kontrola Specjalistycznego Zakładu Opieki Zdrowotnej Gruźlicy i Chorób Płuc

                                                                                                                                                        

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

z kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Specjalistycznym Zakładzie Opieki Zdrowotnej Gruźlicy i Chorób Płuc w Białymstoku, ul. Warszawska 18, w dniach od 04.03.2008 r. do 31.03.2008 r, przez: Wiesławę Kuleszę - Kierownika Referatu Kontroli Departamentu Zdrowia UMWP, na podstawie upoważnienia Nr ZD.III.0114/15/08 z dnia 03.03.2008 r; Alinę Pyłkowską p.o. Kierownika w Referacie Zdrowia UMWP, na podstawie upoważnienia Nr ZD.III.0114/13/08 z dnia 03.03.2008 r; Rafała Kołakowskiego – podinspektora w Departamencie Zdrowia UMWP w Białymstoku, na podstawie upoważnienia Nr ZD.III.0114/14/08 z dnia 03.03.2008 r; Karola Kozłowskiego – inspektora Biura Kontroli Finansowej UMWP w Białymstoku, na podstawie upoważnienia Nr ZD.III.0114/12/08 z dnia 03.03.2008 r.

1)      działalność i dostępność do udzielanych świadczeń,

2)      gospodarka finansowa,

3)      gospodarowanie mieniem,

4)      wykorzystanie sprzętu wysokospecjalistycznego.

 

 

Specjalistyczny Zakład Opieki Zdrowotnej Gruźlicy i Chorób Płuc w Białymstoku zwany             w dalszej części protokołu „Zakładem”, jest samodzielnym publicznym zakładem opieki zdrowotnej posiadającym osobowość prawną. Postanowieniem Sądu Rejonowego w Białymstoku, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego został wpisany do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji, publicznych zakładów opieki zdrowotnej pod nr KRS 0000003144,NIP 966-13-19-393 nadanyprzez Urząd Skarbowy w Białymstoku, REGON 050643259. Siedziba Szpitala znajduje się             w Białymstoku, przy ul. Warszawskiej 18.

Dyrektorem Zakładu jest lek. med. Teresa Kamińska.

 

Funkcję Głównego Księgowego Zakładu pełni Pan Ludwik-Lech Urwanowicz,

 

 

 

Statut S ZOZ Gruźlicy i Chorób Płuc w Białymstoku zatwierdzono Uchwałą Nr XVII/99/99 roku Sejmiku Województwa Podlaskiego z dnia 22 listopada 1999 r. w sprawie zatwierdzenia statutu Specjalistycznego Zakładu Opieki Zdrowotnej Gruźlicy i Chorób Płuc w Białymstoku. Ostatnia zmiana, wprowadzona została Uchwałą Nr XXIX/358/05 Sejmiku Województwa Podlaskiego z dnia 27 czerwca 2005 roku w sprawie zatwierdzenia zmian w statucie Specjalistycznego Zakładu Opieki Zdrowotnej Gruźlicy i Chorób Płuc w Białymstoku.

 

 

W toku kontroli w powyższym zakresie nieprawidłowości nie stwierdzono.

 

 

Regulamin organizacyjny wprowadzony został Zarządzeniem Nr 10/99 Dyrektora Specjalistycznego Zakładu Opieki Zdrowotnej Gruźlicy i Chorób Płuc w Białymstoku z dnia 30 grudnia 1999 roku. Jednolity tekst obecnie obowiązującego Regulaminu Organizacyjnego określono Zarządzeniem Nr 1/2007 Dyrektora z dnia 03 stycznia 2007 r.

 

 

 

 

Zakład posiada Regulamin Porządkowy, wprowadzony Zarządzeniem Nr 10/02 Dyrektora Specjalistycznego Zakładu Opieki Zdrowotnej Gruźlicy i Chorób Płuc z dnia 28 sierpnia 2002 roku. Ostatnie zmiany zostały zatwierdzone Uchwałą Nr 4/2008 Rady Społecznej z dnia           5 marca 2008 roku, w sprawie zatwierdzenia jednolitego tekstu regulaminu porządkowego.

Zgodnie z art. 10 Ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, Zakład posiada dokumentację opisującą przyjęte zasady (politykę) rachunkowości. Podczas kontroli zapoznano się z Zarządzeniem nr 25 Dyrektora Specjalistycznego ZOZ Gruźlicy i Chorób Płuc z dnia 28 grudnia 2001 r. w sprawie ustalenia dokumentacji  przyjętych zasad  rachunkowości.

