Zarządzenie Nr 5/2025 z dnia 2025-01-09 w sprawie wprowadzenia procedury sporządzania projektów Zarządzeń Marszałka Województwa Podlaskiego

ZARZĄDZENIE NR 5/2025

MARSZAŁKA WOJEWÓDZTWA PODLASKIEGO

z dnia 9 stycznia 2025 r.

w sprawie wprowadzenia procedury sporządzania projektów Zarządzeń Marszałka Województwa Podlaskiego

Na podstawie art. 43 ust. 1 i 3 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie województwa (Dz. U. z 2024 r. poz. 566 ze zm.[1]) oraz § 14 ust. 2 pkt 5 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego w Białymstoku stanowiącego załącznik do uchwały Nr 55/1125/2024 Zarządu Województwa Podlaskiego z dnia 23 grudnia 2024 r. w sprawie uchwalenia Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego w Białymstoku, zarządzam co następuje:

§1. Wprowadzam wewnętrzną procedurę sporządzania projektów zarządzeń Marszałka Województwa Podlaskiego, zwanego dalej Marszałkiem.

§2. Za prawidłowe sporządzenie projektu zarządzenia Marszałka odpowiada dyrektor właściwej merytorycznie komórki organizacyjnej Urzędu.

§3. 1. Wydanie zarządzenia Marszałka poprzedza sporządzenie:

1) wniosku o jego wydanie, zgodnie z wzorem stanowiącym załącznik do niniejszego zarządzenia oraz

2) projektu zarządzenia;

2.Wniosek o wydanie zarządzenia powinien zawierać uzasadnienie jego wydania, które jasno, wyczerpująco i zwięźle przedstawia stan faktyczny, który ma być unormowany, wskazuje cel wydania danego aktu oraz ewentualne skutki finansowe.

3.Wniosek o wydanie zarządzenia podpisuje dyrektor komórki organizacyjnej Urzędu wnioskującej o wydanie zarządzenia oraz akceptuje nadzorujący Członek Zarządu, Sekretarz Województwa lub Skarbnik Województwa.

4.Wojewódzkie samorządowe jednostki organizacyjne składają projekty zarządzeń za pośrednictwem nadzorujących je komórek organizacyjnych Urzędu.

§ 4.  1.Jeżeli projekt zarządzenia dotyczy działań więcej niż jednej komórki organizacyjnej Urzędu, dyrektor komórki przygotowującej projekt ma obowiązek skonsultować projekt zarządzenia z tymi komórkami.

2.Dyrektor komórki organizacyjnej Urzędu, do której skierowano do konsultacji projekt zarządzenia, obowiązany jest zająć stanowisko w wyznaczonym terminie, zgłaszając uwagi lub informując o ich braku.

3.Ocena wszystkich uwag merytorycznych zgłaszanych w toku uzgodnień projektu zarządzenia należy do komórki organizacyjnej Urzędu przygotowującej projekt.

4.Dyrektor komórki organizacyjnej Urzędu ma obowiązek parafowania projektów zarządzeń, które były z nim konsultowane.   

§ 5. 1. Szczegółowe zasady opracowania aktów prawnych określone zostały w Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 20 czerwca 2002 r. w sprawie „Zasad techniki prawodawczej”.

2. Projekt zarządzenia powinien zawierać, w szczególności:

1) oznaczenie zarządzenia wraz ze wskazaniem organu wydającego zarządzenie oraz wykropkowane miejsce na jego numer;

2) datę zarządzenia;

3) zwięzłe określenie przedmiotu zarządzenia;

4) podstawę prawną;

5) treść zarządzenia;

6) wskazanie zobowiązanych do realizacji zarządzenia oraz terminu jego wykonania, gdy zachodzi taka konieczność;

7) klauzulę o ewentualnym uchyleniu dotychczas obowiązującego zarządzenia lub zarządzeń;

8) określenie terminu wejścia w życie zarządzenia.

3. Przy sporządzaniu projektu zarządzenia należy stosować wskazane zasady redakcyjne:

1) czcionkę Times New Roman o rozmiarze „12”;

2) budowa nagłówka:

a) oznaczenie rodzaju aktu prawnego - „ZARZĄDZENIE” oraz nazwę organu wydającego – „MARSZAŁKA WOJEWÓDZTWA PODLASKIEGO” zapisuje się wielkimi literami,

b) w miejscu przeznaczonym na numer zarządzenia należy zostawić wykropkowane miejsce, następnie wstawić ukośnik, a po nim wpisać pełny rok – „NR …/ pełny rok” - wyrażenie zapisuje się wielkimi literami,

c) datę zarządzenia poprzedza się zwrotem „z dnia”, a następnie pozostawia się miejsce wykropkowane na odręcznie wpisanie dnia wydania zarządzenia, nazwy miesiąca wpisanego słownie oraz pełny rok wydania zarządzenia ze znakiem „r.” jako skrótem wyrazu „rok” – np. „ z dnia …… stycznia 2025 r.”,

d) każdą z wymienionych części nagłówka, o których mowa w lit. a - c zamieszcza się w oddzielnym wierszu, zapisuje się pogrubioną czcionką i wyśrodkowuje;

3) określenie przedmiotu zarządzenia zapisuje się małymi literami i pogrubioną czcionką oraz oddziela się od części, o których mowa w pkt 2 jednym wolnym wierszem i wyśrodkowuje – powinno być sformułowane możliwie najzwięźlej i rozpoczynać się od wyrazu
„w sprawie…”;

4) podstawę prawną wydania zarządzenia wyraża się zwrotem: „Na podstawie art. … ustawy … (tytuł ustawy z oznaczeniem dziennika urzędowego, w którym została ogłoszona ustawa i jej zmiany albo ostatni tekst jednolity i jego zmiany ogłoszone do dnia wydania zarządzenia – informacje o zmianach należy ująć w przypisach) zarządza się, co następuje: …”;

5) poszczególne jednostki redakcyjne oznacza się paragrafami, które można dzielić na ustępy, ustępy na punkty, punkty na litery, litery na tiret, a tiret na podwójne tiret – każdą jednostkę redakcyjną ujmuje się w oddzielnym akapicie.

