji informacji na temat osób, zdarzeń czy problemów,

-  inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz udział w jej komisyjnym brakowaniu,

-  sporządzanie rocznych sprawozdań z działalności Archiwum Zakładowego i stanu dokumentacji w archiwum zakładowym,

-  wycofywanie dokumentacji ze stanu Archiwum Zakładowego w przypadku wznowienia sprawy w komórce organizacyjnej,

-  doradzanie komórkom organizacyjnym w zakresie właściwego postępowania z dokumentacją i w porozumieniu z koordynatorem czynności kancelaryjnych,

-  udostępnianie przechowywanej dokumentacji,

-  przygotowanie materiałów archiwalnych do przekazania i udział w ich przekazaniu do właściwego archiwum państwowego,

-  porządkowanie przechowywanej dokumentacji, przejętej w latach wcześniejszych w stanie nieuporządkowanym,

-  prowadzenie rejestru przedsiębiorców wykonujących działalność gospodarczą w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania oraz wydawanie zaświadczeń,

-  prowadzenie kontroli działalności gospodarczej w zakresie objętym wpisem do rejestru przedsiębiorców wykonujących działalność gospodarczą w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania;

3)   Samodzielne stanowisko pracy ds. ochrony przeciwpożarowej, do zadań którego należy prowadzenie spraw ochrony przeciwpożarowej oraz zapewnienie warunków bezpieczeństwa pożarowego w budynkach i obiektach Urzędu, a w szczególności:

a)    kontrola przestrzegania przepisów i zasad ppoż. w sferze przestrzegania przeciwpożarowych wymagań technicznych i technologicznych, a także budowlanych i instalacyjnych,

b)   sporządzanie okresowych analiz stanu ppoż. zawierających propozycję przedsięwzięć technicznych i organizacyjnych mających na celu zapobieganie zagrożeniom życia i zdrowia pracowników oraz poprawę warunków pracy,

c)    udział w opracowywaniu planów, modernizacji, zarządzeń wewnętrznych, regulaminów i instrukcji ogólnych w zakresie ppoż., w tym opracowanie Instrukcji Bezpieczeństwa Pożarowego dla obiektu i dbanie o jej aktualizację,

d)   kontrola stanu zabezpieczeń przeciwpożarowych,

e)    współdziałanie w szkoleniu przeciwpożarowym i przygotowaniu pracowników do czynnego udziału w zapobieganiu i zwalczaniu pożarów,

f)    współpraca z właściwym terenowo oddziałem straży pożarnej w zakresie zabezpieczenia przeciwpożarowego,

g)   nadzorowanie terminów konserwacji i naprawy urządzeń ppoż. w taki sposób, by gwarantowały one sprawne funkcjonowanie,

h)   sprawdzanie organizacji oraz warunków ewakuacji (tzw. „próbne ewakuacje”).”.

 

§ 2. Wykonanie uchwały powierza się Marszałkowi Województwa Podlaskiego.

 

§ 3. Uchwała wchodzi w życie z dniem podjęcia.

 

 

[1] Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2015 r., poz.1045, poz.1890.