VIII zmiana Regulaminu Organizacyjnego

UCHWAŁA NR 86/1006/2015
ZARZĄDU WOJEWÓDZTWA PODLASKIEGO
z dnia 20 października 2015 r.

w sprawie zmiany Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego w Białymstoku

Na podstawie art. 41 ust. 2 pkt 7 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie województwa (Dz. U. z 2015 r. poz. 1392) uchwala się, co następuje:

§ 1. W Regulaminie Organizacyjnym Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego w Białymstoku stanowiącym załącznik do uchwały Nr 262/3791/2014 Zarządu Województwa Podlaskiego z dnia 21 października 2014 r. w sprawie uchwalenia Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego w Białymstoku wprowadza się następujące zmiany:

1) w § 1 pkt 7 otrzymuje brzmienie:
„7) tryb przyjmowania oraz rozpatrywania skarg, wniosków i petycji;”;

2) w § 12 w ust. 1 pkt 18 otrzymuje brzmienie:
„18) Biuro Zamówień Publicznych i Inwestycji, które przy znakowaniu spraw używa symbolu „BZI”;”;

3) w § 17:
a) w ust. 2 pkt 12 otrzymuje brzmienie:
„12) nadzorowanie oraz kontrolowanie rozpatrywania i załatwiania skarg, wniosków i petycji w Urzędzie;”,
b) ust. 3 otrzymuje brzmienie:
„3. Sekretarz nadzoruje pracę Departamentu Organizacji i Kadr.”;

4) w § 22 po pkt 21 dodaje się pkt 21a w brzmieniu:
„21a) rozpatrywanie petycji;”;

5) w § 30 w ust. 1 uchyla się pkt 7;

6) w § 31 w pkt 7 średnik zastępuje się kropką i uchyla się pkt 8;

7) w § 32:
a) w pkt 2 lit. e otrzymuje brzmienie:
„e) przeprowadzanie kontroli wewnętrznej w Urzędzie w zakresie: przestrzegania przepisów kpa, instrukcji kancelaryjnej, terminowości załatwiania skarg, wniosków, petycji oraz udział na polecenie Marszałka w kontroli zewnętrznej,”,
b) uchyla się pkt 6;

8) w § 62 w pkt 3 lit. d otrzymuje brzmienie:
„d) opracowywanie, w porozumieniu z Biurem Zamówień Publicznych i Inwestycji, dokumentów niezbędnych do uzyskania dodatkowych środków finansowych na realizację zadań, o których mowa w lit. c,”;

9) w § 63 w pkt 1 uchyla się lit. b;

10) w § 66 w pkt 4 kropkę zastępuje się średnikiem i dodaje się pkt 5 w brzmieniu:
„5) zadań Samorządu Województwa wynikających z ustawy z dnia 20 marca 2015 r. o działaczach opozycji antykomunistycznej oraz osobach represjonowanych
z powodów politycznych.”;

11) w § 67 ust. 2 otrzymuje brzmienie:
„2. Pełnomocnik do spraw Kombatantów i Osób Represjonowanych wykonuje zadania należące do Samorządu Województwa, wynikające z:
a) ustawy o kombatantach oraz niektórych osobach będących ofiarami represji wojennych i okresu powojennego, w szczególności zadania zmierzające
do integracji środowisk kombatanckich i koordynacji ich działań,
b) ustawy o działaczach opozycji antykomunistycznej oraz osobach represjonowanych z powodów politycznych, w tym:
- obsługa techniczno-administracyjna, obsługa kancelaryjno-biurowa Wojewódzkiej Rady Konsultacyjnej do Spraw Działaczy Opozycji i Osób Represjonowanych (m.in. sporządzanie uchwał i dezyderatów oraz protokołów z posiedzeń Rady, sporządzanie i wysyłanie zaproszeń na posiedzenia Rady),
- świadczenie pomocy w wypełnianiu wniosków o przyznanie świadczeń pieniężnych,
- udzielanie wszelkich informacji osobom ubiegającym się o status działacza opozycji antykomunistycznej bądź osoby represjonowanej.”;