W toku kontroli w powyższym zakresie nieprawidłowości nie stwierdzono.

Zgodnie z art. 10 ust 1 pkt c Ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, dokumentacja przyjętych zasad rachunkowości powinna zawierać szczegółowy opis stosowanego przez jednostkę komputerowego systemu informatycznego, wykaz programów, procedur, funkcji oraz opis algorytmów, parametrów i programowych zasad ochrony danych w tym metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, z oznaczeniem nazwy programu, daty rozpoczęcia użytkowania, określenia zasad współpracy systemu jako całości, jeżeli moduły tworzą system, zasady zabezpieczenia programów przed nieuprawnionym dostępem, sposób i częstotliwość archiwizacji.

Księgi rachunkowe Zakładu prowadzone są przy wykorzystaniu oprogramowania InfoMedica firmy SYGNITY Spółka Akcyjna. Na stosowany system informatyczny składają się następujące moduły:

1.      Finansowo-księgowo-kosztowy (finanse i księgowość; koszty; rejestr sprzedaży; rejestr VAT; wycena kosztów normatywnych; administrator).

2.      Środki trwałe.

3.      Wyposażenie.

4.      Gospodarka magazynowa.

5.      Kadry płace (płace; kadry; wykazy/pisma; grafik).

6.      Apteka.

Wersja oprogramowania oraz daty rozpoczęcia jego eksploatacji określone są w Załączniku nr 3 do Zarządzenia nr 25 Dyrektora Specjalistycznego ZOZ Gruźlicy i Chorób Płuc                w Białymstoku z dnia 28 grudnia 2001 r. w sprawie ustalenia dokumentacji przyjętych zasad rachunkowości.

W Załączniku nr 4 do przytoczonego wyżej Zarządzenia określono system służący ochronie danych. Spełnia on wymagania określone Ustawą z dnia 29 września 1994 r.                            o rachunkowości.

Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Zdrowia i Opieki Społecznej z dnia 22 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad rachunku kosztów w zakładach opieki zdrowotnej, wyodrębnione zostały w Zakładzie miejsca powstawania kosztów, zwane „ośrodkami kosztów”. Zakład prowadzi ewidencję kosztów przy wykorzystaniu kont zespołu 4-go                   i 5-go, według zasad określonych w ww. rozporządzeniu.

Zarządzeniem wewnętrznym nr 9 z dnia 18 grudnia 2007 roku Dyrektora Specjalistycznego ZOZ Gruźlicy i Chorób Płuc w sprawie wprowadzenia instrukcji kasowej, magazynowej                 i kontroli finansowej wprowadzono do stosowania w Zakładzie następujące instrukcje:

-        Instrukcja kasowa,

-        Instrukcja magazynowa,

-        Instrukcja procedur kontroli finansowej.

 

Instrukcja została wprowadzona Zarządzeniem Wewnętrznym Nr 8/2002 z dnia 23 lipca 2002 roku Dyrektora S ZOZ Gruźlicy i Chorób Płuc.

W toku kontroli w powyższym zakresie nieprawidłowości nie stwierdzono.

Obecnie obowiązująca instrukcja kasowa została wprowadzona Zarządzeniem wewnętrznym nr 9 z dnia 18 grudnia 2007 roku Dyrektora Specjalistycznego Zakładu Opieki Zdrowotnej Gruźlicy i Chorób Płuc w Białymstoku. Wysokość pogotowia kasowego została uregulowana Zarządzeniem Wewnętrznym Nr 20/2006 z dnia 30 października 2006 roku na poziomie 20.000 zł.

W toku kontroli w powyższym zakresie nieprawidłowości nie stwierdzono.

 

Zakład nie spełnia kryteriów określonych Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 24 czerwca 2006 r. w sprawie kwot, których przekroczenie powoduje obowiązek prowadzenia audytu wewnętrznego w jednostkach sektora finansów publicznych(Dz. U. Nr 112 poz. 763). W związku z powyższym nie istnieje konieczność prowadzenia audytu wewnętrznego.

Dokonano wyrywkowej kontroli dokumentów  kasowych, zakupu i sprzedaży za grudzień  2007 roku. Skontrolowano dokumenty będące podstawą zapisów w urządzeniach księgowych.

