Działalność gospodarcza w dziedzinie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej o czasowym okresie przechowywania

• Podejmowanie działalności gospodarczej w dziedzinie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej o czasowym okresie przechowywania.
• Postępowanie prowadzi i informacji udziela Biuro Obsługi Urzędu.
  
  Archiwum Zakładowe
  pok. nr 008                                
  tel.  85 66 54 556
  fax. 85 66 54 567
  e-mail: kancelaria@podlaskie.eu 
   
• Obowiązkowi wpisu do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych podlegają podmioty, których prowadzona działalność gospodarcza opiera się na przechowywaniu i udostępnianiu dokumentacji osobowej i płacowej zlikwidowanych zakładów pracy (art. 51a ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach <Dz. U. z 2020 r. poz. 164 z późn. zm.>).
• Zakłady pracy przechowujące dokumentację pracowników i byłych pracowników nie mają obowiązku uzyskania wpisu w rejestrze przechowawców akt osobowych i płacowych. Przechowywanie dokumentacji osobowej i płacowej przez pracodawcę jest obowiązkiem każdego pracodawcy, wynikającym z art. 94 pkt 9a i 9b ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks Pracy (Dz. U. z 2018 r. poz. 917 z późn. zm.) i nie wymaga zgłoszenia.
• Biura rachunkowe przechowujące dokumentację osobową i płacową swoich klientów, szkoły wyższe przechowujące dokumentację osobową i płacową swoich pracowników, oraz pozostałe zakłady pracy przechowujące akta osobowe i płacowe pracowników i byłych pracowników, oraz akta pracowników zakładu, którego są następcą prawnym bądź np. pracowników przejętych w związku z art. 23¹ k. p. – nie podlegają obowiązkowi wpisu do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych prowadzonych przez marszałków poszczególnych województw.
   
  Wpisu do rejestru dokonuje się na podstawie:
  1. Pisemnego wniosku przedsiębiorcy zawierającego następujące dane:
  • nazwę firmy przedsiębiorcy oraz jego siedzibę i adres lub adres zamieszkania;
  • numer w rejestrze przedsiębiorców
  • numer identyfikacji podatkowej /NIP/,o ile przedsiębiorca taki numer posiada;
  • imiona i nazwiska osób uprawnionych do reprezentowania przedsiębiorcy;
  • określenie zakresu działalności, która ma być objęta wpisem;
  • określenie miejsca lub miejsc, w których będzie wykonywana działalność objęta wpisem i daty jej rozpoczęcia;
  • oświadczenie, iż przedsiębiorca w dniu złożenia wniosku:
    a) nie ma zaległości podatkowych
    b) nie ma zaległości w zakresie zobowiązań ZUS
    c) nie figuruje w rejestrze dłużników niewypłacalnych Krajowego Rejestru Sądowego
  
  2. Oświadczenia złożonego przez przedsiębiorcę o następującej treści:
  „Oświadczam że:
  • dane zawarte we wniosku o wpis do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych są kompletne i zgodne z prawdą;
  • znane mi są i spełniam warunki wykonywania działalności gospodarczej w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania, określone w rozdziale 4a ustawy z dnia 14 lipca 1983 r o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.”
  
  3. Oświadczenie powinno również zawierać:
  • nazwę firmy przedsiębiorcy oraz jego siedzibę i adres lub adres zamieszkania;
  • oznaczenie miejsca oraz datę złożenia oświadczenia;
  • podpis osoby uprawnionej do reprezentowania przedsiębiorcy, ze wskazaniem imienia i nazwiska oraz pełnionej funkcji.
  
  Wniosek należy składać bezpośrednio w
  Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego            
  Kancelaria Ogólna                                                            
  ul. Kardynała Stefana Wyszyńskiego 1                                             
  15-888 Białystok                                                                 
  tel. 85 66 54 549

  PRZEDSIĘBIORCY WPISANEMU DO REJESTRU JEST WYDAWANE ZAŚWIADCZENIE O WPISIE
  Podstawa prawna:

• Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2020 r., poz. 164 ze zm.).
• Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 15 lutego 2005 r. w sprawie warunków przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców (Dz. U. z 2005  Nr 32, poz. 284).
• Rozporządzenie Ministra kultury z dnia 1 kwietnia 2005 r. w sprawie określenia rodzaju wykształcenia uznanego za specjalistyczne oraz dokumentów potwierdzających posiadanie praktyki zawodowej, wymaganych od osób wykonujących niektóre czynności związane z dokumentacją osobową i płacową pracodawców (Dz. U. 2005 r. Nr 68, poz. 596).
• Rozporządzenie Ministra kultury z dnia 10 lutego 2005 r. w sprawie określenia maksymalnej wysokości opłat za sporządzenie odpisu lub kopii dokumentacji o czasowym okresie przechowywania (Dz. U. 2005 r. Nr 28, poz. 240).
• Ustawa z dnia 6 marca 2018 r. - Prawo przedsiębiorców (Dz.U.z 2018 r. poz.646 ze zm.)
• Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego ( Dz. U. z 2018 r., poz. 2096 ze zm.).
• Ustawa z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej (Dz. U. z 2006 r. Nr 225, poz.1635 ze zm

 Regulamin świadczenia usług powinien określać w szczególności:
     1. zakres świadczonych usług;
     2. zasady przyjmowania dokumentacji na przechowanie, jej ewidencjonowania i przechowywania;
     3. ogólne zasady zabezpieczania dokumentacji przed osobami nieuprawnionymi;
     4. miejsce świadczenia usług oraz terminy ich wykonywania;
     5. tryb przyjmowania interesantów;
     6. sposób i terminy udostępniania dokumentacji;
     7. wysokość opłat pobieranych za usługi;
     8. procedury dotyczące brakowania i niszczenia dokumentacji;

Przedsiębiorca jest obowiązany niezwłocznie zgłaszać marszałkowi województwa wszelkie zmiany danych podlegających wpisowi do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych, a także informacje o postawieniu przedsiębiorcy w stan likwidacji lub ogłoszeniu jego upadłości.

Przedsiębiorca ma obowiązek przekazywać do centrali Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Państwowych wykaz pracodawców, których dokumentację przedsiębiorca przejął w danym miesiącu kalendarzowym, oraz okres, z jakiego ta dokumentacja pochodzi, w terminie do końca następnego miesiąca kalendarzowego.