12) po § 93 wyrazy otrzymują brzmienie: „Biuro Zamówień Publicznych i Inwestycji - BZI”;

13) § 96, § 97, § 98, § 99 otrzymują brzmienie:
„§ 96. Biurem Zamówień Publicznych i Inwestycji kieruje dyrektor Biura przy pomocy jednego zastępcy.
§ 97. W Biurze Zamówień Publicznych i Inwestycji tworzy się następujące wewnętrzne komórki organizacyjne:
1) Referat Zamówień Publicznych, któremu nadaje się symbol „BZI-I”;
2) Referat Realizacji Inwestycji, któremu nadaje się symbol „BZI-II”;
3) Referat Rozliczeń, któremu nadaje się symbol „BZI-III”;
4) Samodzielne stanowisko pracy ds. kancelaryjno-biurowych, któremu nadaje się symbol „BZI-IV”;
5) Referat ds. budowy trasy rowerowej, któremu nadaje się symbol „BZI-V”.
§ 98. Do zadań Biura Zamówień Publicznych i Inwestycji należy prowadzenie spraw z zakresu zamówień publicznych, planowania i realizacji inwestycji budowlanych Samorządu Województwa, z wyłączeniem obiektów inżynierii lądowej i wodnej.
§ 99. Zadania określone w § 98 realizują:
1) Referat Zamówień Publicznych, do zadań którego należy w szczególności:
a) prowadzenie spraw z zakresu zamówień publicznych udzielanych przez Zarząd, w tym:
- planowanie zamówień publicznych – opracowywanie projektu rocznego planu zamówień publicznych,
- prowadzenie czynności organizacyjno–technicznych związanych z udzielaniem zamówień publicznych,
- przygotowywanie i prowadzenie dokumentacji niezbędnej do przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego,
- obsługa komisji przetargowej,
b) koordynowanie, zgodnie z zasadami określonymi w uchwale Zarządu w sprawie udzielania zamówień publicznych, działań podejmowanych przez departamenty Urzędu w ramach przygotowania i przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego,
c) opracowywanie projektów procedur i innych przepisów wewnętrznych niezbędnych do właściwego prowadzenia procesu udzielania zamówień publicznych,
d) prowadzenie rejestru umów zawartych w wyniku przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego i przekazywanie ich kopii do Departamentu Finansów;
2) Referat Realizacji Inwestycji, do zadań którego należy w szczególności:
a) współdziałanie z właściwymi merytorycznie departamentami oraz jednostkami organizacyjnymi w zakresie ustalania potrzeb dotyczących budowy, rozbudowy, modernizacji i remontów obiektów stanowiących własność Województwa lub służących realizacji zadań Województwa, w tym dokonywanie wstępnego oszacowania kosztów ich realizacji,
b) współdziałanie z jednostkami organizacyjnymi w zakresie prowadzenia inwestycji oraz remontów finansowanych w całości lub w części ze środków budżetu województwa, a w szczególności:
- opiniowanie przedkładanych założeń techniczno - ekonomicznych w zakresie efektywności, celowości i zasadności ich realizacji oraz przygotowywanie wniosków do zatwierdzenia,
- opiniowanie wniosków o udzielenie dotacji celowych na dofinansowanie w/w prac,
- przeprowadzanie, na polecenie Zarządu lub Marszałka, kontroli problemowych w zakresie prawidłowości wykorzystania przez jednostki organizacyjne przekazanych im środków i dotacji na realizację zadań inwestycyjnych,
c) wykonywanie, w zakresie określonym przez Zarząd, czynności inwestora w stosunku do inwestycji własnych Samorządu Województwa, z uwzględnieniem zadań określonych w lit. d – f,
d) zlecanie opracowywania dokumentacji technicznej na planowane inwestycje, w tym opracowywanie danych wyjściowych do projektowania, przygotowywanie przetargów na opracowywanie dokumentacji inwestycji i umów na prace projektowe,
e) przygotowywanie inwestycji do realizacji poprzez:
- prowadzenie spraw dotyczących czasowego zajęcia terenu, w tym odszkodowań należnych z tego tytułu,
- składanie stosownych wniosków o wydanie postanowień w zakresie możliwości podziałów i wykupu gruntów,
- zgłaszanie potrzeb w zakresie wyburzeń budynków i budowli,
- uzyskanie decyzji o ustaleniu warunków zabudowy lub lokalizacji inwestycji celu publicznego oraz pozwolenia na budowę,
f) realizacja inwestycji poprzez:
- organizowanie przetargów na roboty budowlane i przygotowywanie umów z wykonawcami,