 

 

Kontrolę przeprowadzono w dniu 18.03.2008 r. w obecności Głównego Księgowego – Pana Ludwika – Lecha Urwanowicza oraz osoby zatrudnionej na stanowisku Kasjera. Zinwentaryzowany stan gotówki wyniósł 7.428,45 zł. Był on zgodny z wartością wynikającą z raportu kasowego nr 12 za okres od 14 do 17.03.2008 r. skorygowaną o przychód w kwocie 51,00 zł (wynikający z kwitariusza nr 077736).

 

Dowody księgowe są gromadzone w sposób uporządkowany. Poszczególne dokumenty są opisywane pod względem merytorycznym, sprawdzane pod względem formalnym                          i rachunkowym jak również akceptowane przez Dyrektora i Głównego Księgowego (odpowiednie adnotacje i podpisy znajdują się na dowodach). Nanoszone są również adnotacje o trybie wyłonienia dostawcy w rozumieniu Ustawy Prawo zamówień publicznych.

 

 

Dokonano weryfikacji stanu środków pieniężnych na dzień 31.12.2007 r. Nie stwierdzono niezgodności pomiędzy stanem wynikającym z zapisów na kontach, potwierdzeniem sald               z Kredyt Bank S.A. oraz raportem kasowym zamkniętym w tym dniu, a danymi wykazanymi w sprawozdaniu finansowym.

W trakcie kontroli stwierdzono zawarcie, w dniu 21.06.2007 r, umowy pomiędzy Specjalistycznym ZOZ Gruźlicy i Chorób Płuc w Białymstoku a Przedsiębiorstwem Projektowania i Obsługi Inwestycji „PROBUD” Sp. z o.o. z siedzibą w Ełku. Wykonawcę wyłoniono w drodze rozstrzygnięcia w dniu 06.06.2007 r. przetargu nieograniczonego przeprowadzonego w trybie Ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych.

Zgodnie z zapisami umowy przedsiębiorstwo „PROBUD” zobowiązało się do wykonania opracowania koncepcji docelowej przebudowy budynku szpitalnego, opracowania projektu budowlano-wykonawczego Oddziału Łóżkowego Rehabilitacji Pulmonologicznej oraz Zakładu Rehabilitacji Pulmonologicznej i Działu Przyjęć S ZOZ Gruźlicy i Chorób Płuc                w Białymstoku wraz ze sprawowaniem nadzoru autorskiego w trakcie realizacji robót.

Z tytułu realizacji umowy, do dnia zakończenia kontroli, Zakład poniósł łączne koszty         w kwocie 36.000,00 zł. Były one związane z wykonaniem części zamówienia „Koncepcja docelowej przebudowy Specjalistycznego ZOZ Gruźlicy i Chorób Płuc w Białymstoku ul. Warszawska 18”. Wymienione opracowanie zostało odebrane protokołem DAG/7/9a/1/2007 z dnia 21.08.2007 r. Na jego podstawie została wystawiona faktura, którą Zakład opłacił              w dniu 04.10.2007 r.

Pismem znak DAG7/9a/1/2007 z dnia 07.09.2007 r. Dyrektor Zakładu zwróciła się do Przedsiębiorstwa „PROBUD” Sp. z o.o. z prośbą o czasowe przerwanie prac projektowych. Jako uzasadnienie podano fakt, iż „… realizacja opracowanych projektów będzie możliwa przy wsparciu środkami finansowymi będącymi w dyspozycji Urzędu Marszałkowskiego. Urząd Marszałkowski obecnie opracowuje Wieloletni Program Inwestycyjny na lata 2008-2013 w celu zapewnienia środków finansowych na zadania inwestycyjne podległym jednostkom organizacyjnym. O przyznaniu środków finansowych niezbędnych do realizacji inwestycji naszego szpitala oraz terminie wznowienia prac projektowych powiadomimy Państwa pisemnie”.

Należy zaznaczyć, że zgodnie z § 7 ust. 2 Umowy „W przypadku konieczności przerwania prac objętych niniejszą umową, z powodu okoliczności za które odpowiada ZAMAWIAJĄCY lub w razie rozwiązania umowy, za które WYKONAWCA nie ponosi odpowiedzialności, wysokość wynagrodzenia za wykonane prace zostanie ustalona na podstawie protokolarnie stwierdzonego zaawansowania prac w wysokości proporcjonalnej do wartości wynagrodzenia określonego w § 5”. Zapis ten daje przedsiębiorstwu PROBUD              Sp. z o.o. możliwość dochodzenia wynagrodzenia za rozpoczęte prace w ramach Działów II oraz III opisanych w Załączniku nr 1 do Umowy.

