IV zmiana Regulaminu Organizacyjnego - Uchwała Nr 369/7198/2023 z 6 listopada 2023r.

Uchwała Nr 369/7198/2023
Zarządu Województwa Podlaskiego
z dnia 6 listopada 2023 r.

zmieniająca uchwałę w sprawie uchwalenia Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego w Białymstoku

Na podstawie art. 41 ust. 2 pkt 7 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie województwa (Dz. U. z 2022 r. poz. 2094 ze zm. ), Zarząd Województwa Podlaskiego uchwala, co następuje:

§ 1. W uchwale Nr 349/6672/2023 Zarządu Województwa Podlaskiego z dnia 22 czerwca 2023 r. w sprawie uchwalenia Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego w Białymstoku zmienionej uchwałami Nr 350/6709/2023 z dnia 30 czerwca 2023 r., Nr 355/6822/2023 z dnia 4 sierpnia 2023 r., oraz Nr 362/6976/2023 z dnia 15 września 2023 r. wprowadza się następujące zmiany:

1) w § 43a:
a) uchyla się pkt 15,
b) uchyla się pkt 20;

2) w § 44 uchyla się pkt 15;

3) w § 45:
a) pkt 2 otrzymuje brzmienie:
„2) Referat Koordynacji, do zadań którego należy w szczególności: opracowanie i aktualizacja dokumentów niezbędnych do prawidłowej realizacji systemu zarządzania i kontroli RPOWP 2014-2020 oraz FEdP 2021-2027, wykonywanie zadań związanych z powierzaniem zadań instytucjom pośredniczącym, prowadzenie spraw związanych z przeprowadzonymi kontrolami/audytami instytucji zewnętrznych oraz sporządzeniem deklaracji zarządczej i rocznego podsumowania kontroli i audytu oraz koordynacja zarządzania ryzykiem, w tym ryzykiem wystąpienia nadużyć finansowych w ramach RPOWP 2014-2020 oraz FEdP 2021-2027;”,
b) pkt 7 otrzymuje brzmienie:
„7) Referat ds. Procedury Odwoławczej, do zadań którego należy w szczególności: przyjmowanie i rozpatrywanie protestów składanych przez wnioskodawców
od negatywnej oceny projektów w ramach RPOWP 2014-2020 oraz FEdP 2021-2027 z wyłączeniem Priorytetu V Działanie 5.4 oraz Priorytetu IX i X;”,
c) w pkt 9 lit. c otrzymuje brzmienie:
„c) kontrole o charakterze systemowym w Instytucjach Pośredniczących oraz udział w kontrolach w Lokalnych Grupach Działania,”,
d) pkt 11 otrzymuje brzmienie:
„11) Referat Oceny i Wyboru Projektów, do zadań którego należy w szczególności organizowanie procesu naboru i oceny wniosków o dofinansowanie w ramach Osi Priorytetowych IV,V,VI,VIII, XI RPOWP 2014-2020 oraz Priorytetu II FEdP 2021-2027 oraz weryfikacja spełniania warunków udzielenia wsparcia w ramach Działania 8.6 RPOWP 2014-2020;”,
e) uchyla się pkt 15,
f) uchyla się pkt 20;

4) w § 57:
a) pkt 9 otrzymuje brzmienie:
„9) dokonywanie we współpracy z DRR kontroli w Lokalnych Grupach Działania;”,
b)    po pkt 9 dodaje się pkt 10 – 17 w następującym brzmieniu:
„10) opracowywanie propozycji warunków udzielenia wsparcia i ich aktualizacji,
11) weryfikacja spełnienia warunków udzielenia wsparcia projektów wybranych i przekazanych przez LGD,
12) przyjmowanie i rozpatrywanie protestów składanych przez wnioskodawców od oceny przez LGD;
13) przygotowywanie umów o dofinansowanie projektów oraz umów o przyznanie pomocy w ramach RLKS,
14) udział w pracach nad przygotowaniem i aktualizacją dokumentów dotyczących zarządzania, wdrażania i kontroli RPOWP 2014-2020, FEdP 2021-2027,
15) obsługa systemów informatycznych właściwych dla zadań Biura,
16) sprawozdawczość w zakresie zadań Biura, w tym sprawozdań o udzielonej pomocy publicznej,
17) prowadzenie spraw związanych z zapewnieniem funkcjonowania LGD, w tym ocena wniosków o udzielenie dofinansowania oraz wniosków o płatność na ten cel.”;