- zapewnienie nadzoru inwestorskiego,
- udział w odbiorach inwestycji i przekazaniu obiektu do użytkowania,
- uczestniczenie w załatwianiu spraw z zakresu rękojmi i gwarancji,
- dokonywanie końcowego rozliczenia inwestycji i remontów;
3) Referat Rozliczeń, do zadań którego należy szczególności:
a) prowadzenie spraw dotyczących przygotowania dokumentów niezbędnych do złożenia wniosku aplikacyjnego o dofinansowanie ze środków UE lub budżetu państwa zadań inwestycyjnych, za realizację których odpowiada Biuro Zamówień Publicznych i Inwestycji,
b) opracowywanie projektów umów o przyznanie środków finansowych na realizację zadań inwestycyjnych, za realizację których odpowiada Biuro Zamówień Publicznych i Inwestycji,
c) sprawdzanie przedkładanych przez wykonawcę dokumentów o płatność pod kątem ich zgodności z postanowieniami umowy i przyjętym harmonogramem
rzeczowo-finansowym realizacji inwestycji oraz obowiązującymi w tym zakresie przepisami,
d) przedkładanie do Departamentu Finansów, na zasadach obowiązujących w Urzędzie, dokumentów niezbędnych do dokonania płatności z tytułu realizacji umów, za wykonanie których odpowiada Biuro Zamówień Publicznych i Inwestycji,
e) opracowywanie informacji i sprawozdań z realizacji inwestycji prowadzonych przez Biuro Zamówień Publicznych i Inwestycji, w tym sprawozdań finansowych, na potrzeby instytucji odpowiedzialnych za wdrażanie programów europejskich,
f) udział w rozliczaniu pod względem finansowym inwestycji budowlanych Samorządu Województwa, w tym udział w procesie rozliczania środków pozyskanych z UE,
g) prowadzenie spraw dotyczących przygotowania i zawierania umów z partnerami projektu „Budowa tras rowerowych”,
h) prowadzenie spraw dotyczących finansowania realizowanego projektu „Budowa tras rowerowych”, w tym przygotowania harmonogramów rzeczowo-finansowych, harmonogramów płatności, wniosków o płatność, rozliczanie dotacji i przygotowywanie sprawozdań finansowych,
i) kontrola i weryfikacja dokumentów księgowych projektu „Budowa tras rowerowych”,
j) prowadzenie spraw dotyczących realizacji harmonogramu projektu i sprawozdawczości merytorycznej projektu „Budowa tras rowerowych”,
k) współudział w pracach dotyczących działań promocyjnych projektu „Budowa tras rowerowych”;
4) Referat ds. budowy trasy rowerowej, do zadań którego, w ramach realizacji projektu Trasy rowerowe, należy w szczególności:
a) prowadzenie spraw związanych ze zleceniem opracowania dokumentacji projektowej trasy rowerowej, w tym opracowanie danych wyjściowych
do projektowania, przygotowanie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na wyłonienie wykonawcy oraz odbiór dokumentacji będącej przedmiotem Zamówienia,
b) współdziałanie z wykonawcą dokumentacji projektowej oraz partnerami realizującymi projekt w zakresie:
- uzgodnienia koncepcji programowo-przestrzennej trasy rowerowej,
- prowadzenia spraw dotyczących czasowego zajęcia terenu,
- prowadzenia spraw dotyczących podziałów i wykupu gruntów,
- uzyskania decyzji o ustaleniu warunków zabudowy lub lokalizacji inwestycji celu publicznego oraz pozwolenia na budowę,
c) realizacja inwestycji poprzez:
- przygotowanie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na wyłonienie wykonawcy inwestycji,
- organizację nadzoru nad realizacją inwestycji w zakresie zadań wynikających z roli inspektora nadzoru inwestorskiego,
- koordynację robót budowlanych wynikających z podziału realizacji zadania na części, których wykonanie stanowi podstawę do zakończenia realizacji inwestycji,
- udział w odbiorach inwestycji i przekazaniu jej do użytkowania,
d) udział w rozliczaniu pod względem finansowym inwestycji, w tym udział w procesie rozliczania środków pozyskanych z UE, budżetu Województwa i budżetu Państwa,
e) sprawdzanie dokumentów finansowych będących podstawą do uruchomienia środków finansowych w zakresie zgodności z zatwierdzonym programem
i harmonogramem finansowo-rzeczowym,
f) współdziałanie z partnerami realizującymi projekt w zakresie realizacji zadań określonych w lit. c-e.”;