Kontrolujący pismem znak: ZD.III.0913/06/08 z dnia 19.03.2008 r. zwrócili się do Dyrektora Zakładu z prośbą o wyjaśnienie przyczyn ogłoszenia przetargu oraz zawarcia umowy na opracowanie projektu przebudowy budynku w świetle planowanego połączenia S ZOZ Gruźlicy i Chorób Płuc z Wojewódzkim Szpitalem Specjalistycznym im. K. Dłuskiego              w Białymstoku. Uzyskano poniższą odpowiedź:

 

 

Po analizie powyższych wyjaśnień kontrolerzy uznali, że w zaistniałej sytuacji działania Dyrekcji były uzasadnione i brak jest podstaw do postawienia zarzutu niegospodarności. Należy jednak zaznaczyć, że wszystkie decyzje dotyczące tak znaczącej inwestycji, powinny być konsultowane z organem założycielskim. Jest to tym bardziej zasadne, że w obecnej sytuacji ekonomicznej S ZOZ Gruźlicy i Chorób Płuc w Białymstoku, samodzielne sfinansowanie przebudowy jest niemożliwe.

Kontrolą objęto sposób gospodarowania mieniem zakładu w świetle uregulowań prawnych zawartych w uchwale Nr XIII/120/03 Sejmiku Województwa Podlaskiego z dnia 22 grudnia 2003 r. (z późniejszymi zmianami) w sprawie określenia zasad gospodarowania mieniem w zakresie zakupu lub przyjęcia darowizny aparatury i sprzętu medycznego oraz zasad zbycia, wydzierżawiania lub wynajmowania majątku trwałego publicznych zakładów opieki zdrowotnej, dla których organem założycielskim jest Samorząd Województwa Podlaskiego

V.1      Na dzień 31. 12. 2007 r. zakład gospodarował mieniem poprzez wynajem wolnych powierzchni następującym najemcom:

                                                                                               

V.2      Ustalono, że na 6 umów (najmu, dzierżawy) o udostępnienie powierzchni użytkowej podmiotom zewnętrznym, 1 umowa realizowana jest bez zgody organu założycielskiego. Zakład nie posiada zgody Zarządu Województwa Podlaskiego, na przekazanie w dzierżawę dla spółki ADRICH VENDING INTERNATIONAL powierzchni wykazanej w punkcie 6.

W dniu 01.12.2004 r. pomiędzy Specjalistycznym ZOZ Gruźlicy i Chorób Płuc                            w Białymstoku, a spółką ADRICH VENDING INTERNATIONAL zawarta została umowa instalacji, przedmiotem której było zainstalowanie na terenie Zakładu automatu sprzedającego ochraniacze na obuwie. Przed zawarciem umowy Zakład nie wystąpił do organu założycielskiego z wnioskiem o wyrażenie zgody na przekazanie w dzierżawę wyżej wskazanej powierzchni. Wszczęcie procedury związanej z uzyskaniem zgody zarządu, nakładała na zakład ówcześnie obowiązująca uchwała sejmiku Nr XVII/176/04 z dnia 26.04.2004 r. w myśl zapisów której ,,Zakład może wynająć lub wydzierżawić zbędną powierzchnię użytkową lub majątek trwały na okres do 3 lat, po uzyskaniu uprzedniej zgody Zarządu”.

Kolejną wadą prawną zawartej z firmą ADRICH VENDING INTERNATIONAL Sp. z o.o. umowy jest czas jej obowiązywania. Ustalono, że umowa zawarta jest na czas nieokreślony, co jest sprzeczne z §2 ust. 2 w/w uchwały. Którego treść stanowi, że ,,Wynajęcie lub wydzierżawienie zbędnej powierzchni użytkowej lub majątku trwałego na okres powyżej              3 lat, przy czym nie dłuższy niż 10 lat, jest możliwe w szczególnie uzasadnionym przypadku po uprzednim uzyskaniu zgody Zarządu na dokonanie tej czynności”

W toku czynności kontrolnych, nie przedstawiono dokumentów potwierdzających uzyskanie zgody Zarządu Województwa Podlaskiego na wydzierżawienie powierzchni na rzecz spółki ADRICH.

W przedmiocie udostępnienia pozostałych powierzchni użytkowych podmiotom zewnętrznym ustalono, że na przekazanie ich w najem, dzierżawę zakład posiada stosowne uchwały Zarządu Województwa Podlaskiego.

