Kontrola sprawdzająca w Samodzielnym Publicznym Psychiatrycznym Zakładzie Opieki Zdrowotnej w Choroszczy
Notatka służbowa
z przeprowadzonej kontroli w: Samodzielnym Publicznym Psychiatrycznym Zakładzie Opieki Zdrowotnej im. St. Deresza w Choroszczy
przez: inspektora Piotra Chrabołowskiego pracownika Departamentu Zdrowia Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego
w zakresie realizacji zaleceń kontrolnych
1. Data rozpoczęcia kontroli: 13 lutego 2007 roku.
2. Data zakończenia kontroli: 20 lutego 2007 roku.
Wyniki rekontroli ze wskazaniem na ważniejsze nieprawidłowości:
Podczas kontroli realizacji zaleceń kontrolnych stwierdzono:
Zalecenie Nr 1
Uzupełnić dokumentację opisującą przyjęte zasady rachunkowości.
Kwestię braku zasadności zalecenia Szpital przedstawił w piśmie F/IV/110/06 z dnia 16.10.2006 roku, oraz na naradzie pokontrolnej, która odbyła się w Departamencie Zdrowia UMWP. Wyjaśnienia zostały uwzględnione.
Zalecenie Nr 2
Zaktualizować Instrukcję Kontroli Wewnętrznej oraz Instrukcję Obiegu Dokumentów,
Do dnia rozpoczęcia obecnej kontroli powyższe zalecenie nie zostało w pełni zrealizowane. W trakcie rekontroli stwierdzono trwające prace nad przygotowaniem ww. dokumentów. Każda komórka organizacyjna Szpitala przygotowuje opis stosowanych dokumentów księgowych, które po weryfikacji zostaną wprowadzone jako załącznik do Zarządzenia Wewnętrznego Dyrektora Szpitala w sprawie Instrukcji Kontroli Wewnętrznej oraz Instrukcji Obiegu Dokumentów. Termin końcowego opracowania ww. dokumentów został określony Zarządzeniem Wewnętrznym Nr 8/2007 Dyrektora Szpitala na dzień 20 marca 2007 roku. (Załącznik nr 1.)
Zalecenie jest w trakcie realizacji.
Zalecenie Nr 3
Opracować system zastępstw w sytuacji urlopu pracownika lub nieplanowanej nieobecności,
Zgodnie z ustnym oświadczeniem Dyrektora Szpitala system zastępstw w sytuacji urlopu lub nieplanowanej nieobecności pracowników - szczególnie w dziale księgowości został rozwiązany na podstawie zakresów czynności. Z zapisów zawartych w ww. zakresach wynika, że osobę nieobecną zastępuje współpracownik danego pokoju. Wg ustnego oświadczenia złożonego przez Głównego Księgowego ta zasada sprawdza się w praktyce.
Zalecenie jest zrealizowane.
Zalecenie Nr 4
Nie przekraczać kwoty „Pogotowia kasowego”,
W trakcie analizy raportów kasowych za miesiąc styczeń 2007 roku nie stwierdzono przekroczenia kwoty „Pogotowia kasowego” określonego Zarządzeniem Wewnętrznym Nr 60/2006 z dnia 20.12.2006 roku SPP ZOZ im. Dr St. Deresza w Choroszczy w wysokości 10.000 zł. (Załącznik nr 2).
Zalecenie zostało zrealizowane.
Zalecenie Nr 5
Przestrzegać zasady podwójnego zapisu na kontach,
Na podstawie analizy dokumentów księgowych miesiąca stycznia 2007 roku zawartego w rejestrze „Kasa” stwierdzono przestrzeganie zasady podwójnego zapisu na kontach. Dekrety są całkowite tj. poza wskazaniem kwoty danej do zaksięgowania zawierają konta strony „Wn” i „Ma”.
Zalecenie zostało zrealizowane.
Zalecenie Nr 6
Nadawać numery dowodom księgowym i daty, pod którą dokument księguje się w systemie,
Na podstawie analizy dokumentów zebranych w raporcie FK stwierdzono, iż prawidłowo nadawane są dowodom księgowym numery i daty, pod które dokumenty księguje się w systemie komputerowym. (Załącznik nr 3).
Zalecenie zostało zrealizowane.
Zalecenie Nr 7
W dekretacji stosować prawidłowo konta z Zakładowego Planu Kont,
Zakładowy plan kont został uaktualniony o konta stosowane w ksiegowosci..