5) w § 61 w pkt 5 lit. b otrzymuje brzmienie:
 „b) przygotowanie naboru wniosków o przyznanie pomocy w ramach PROW 2014-2020,”;

6) §121 otrzymuje brzmienie:
„§121. W Biurze Gospodarczym tworzy się następujące wewnętrzne komórki organizacyjne:
1) Referat Zaopatrzenia, któremu nadaje się symbol ,,BG-I”;
2) Referat Techniczny, któremu nadaje się symbol ,,BG-II”;”;

7) po §121 dodaje się §121a w brzmieniu:
„§121a. Do zadań Biura Gospodarczego należy w szczególności:
1) utrzymanie czystości i porządku na terenie urzędu;
2) gospodarowanie mieniem Urzędu;
3) prowadzenie spraw w zakresie realizacji zakupów wspólnych na potrzeby UMWP.”;

8) po § 121a dodaje się § 121b w brzmieniu:
„§ 121b. Zadania określone w § 121a. realizują:
1) Referat Zaopatrzenia, do zadań którego należy w szczególności:
a) zapewnienie materialno-technicznych warunków do realizacji merytorycznych zadań Urzędu (zaopatrzenie w artykułu biurowe i papiernicze, materiały eksploatacyjne, artykuły spożywcze, środki czystości i artykuły jednorazowe, pieczęci urzędowe i stemple, meble biurowe, kwiaty, prasę, książki i publikacje, zakupy telefonów komórkowych, drobnego sprzętu stanowiącego wyposażenie stanowiska pracy i wyposażenia biurowego z wyłączeniem sprzętu komputerowego oraz oprogramowania, zlecanie emisji ogłoszeń w prasie, zapewnienie wydruku wizytówek, uiszczanie opłat za abonament radiowo-telewizyjny, zaopatrzenie w bilety komunikacji miejskiej, zakup odzieży ochronnej i roboczej, zakup artykułów RTV i AGD, wyposażenie apteczek pierwszej pomocy,
b) prowadzenie ewidencji pieczęci urzędowych i stempli oraz odbiorników radiowych i telewizyjnych,
c)  zapewnienie świadczeń usług cateringowych na potrzeby Urzędu,
d)  prowadzenie ewidencji środków trwałych, pozostałych środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych, pozostałych wartości niematerialnych i prawnych oraz wyposażenia w oparciu o aplikację do zarządzania majątkiem i przeprowadzania inwentaryzacji – STOCK (wprowadzanie, oznaczanie, bieżąca i okresowa analiza danych, generowanie raportów i wydruków); generowanie dokumentów OT, PT, LT i innych w formie papierowej i elektronicznej, kartotek ewidencji wyposażenia indywidualnego oraz potwierdzanie w kartach obiegowych rozliczania się pracowników z posiadanego sprzętu, wyposażenia i pieczęci urzędowych i służbowych, kartotek odzieży ochronnej i roboczej,
e) likwidacja pieczęci urzędowych i stempli, środków trwałych, pozostałych środków trwałych oraz wyposażenia, przekazywanie zużytych materiałów eksploatacyjnych
 i przygotowywanie rocznych sprawozdań o odpadach,
f) przekazywanie aktualnych danych do komórki finansowo-księgowej, m. in. dotyczących zmian ilościowych, zwiększeń lub zmniejszeń środków trwałych oraz uzgodnień stanów,
g) przygotowywanie projektów umów dotyczących funkcjonowania Urzędu w zakresie ww. zadań, nadzorowanie i kontrola realizacji zadań wynikających z umów,
h) planowanie i prowadzenie zakupów inwestycyjnych Urzędu;

2) Referat Techniczny, do zadań którego należy w szczególności utrzymanie czystości i porządku w pomieszczeniach Urzędu, na zewnątrz urzędu oraz na parkingach Urzędu, wywóz nieczystości.”;

9) §122 i §123 otrzymują brzmienie:

„§122.1.Biurem Bezpieczeństwa kieruje dyrektor Biura przy pomocy zastępcy z zastrzeżeniem ust. 3. Zastępca dyrektora pełni jednocześnie funkcję Pełnomocnika do spraw ochrony informacji niejawnych.