Ponadto Kierownik Działu Administracyjno – Gospodarczego poinformował, że Szpital dysponuje wolnymi pomieszczeniami po byłej pralni o łącznej powierzchni 122 m². Docelowa koncepcja przebudowy szpitala przewiduje zlokalizowanie w nich laboratorium.

 

V.3         W toku czynności kontrolnych stwierdzono przestrzeganie zapisów umowy zawartej ze Spółdzielczą Kasą Oszczędnościowo – Kredytową im. Z. Chmielewskiego w kwestii waloryzacji stawki czynszu o wskaźnik wzrostu cen towarów i usług konsumpcyjnych publikowany przez GUS.

W przypadku podmiotów: Polskie Koleje Państwowe S.A. Oddział Kolejowa Medycyna Pracy w Warszawie oraz Niepubliczny ZOZ ”Zakład Radiologii Dentystycznej EKO – RENT” s.c. ustalono, że w zawartych na okres od 01.05.2007 r. do 30.04.2008 r. umowach najmu zawarte zostały, dające pozytywne dla zakładu skutki ekonomiczne, uregulowania dotyczące waloryzacji czynszu na podstawie rocznego wskaźnika GUS.

W przypadku pozostałych umów stwierdzono brak zapisów regulujących kwestię waloryzacji stawek czynszów o wskaźnik wzrostu cen towarów i usług konsumpcyjnych, co  z punktu widzenia interesu zakładu należałoby zmienić.

 

V.4      Przeprowadzona analiza rozrachunków (za 2007 rok) z tytułu najmu powierzchni użytkowych wykazała, nieterminowe uiszczanie przez najemców tj. Polskie Koleje Państwowe S.A. Oddział Kolejowa Medycyna Pracy w Warszawie oraz Niepubliczny ZOZ Zakład Radiologii Dentystycznej EKO - RENT s.c. należności z tytułu najmu. Uiszczenie należności po wskazanym terminie płatności powinno powodować naliczenie odsetek od należnej kwoty za okres zwłoki /stosownie do przepisów art. 481 ustawy z dnia 23

kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. Nr 16, poz. 93 ze zm.)/. Kontrolą objęto podejmowanie czynności mających na celu wyegzekwowanie odsetek.

Pismem znak ZD.III.0913/06/08 kontrolujący zwrócili się do Dyrektora Zakładu z prośbą               o udzielenie stosownych wyjaśnień w powyższej kwestii. Otrzymano następującą odpowiedź:

            Noty odsetkowe nie są księgowane bez uzgodnienia ilości dni zwłoki z płatnikiem. Płatnik najczęściej wnosi zastrzeżenia do daty otrzymania faktury, od której ustalany jest termin płatności. W umowach, które zostaną podpisane od m-ca kwietnia 2008 r. zapis ten zostanie zmieniony – wydłużymy termin płatności, będzie on liczony od daty wystawienia faktury.”

W toku kontroli nie stwierdzono faktów podważających prawdziwość złożonych wyjaśnień.

Zakład posiada na stanie 204 aparaty do koncentracji tlenu. W czasie trwania kontroli                  2 aparaty były w naprawie, 6 przygotowanych do kontroli, 2 aparaty do wykorzystania. Świadczenia realizowane są na bieżąco.

 

Aparat EDR 750B jest sprawny technicznie, wykonywane zdjęcia zachowują wymagane parametry zalecane przez obowiązujące przepisy w sprawie warunków bezpiecznego stosowania promieniowania jonizującego dla wszystkich rodzajów ekspozycji medycznych             z dnia 25 sierpnia 2005 r. (Dz.U. Nr 194, poz. 1625) jednak wymaga on pilnej wymiany           z uwagi na brak systemu ACE i programu anatomicznego oraz niskiej wydajności lampy.

 

Pozycja 1-7 dotyczy bronchofiberoskopów, które znajdują się na wyposażeniu pracowni endoskopowej. W czasie kontroli dwa aparaty (pozycja 1-2) były uszkodzone, pozycja 3 – aparat w rezerwie. Najnowszy aparat zakupiony w 2005 roku jest wyposażony w tor wizyjny i oprogramowanie do archiwizacji badań. Pozycja 19 – spirometr znajdujący się na stanie pracowni badań czynnościowych nie jest wykorzystywany ze względu na brak jednostki komputerowej. Pozycja 21 – w czasie trwania kontroli skasowany. Pozycja 35 - pompa infuzyjna AP- 22 – sprzęt nie wykorzystywany z uwagi na informacje od producenta                      o czasowym wstrzymaniu eksploatacji.