Zalecenie zostało zrealizowane.
Zalecenie Nr 8
W rejestrze kasa używać dokumentów opisanych w Instrukcji Kasowej,
Instrukcja Kasowa wprowadzona Zarządzeniem Wewnętrznym Nr 59/2006 Dyrektora Szpitala w dniu 20 grudnia 2006 została uzupełniona o wszystkie dokumenty, na podstawie, których możliwe jest przyjmowanie wpłat i dokonywanie wypłat.
Zalecenie zostało zrealizowane.
Zalecenie Nr 9
W rejestrze „ Banki i Kasa” używać konta środki pieniężne w drodze, w zależności od potrzeby,
Zgodnie z przyjętym ustnym oświadczeniem od Głównego księgowego Szpitala Załącznik Nr 5 ewidencja na koncie „Środki pieniężne w drodze” następuje w sytuacji, w której wpłaty gotówki, której zaliczenie jako wpływu na rachunek bankowy następuje z opóźnieniem. Decyzje o sposobie ewidencji środków pieniężnych w drodze podejmuje kierownik jednostki, potwierdzając przyjęte rozwiązania w dokumentacji opisującej zasady (politykę) rachunkowości. W Szpitalu konto „środki pieniężne w drodze” może wykazywać na koniec okresu rozliczeniowego salda „Wn”. Saldo to może obejmować:
- utargi przekazane do banku, których wpływ na rachunek bankowy nie został potwierdzony do końca okresu rozliczeniowego,
- wypłaty z rachunku bankowego do kasy za pośrednictwem innej jednostki lub przelewy na rachunki bankowe w innych bankach albo na rachunki bankowe wyodrębnionych oddziałów, których wpłata do kasy lub potwierdzenie przez bank wpływu nie nastąpiło do końca okresu rozliczeniowego.
Zalecenie nie zostało zrealizowane.
Zalecenie Nr 10 Otrzymane darowizny rejestrować w urządzeniach księgowych na odpowiednich kontach,
Na podstawie wydruku Konta 760-08 Otrzymane dary stwierdzono, rejestrowanie otrzymanych darowizn w urządzeniach księgowych.
Zalecenie zostało zrealizowane.
Zalecenie Nr 11
Prowadzić rejestr zawieranych umów w tym umów darowizn otrzymanych,
W zakładzie prowadzony jest rejestr umów darowizn otrzymanych.
Zalecenie zostało zrealizowane.
Zalecenie Nr 12
Dokumenty księgowe zewnętrzne-obce, dokumentujące poniesienie wydatku potwierdzać czytelnym podpisem lub pieczątką imienną i podpisem nieczytelnym, w celu umożliwienia identyfikacji osoby odpowiedzialnej za zatwierdzenie poniesienia wydatku pod względem merytorycznym,
Na podstawie analizy zewnętrznych dokumentów księgowych zawartych w Rejestrze Kasa za miesiąc styczeń 2007 roku stwierdzono, że dokumenty księgowe zewnętrzne-obce, dokumentujące poniesienie wydatku potwierdzane są czytelnym podpisem, w celu umożliwienia identyfikacji osoby odpowiedzialnej za zatwierdzenie poniesienia wydatku pod względem merytorycznym,
Zalecenie zostało zrealizowane.
Zalecenie Nr 13
Przekazać pracownikowi „Kasy” Instrukcję Kasową i egzekwować jej stosowanie,
Przekazano kasjerowi do stosowania Instrukcję kasową.
Zalecenie zostało zrealizowane.
Zalecenie Nr 14
Priorytetowo przeprowadzić remont całego oddziału neurologii z założeniem przynajmniej na kilku salach klimatyzacji,
Dyrektor Szpitala przeprowadził remont w pomieszczeniach Oddziału Neurologii. Zakres remontu ze względu na ograniczona ilość przyznanych środków finansowych przez Organ Założycielski został ograniczony do wymiany starej drewnianej stolarki okiennej w dwóch z trzech istniejących skrzydeł oddziału.