2. W ramach Biura Bezpieczeństwa działa:
1) Wieloosobowe stanowisko pracy ds. spraw obronnych, zarządzania kryzysowego i zabezpieczeń przeciwpożarowych, któremu nadaje się symbol „BB-VIII”;
2) Samodzielne stanowisko pracy ds. kancelaryjno – biurowych, któremu nadaje się  symbol „BB-VI”;
3) Koordynator ds. dostępności, do którego zakresu działań należy realizacja zadań wynikających z ustawy z dnia 19 lipca 2019 r. o zapewnieniu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami, któremu nadaje się symbol „BB-VII”.

3. W strukturach Biura Bezpieczeństwa działają komórki ustawowo podległe bezpośrednio Marszałkowi Województwa:
1) Pion ochrony informacji niejawnych, kierowany przez Pełnomocnika Marszałka Województwa do spraw ochrony informacji niejawnych, do którego zakresu działania należy realizacja zadań Marszałka Województwa, wynikająca z ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych, któremu nadaje się symbol „BB-I”. W skład Pionu wchodzą:
a) kancelaria informacji niejawnych, którą kieruje Kierownik kancelarii informacji niejawnych,
b) inspektor bezpieczeństwa teleinformatycznego;
2) Stanowisko pracy ds. bezpieczeństwa i higieny pracy, do którego zakresu działania należy realizacja zadań wynikających z Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 2 września 1997 r. w sprawie służby bezpieczeństwa i higieny pracy, nadaje się symbol „BB-II”;
3) Pion Inspektora ochrony danych, kierowany przez Inspektora ochrony danych, do którego zakresu działania należy realizacja zadań wynikających z art. 39 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 – RODO z dnia 4 maja 2016 r. oraz weryfikacja i kontrola funkcjonującego w urzędzie Systemu Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji – SZBI, nadaje się symbol „BB-III”.

§123.1. Do zadań Biura Bezpieczeństwa należy w szczególności:
1) w zakresie zarządzania kryzysowego, zabezpieczeń przeciwpożarowych oraz spraw obronnych:
a)  ochrona przeciwpożarowa obiektów Urzędu,
b)  zarządzanie sytuacjami kryzysowymi i zdarzeniami nadzwyczajnymi,
c)  monitorowanie zadań z zakresu ochrony osób i mienia urzędu,
d)  realizacja zadań związanych z zewnętrznym zagrożeniem bezpieczeństwa państwa i w czasie wojny,
e)  organizacja pracy Urzędu na czas zewnętrznego zagrożenia bezpieczeństwa państwa i w czasie wojny,
f)  wykonywanie zadań w ramach stanu stałej gotowości obronnej państwa;
2) w zakresie dostępności:
a)  wsparcie osób ze szczególnymi potrzebami w dostępie do usług świadczonych przez Urząd,
b)  przygotowanie i koordynacja wdrażania planu działania na rzecz poprawy zapewnienia dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami,
c)  monitorowanie działalności Urzędu w zakresie zapewnienia dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami.

2. Do zadań komórek ustawowo podległych Marszałkowi Województwa działających w strukturze Biura Bezpieczeństwa należy w szczególności:
1) Pion ochrony informacji niejawnych:
a) ochrona informacji niejawnych w zakresie zabezpieczenia fizycznego oraz przetwarzania w systemach teleinformatycznych,
b) nadzorowanie kancelarii informacji niejawnych;

2) Stanowisko pracy ds. bezpieczeństwa i higieny pracy:
a) realizacja zadań z zakresu służby bezpieczeństwa i higieny pracy,
b) doradztwo w zakresie stosowania przepisów oraz zasad z dziedziny bezpieczeństwa i higieny pracy,
c) przeprowadzanie kontroli warunków pracy oraz przestrzegania przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy w Urzędzie;

3) Pion Inspektora ochrony danych:
a) realizacja zadań Inspektora ochrony danych zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 – RODO określonych w Sekcji 4 Rozporządzenia – Inspektor ochrony danych,
b) monitorowanie przestrzegania zasad wynikających z funkcjonującego w Urzędzie Systemu Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji,
c) obsługa incydentów bezpieczeństwa informacji zgodnie z zasadami Systemu Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji,
d) pełnienie funkcji punktu kontaktowego dla osób, których dane są przetwarzane oraz dla organu nadzorczego Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.”.

§ 2. Wykonanie uchwały powierza się Marszałkowi Województwa Podlaskiego.

§ 3. Uchwała wchodzi w życie z dniem podjęcia za wyjątkiem § 1 pkt 1 lit. a i pkt 3 lit. e, które wchodzą w życie z dniem 1 stycznia 2024 r.