14) po § 137 nazwa Rozdziału VIII otrzymuje brzmienie:
„TRYB PRZYJMOWANIA ORAZ ROZPATRYWANIA SKARG, WNIOSKÓW
I PETYCJI”;

15) § 141, § 142, § 143, § 144 otrzymują brzmienie:
”§ 141. Rejestrowanie oraz kontrolę terminowego załatwiania skarg i wniosków dyrektorzy departamentów powierzają imiennie wyznaczonym pracownikom.
§ 142. 1. Rozpatrywanie i merytoryczne załatwianie skarg, wniosków i petycji należy do departamentów właściwych ze względu na charakter sprawy, na zasadach określonych w przepisach prawa.
2. Załatwianie skarg i wniosków powinno polegać na rozpatrzeniu wszystkich okoliczności sprawy, jej rozstrzygnięciu, wydaniu poleceń lub dokonaniu odpowiednich wystąpień, usunięciu stwierdzonych uchybień i przyczyn ich powstawania oraz zawiadomieniu osób zainteresowanych o sposobie załatwienia.
3. Skargi i wnioski, które nie wymagają postępowania wyjaśniającego, powinny być rozpatrzone i załatwione niezwłocznie, nie później jednak niż w ciągu miesiąca. Posłowie na Sejm, senatorowie i radni, którzy wnieśli skargę we własnym imieniu albo przekazali do załatwienia skargę innej osoby, powinni być zawiadomieni o sposobie załatwienia skargi, a gdy jej załatwienie wymaga zebrania dowodów, informacji lub wyjaśnień - także o stanie rozpatrzenia skargi, najpóźniej w terminie czternastu dni od dnia jej wniesienia albo przekazania.
§ 143. Dyrektorzy departamentów zobowiązani są do:
1) zapewnienia należytej organizacji przyjmowania, ewidencjonowania i załatwiania skarg, wniosków, petycji;
2) sprawowania bieżącego nadzoru nad prawidłowością i terminowością załatwiania skarg, wniosków, petycji oraz dokonywania okresowych analiz i ocen sposobu ich załatwiania;
3) wykorzystywania materiałów zawartych w skargach, wnioskach, petycjach do ochrony interesów społecznych i słusznych interesów obywateli oraz likwidacji źródeł powstawania skarg.
§ 144. Odpowiedzi na skargi, wnioski, petycje podpisują:
1) w sprawach prowadzonych przez Departament Organizacji i Kadr – Marszałek lub Sekretarz w ramach upoważnienia udzielonego przez Marszałka;
2) w sprawach prowadzonych przez departamenty – Marszałek, Wicemarszałkowie, Członkowie Zarządu lub Skarbnik, zgodnie z dokonanym podziałem zadań
i kompetencji.”;

16) w § 156 w ust. 2 pkt 1 otrzymuje brzmienie:
„1) Departament Organizacji i Kadr w zakresie przestrzegania przepisów kodeksu postępowania administracyjnego, instrukcji kancelaryjnej, czasu pracy oraz załatwiania skarg, wniosków, petycji;”.

§ 2. Wykonanie uchwały powierza się Marszałkowi Województwa Podlaskiego.

§ 3. Uchwała wchodzi w życie z dniem podjęcia.