W marcu 2007 roku planowane jest rozpoczęcie procesu opracowania dokumentacji technicznej obejmującej dostosowanie całego budynku nr 25, w którym mieści się m.in. odział neurologii do wymogów Rozporządzenia Ministra Zdrowia i Polityki Społecznej w sprawie wymagań (...) Planowany termin opracowania dokumentacji technicznej określony przez Szpital został na maj 2007. Po tym terminie podjęte zostaną usilne starania o pozyskanie źródeł finansowania tego projektu. Postępowanie przetargowe dotyczące wykonania przedsięwzięcia zostanie rozpoczęte po zabezpieczeniu finansowania inwestycji.
Zalecenie zostało częściowo zrealizowane.
Zalecenie Nr 15
Przeciążenie personelu lekarskiego i pielęgniarskiego:
- konieczne zwiększenie liczby etatów i zatrudnienie większej liczby neurologów,
- natychmiastowe zatrudnienie, co najmniej 10 pielęgniarek,
Dyrektor Szpital podjął starania zmierzające do zatrudnienia lekarzy neurologów.
Zalecenie Nr 16
Rozszerzyć dostęp do interpretacji i opisów badań neuroradiologicznych,
Wg ustnego oświadczenia dyrektora Szpitala dostępność do interpretacji i opisów badań neuroradiologicznych jest wystarczająca.
Zalecenie Nr 17
Natychmiastowo uzupełnić braki w bieliźnie pościelowej i osobistej,
Szpital uzupełnił braki w bieliźnie pościelowej i osobistej.
Zalecenie zostało zrealizowane.
Zalecenie Nr 18
Zakupić wózek inwalidzki do przewozu chorych na badania diagnostyczne i rehabilitację neurologiczną,
Szpital wygospodarował wózek inwalidzki, z innego oddziału na oddział neurologiczny, przeznaczony do przewozu chorych na badania diagnostyczne i rehabilitację neurologiczna.
Zalecenie zostało zrealizowane.
Zalecenie Nr 19
Zapewnić systematyczne zaopatrzenie oddziału w płyny infuzyjne.
Wg ustnego oświadczenia Dyrektora Szpitala zapewnione są systematyczne dostawy płynów infuzyjnych.
Zalecenie zostało zrealizowane.
Zalecenie Nr 20
Zapewnić w oddziale podstawowe warunki sanitarno-epidemiologiczne w zakresie wymaganych procedur sanitarno-higienicznych,
Pismem E.4140-11/07 z dnia 06-03-2007 roku Państwowy Wojewódzki Inspektor Sanitarny w Białymstoku postanowił utrzymał w mocy decyzje Państwowego Powiatowego Inspektora Sanitarnego w Białymstoku. Stwierdzone przez PPIS w dniu 22-09-2005 roku nieprawidłowości na oddziale m.in. neurologii stanowią naruszenie art. 13 ust. 1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o chorobach zakaźnych i zakażeniach zgodnie, z którym użytkownicy nieruchomości obowiązani sa utrzymać je w stanie sanitarnym nienaruszajacym wymagań higienicznych i zdrowotnych, w tym w szczególności nie stwarzających zagrożenia przeniesienia chorób zakaźnych i zakażeń. Stwierdzone nieprawidłowości mogą stwarzać takie zagrożenie dla pacjętów i personelu zakładu, umożliwiają bowiem utrzymanie pomieszczeń w należytym stanie higienicznym, w tym przeprowadzenie prawidłowych procesów mycia i dezynfekcji powierzchni i winny być usunięte zgodnie z nakazami ujętymi w decyzji PPIS w Białymstoku z dnia 01-02-2007. Ponadto Państwowy Wojewódzki Inspektor Wojewódzki stwierdził że za utrzymaniem ww. decyzji PPIS w Białymstoku przemawia również wynik kontroli w dniu 20-10-2006 roku, podczas której stwierdzono pogarszający się stan techniczny Oddziału Neurologii w stosunku do roku 2005.
W dniu 07-03-2007 roku Państwowy Powiatowy Inspektor Sanitarny wystawił tytuł wykonawczy TYT-3A do Decyzji EP-284/T05/07, w której nałożył obowiązek
1. odmalować ściany i sufity w sanitariatach męskim i damskim,
2. odmalować ściany i sufit w Sali nr 2,
3. uzupełnić ubytki gumoleum w Sali nr 2,
4. odmalować ściany i sufity w Sali obserwacyjnej męskiej, korytarzu komunikacyjnym pomieszczeniu natrysków odcinka A,
5. odnowić ściany i sufity we wszystkich pomieszczeniach oddziału,
6. przykleić płytki PCV na posadzce w korytarzu komunikacyjnym.