§ 6. 1. Projekt zarządzenia, w wydruku dwustronnym składa się w 2 egzemplarzach (w uzasadnionych przypadkach dopuszcza się możliwość złożenia większej liczby egzemplarzy).

2.W przypadku złożenia więcej niż 2 egzemplarzy projektu zarządzenia należy obligatoryjnie zamieścić informację w następującym brzmieniu „Zarządzenie sporządzono w … jednobrzmiących egzemplarzach”.

3.Każda strona wszystkich egzemplarzy projektu zarządzenia i załączników wymaga parafowania przez dyrektora komórki organizacyjnej Urzędu wnioskującej o wydanie zarządzenia.

4.Parafowanie, opinia i akceptacja projektu zarządzenia dokonywane są w lewym dolnym rogu, tak aby umożliwić Marszałkowi Województwa złożenie podpisu z prawej strony. 

§ 7. 1. Zarządzenie może zawierać załączniki, przy czym odesłania do załączników zamieszcza się w przepisach merytorycznych zarządzenia. 

2. W załącznikach zamieszcza się w szczególności wykazy, wykresy, wzory, tabele i opisy o charakterze specjalistycznym.                                                                                   

§ 8. W przypadku wystąpienia dużej ilości zmian w treści zarządzenia, utrudniających stosowanie zarządzenia zaleca się uchylenie dotychczasowego zarządzenia i wydanie nowego zarządzenia.                                                                                                                                                                                                                         

 § 9. Na ostatniej stronie adactowego egzemplarza projektu zarządzenia oraz ostatniej stronie każdego załącznika zamieszcza się:

1) zgodnie z instrukcją kancelaryjną: parafę wraz pieczątką oraz datę sporządzenia osób przygotowujących projekt zarządzenia – kolejno pracownik, kierownik, za - ca dyrektora, dyrektor – bezpośrednio pod treścią zarządzenia;

2) w przypadku projektu zarządzenia przygotowywanego przez wojewódzką samorządową jednostkę organizacyjną - parafę kierownika tej jednostki;

3) opinię radcy prawnego pod względem formalno/prawnym i redakcyjnym;

4) akceptację nadzorującego Członka Zarządu, Skarbnika Województwa oraz Sekretarza Województwa, a w przypadku ich nieobecności akceptację osoby je zastępującej;

5) parafę Skarbnika Województwa, jeżeli dotyczy zadań budżetowych lub może spowodować inne skutki finansowe;

6) parafę Sekretarza Województwa oraz dyrektora Biura Organizacji i Nadzoru, jeżeli dotyczy spraw organizacyjnych Urzędu;

7) parafę inspektora ochrony danych, jeżeli projekt związany jest z przetwarzaniem danych osobowych;

8) parafę dyrektora komórki organizacyjnej Urzędu, jeżeli uczestniczył on w konsultacjach dotyczących przygotowanego projektu zarządzenia.

§ 10. Projekt zarządzenia opracowany zgodnie z niniejszą procedurą przedkładany jest do Departamentu Organizacji i Nadzoru co najmniej 2 dni przed planowanym terminem jego podpisaniem.

§ 11. 1. Po podpisaniu zarządzenia przez Marszałka, Sekretariat Gabinetu Marszałka przekazuje je niezwłocznie do Departamentu Organizacji i Nadzoru w celu zarejestrowania i nadania numeru.

2.Departament Organizacji i Nadzoru zarejestrowane zarządzenie przekazuje wnioskodawcy:

1) za pośrednictwem Kancelarii Głównej Urzędu, która na odwrocie wniosku o wydanie zarządzenia stawia pieczątkę wpływu do Kancelarii Głównej;

2) przez osobisty odbiór pracowników komórek organizacyjnych Urzędu wnioskujących o wydanie zarządzenia, którzy kwitują odbiór zarządzenia.

§ 12. Dyrektorzy komórek organizacyjnych Urzędu wnioskujący o wydanie zarządzenia zobowiązani są do:

1) niezwłocznego zamieszczenia zarządzenia w Biuletynie Informacji Publicznej Województwa Podlaskiego zgodnie z wytycznymi dotyczącymi dostępności treści internetowych;

2) przekazania wydanego zarządzenia komórkom organizacyjnym, na które nałożono obowiązek realizacji zadań określonych w zarządzeniu;

3) prowadzenia bieżącej analizy aktów prawnych objętych zakresem działania Departamentu lub Biura pod kątem ich aktualności;

4) występowania do Marszałka z projektem zmiany lub uchylenia z powodu dezaktualizacji.

§ 13. Dyrektorzy komórek organizacyjnych Urzędu po otrzymaniu zarządzenia niezwłocznie podejmują działania i czynności mające na celu właściwe wykonanie zadań z niego wynikających.

§ 14. Wykonanie zarządzenia powierzam Sekretarzowi Województwa oraz dyrektorom komórek organizacyjnych Urzędu.

§ 15. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

[1] Zmiana tekstu jednolitego wymienionej ustawy została ogłoszona w Dz. U. z 2024 r. poz. 1907.