Powyższy tytuł wykonawczy został skierowany do przymusowego wykonania ww. prac. W przypadku zaniedbania tego tytułu wykonawczego, na zobowiązanego może być nałożona kara pieniężna. (Załącznik Nr 4 i Nr 5)
Zalecenie nie zostało zrealizowane.
Zalecenie Nr 21
Rozważyć utworzenie Pododdziału Rehabilitacji Neurologicznej,
Zalecenie Nr 22
Rozważyć utworzenie Pododdziału Udarowego,
Odpowiedzi na zalecenia Nr 21 i 22 zostały przedstawione w piśmie F/IV/110/06 z dnia 12-09-2006 roku Dyrektora SPP ZOZ im. Dr Stanisława Deresza w Choroszczy. Wyjaśnienia zostały przyjęte.
Zalecenie Nr 23
Wprowadzić numerację Zarządzeń Wewnętrznych Dyrektora Szpitala,
Zalecenie zostało zrealizowane.
Zalecenie Nr 24
W trybie pilnym wykonać u pracowników zaległe badania okresowe,
Zalecenie Nr 25
Na bieżąco kontrolować badania okresowe pracowników,
W wyniku weryfikacji dokumentacji kadrowej pracowników zatrudnionych w Dziale Techniczno-Gospodarczym, Administracji, Oddziale I Epizodu Psychiatrycznego stwierdzono posiadanie ważnych badań okresowych.
Zalecenie zostało zrealizowane.
Zalecenie Nr 26
Przedstawić zatwierdzony przez Podlaskie Centrum Zdrowia Publicznego Program Dostosowawczy,
Szpital Dostarczył Departamentowi Zdrowia zatwierdzony przez PCZP program dostosowawczy.
Zalecenie zostało zrealizowane.
Zalecenie Nr 27
W okresach kwartalnych przedstawiać Organowi Założycielskiemu sprawozdanie z wykorzystania sprzętu i aparatury medycznej,
Szpital nie przysłał informacji o wykorzystaniu aparatury i sprzętu medycznego za III, IV kwartał 2006 roku.
Zalecenie nie zostało zrealizowane.
Zalecenie Nr 28
Uregulować kwestie związane z istniejącym zadłużeniem Szpitala wobec ZFŚS.
Zadłużenie Szpitala wobec ZFŚS na dzień 31 grudnia 2006 roku wynosi 3.865.836,72 zł. Powstałe zadłużenie wymagalne spowodowane było naliczeniem funduszu socjalnego na jednego pracownika w wysokości 37,5 % przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim, zwiększone o 12,5 % z tytułu pracy na oddziale psychiatrycznym. Z dniem 01 stycznia 2007 roku wprowadzono Aneks do Regulaminu wynagradzania Pracowników SPP ZOZ im. dr Stanisława Deresza w Choroszczy. Dodano Rozdział V –Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych, w brzmieniu:
W okresie od 01-01-2007 roku do 31-12-2008 tworzy się odpis, którego wysokość ustala się na jednego zatrudnionego w zakładzie – 5,23 % przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub w drugim półroczu roku poprzedniego, jeżeli przeciętne wynagrodzenie z tego okresu stanowić będzie kwotę wyższą, z przeznaczeniem na bezzwrotna pomoc materialną (zapomogę) dla pracowników oraz emerytów i rencistów – byłych pracowników Zakładu, którzy znaleźli się w trudnej sytuacji finansowej z powodów losowych, długotrwałych chorób, innych zdarzeń.
Zasady przyznawania pomocy materialnej określone zostaną w Regulaminie Gospodarowania Środkami Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych.
Należy stwierdzić ze Szpital nie określił, w jaki sposób i czy ureguluje istniejące zadłużenie.
Zalecenie nie zostało zrealizowane w części dotyczącej istniejącego zadłużenia.
Na tym czynności kontrolne zakończono.
Wnioski i zalecenia pokontrolne.
W trybie pilnym podjąć starania mające na celu realizację wszystkich zaleceń pokontrolnych. O ich realizacji proszę poinformować Departament Zdrowia Urzedu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego.
Białystok, dn. 20 marca 2007 rok
Podpis kierownika jednostki: Podpis kontrolera:
/-/ Mariusz Mikulski /-/ Piotr Chrabołowski